So organisierst du eine Kunstbuchmesse

Eine Kunstbuchmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Termin und Ort sichern, dann Aussteller gewinnen und verbindlich anmelden. Danach folgen Hallenplan, Standnummern und Programm, bevor Drucksachen, Technik und Catering bestellt werden. Plane außerdem Zeit für Besucherregistrierung, Kassenabläufe und Beschilderung ein. Viele Engpässe entstehen nicht am Messetag, sondern wenn Bestätigungen, Stromanschlüsse oder Präsentationstechnik zu spät geprüft werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Reservierungen für die Location vornehmen
3
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
4
Anmeldeformular für Aussteller erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Kunstbuchhändler ansprechen
2 Personen
7
Künstler und Verlage ansprechen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
10
Ernährungswünsche der Teilnehmer sammeln
11
Besucherregistrierung öffnen
12
Übersichtsplan der Messehalle erstellen
2 Personen
13
Standnummern zuweisen
2 Personen
14
Vortragsprogramm zusammenstellen
2 Personen
15
Redner und signierende Autoren bestätigen
16
Werbung in sozialen Medien posten
17
Pressemitteilung versenden
18
Beschilderung entwerfen
19
Preis- und Ausstellerlisten erstellen
2 Personen
20
Freiwillige für den Publikumsservice-Schalter einplanen
21
Catering bestellen
22
Präsentationstechnik testen
2 Personen
23
Büchertische und Stühle kontrollieren
2 Personen
24
Drucksachen anfertigen lassen
25
Einkaufsliste prüfen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Standbetreiber mit praktischen Informationen versorgen
28
Registrierungslisten und Badges ausdrucken
2 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
31
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
32
Notausgänge freihalten
2 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle und Leseplätze aufstellen
3 Personen
35
Standnummern aufhängen
2 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
38
Cateringbereich einrichten
2 Personen
39
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
40
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen

Event

41
Aussteller empfangen
3 Personen
42
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
43
Büchertische kontrollieren
3 Personen
44
Publikums-Schalter öffnen
2 Personen
45
Besucher empfangen
3 Personen
46
Besucher registrieren
2 Personen
47
Programm und Lageplan verteilen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks auffüllen
2 Personen
51
Besucherfragen beantworten
2 Personen
52
Ersten Redner des Vortrags begleiten
2 Personen
53
Signierstunde begleiten
2 Personen
54
Buffet und Getränkestation betreuen
2 Personen
55
Vortrag des zweiten Redners begleiten
2 Personen
56
Verkaufte Bücher abrechnen
2 Personen
57
Publikumsservice-Schalter schließen
2 Personen
58
Standbetreiber auschecken
3 Personen
59
Letzte Besucher begleiten
2 Personen

Nachbereitung

60
Bücher und Materialien einpacken
4 Personen
61
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
62
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
2 Personen
63
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
64
Location reinigen
4 Personen
65
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
66
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
67
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
68
Fundgegenstände registrieren
69
Kaution und Materialien der Standbetreiber abwickeln
2 Personen
70
Besucherfragen im Anschluss beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 32
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
BücherregaleAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 24
TischdeckeAnz. 32

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
KaraffeAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KartenterminalsAnz. 3
Kasse
Geldkassette
Etikettendrucker

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 16
LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 32
RichtungspfeileAnz. 20
ProgrammschilderAnz. 6
PosterAnz. 20
ZierpflanzenAnz. 12
BilderrahmenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Sichere Datum und Veranstaltungsort zuerst und lege Teilnahmebedingungen fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. So erhalten Kunstbuchhändler, Künstler und Verlage von Anfang an dieselben Informationen.
Beginne die Ausstelleransprache mehrere Wochen vor der Messe und bestätige jeden Stand verbindlich. Erst danach lassen sich Standnummern, Preislisten und ein belastbarer Hallenplan erstellen.
Plane das Vortragsprogramm getrennt von den Verkaufsständen und bestätige Redner sowie signierende Autoren schriftlich. Für jeden Programmpunkt sollten Technik, Sitzplätze und ein konkreter Zeitrahmen feststehen.
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon vor dem Einlass gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Stromwege und die Sichtbarkeit der Standnummernschilder, statt diese Punkte erst während des Aufbaus zu klären.
Bestelle Catering erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Halte für den Publikumsservice außerdem Kasse, Geldkassette, Kartenterminals und mindestens einen eingeplanten Ansprechpartner bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstbuchmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Teilnahmebedingungen und Ausstelleransprache. Für Drucksachen, Pressearbeit und ein Vortragsprogramm solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verbindliche Inhalte haben.
Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geöffnet werden?: Öffne das Formular, sobald Ort, Datum, Teilnahmebedingungen und ein vorläufiger Zeitplan feststehen. Lass den Anmeldezeitraum mindestens 3 Wochen laufen, damit Rückfragen und Nachmeldungen bearbeitet werden können.
Wie viele Tische braucht eine Kunstbuchmesse?: Das hängt von der Zahl der bestätigten Stände und der Tischgröße ab. Plane pro Aussteller den vereinbarten Standbedarf ein und ergänze mindestens 1 bis 2 Tische für Anmeldung, Kasse oder zusätzliche Präsentationen.
Wann sollte man die Technik für Vorträge testen?: Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon spätestens 1 Tag vor dem Einlass, möglichst aber beim Aufbau. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Funktionstest und die richtige Lautstärke ein.

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