Zo organiseer je een kortfilmfestival zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en filmrechten; die drie bepalen hoeveel tijd en ruimte je hebt voor de rest. Open daarna de inschrijving en leg vast welke informatie je van deelnemers nodig hebt, zoals filmbestand, speelduur en ondertiteling. Werk vervolgens het programma, de juryplanning en de communicatie uit. In de laatste week draait alles om controles: test elke film op de beamer, maak een reservekopie en loop de ontvangst, bewegwijzering en catering door.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Prik de festivaldatum
2 personen
2
Reserveer de festivallocatie
3
Reserveer filmrechten
2 personen
4
Open de inschrijving
5
Maak het programma
3 personen
6
Stuur uitnodigingen
2 personen
7
Plaats festivalinformatie online
8
Verstuur persbericht
9
Benader lokale pers
10
Verwerk aanmeldingen
2 personen
11
Verzamel dieetwensen
12
Bestel programmaboekjes
13
Maak de bezoekerslijst
2 personen
14
Bevestig het filmprogramma
2 personen
15
Bevestig juryleden
16
Maak het juryschema
2 personen
17
Maak presentatieteksten
2 personen
18
Maak bewegwijzering
2 personen
19
Druk deelnemersbadges
2 personen
20
Maak de presentatieslides
2 personen
21
Controleer filmbestanden
2 personen
22
Maak een reservekopie
23
Test ondertiteling
2 personen
24
Maak naamkaartjes
2 personen
25
Koop festivalboodschappen
3 personen
26
Verpak materialen per post
3 personen
27
Laad apparatuur en materialen
3 personen

Event

28
Open de locatie
2 personen
29
Controleer nooduitgangen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
31
Richt de ontvangstbalie in
2 personen
32
Richt de cateringtafel in
3 personen
33
Hang versiering op
3 personen
34
Plaats bewegwijzering
2 personen
35
Plaats programmaboekjes
2 personen
36
Installeer de projector
2 personen
37
Plaats het filmdoek
3 personen
38
Sluit geluidsapparatuur aan
2 personen
39
Test beeld en geluid
3 personen
40
Test de reserveapparatuur
2 personen
41
Zet dranken koud
2 personen
42
Bereid hapjes voor
4 personen
43
Bereid dieetporties voor
2 personen
44
Maak koffie en thee
2 personen
45
Brief ontvangstmedewerkers
2 personen
46
Brief techniekmedewerkers
3 personen
47
Brief juryleden
2 personen
48
Open de ontvangst
3 personen
49
Controleer tickets
3 personen
50
Begeleid bezoekers naar zaal
2 personen
51
Presenteer de opening
52
Start het eerste filmblok
2 personen
53
Begeleid het eerste gesprek
2 personen
54
Vul dranken bij
2 personen
55
Serveer de hapjes
3 personen
56
Start het tweede filmblok
2 personen
57
Begeleid het tweede gesprek
2 personen
58
Vul cateringvoorraad bij
2 personen
59
Serveer de pauzedrankjes
3 personen
60
Start het derde filmblok
2 personen
61
Verzamel publieksstemmen
3 personen
62
Tel de publieksstemmen
3 personen
63
Maak de juryuitslag bekend
2 personen
64
Reik de festivalprijzen uit
3 personen
65
Presenteer de slotfilm
2 personen
66
Begeleid bezoekers naar uitgang
2 personen
67
Sluit de ontvangstbalie
2 personen

Nazorg

68
Ruim cateringtafels af
3 personen
69
Verzamel afval
3 personen
70
Koppel apparatuur los
3 personen
71
Pak films en documenten in
2 personen
72
Ruim stoelen en tafels op
5 personen
73
Verwijder versiering
3 personen
74
Reinig de zaal
4 personen
75
Reinig de cateringruimte
3 personen
76
Controleer achtergebleven spullen
2 personen
77
Sluit de locatie af
2 personen
78
Retourneer gehuurde apparatuur
2 personen
79
Retourneer overgebleven materialen
2 personen
80
Verwerk gevonden voorwerpen
81
Stuur bedankberichten
2 personen
82
Publiceer de festivalfoto's
83
Verstuur publieksinformatie
84
Archiveer de filmkopieën
85
Verwerk declaraties

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beameraantal 2
Filmscherm
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikker
Laptopstandaardsaantal 2
Koptelefoonsaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstandaardsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Festivalpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 20
Juryprijzenaantal 6
Publieksprijs

Catering

Programmaboekjesaantal 150
Bezoekersbadgesaantal 150
Jurybadgesaantal 10
Stemkaartjesaantal 150
Stembussenaantal 3
Pennenaantal 40
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen
Kassa
Pinapparaat
Geldkist
Koopbonnenaantal 200
Etiketstickersaantal 300
Voedselbakjesaantal 100
Herbruikbare drinkbekersaantal 200
Thermosbekersaantal 100

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Vloertrekkeraantal 2
Schoonmaakkar
Handvegersaantal 4

Tips

Reserveer de filmrechten voordat je het programma publiceert. Controleer per titel welke vertoningsvoorwaarden gelden en houd een schriftelijke bevestiging bij.
Plan de inschrijving met een vaste sluitingsdatum, bij voorkeur enkele weken vóór het festival. Zo heb je tijd om aanmeldingen te verwerken, dieetwensen te verzamelen en het programma samen te stellen.
Controleer ieder filmbestand minimaal 7 dagen vooraf op de festival-laptop en mediaspeler. Test ook de ondertiteling, het geluid en de aansluiting via HDMI; bewaar daarna een reservekopie op een tweede USB-stick.
Maak voor de jury een apart schema met starttijden, pauzes en beoordelingsmomenten. Bevestig juryleden uiterlijk 2 weken vooraf, zodat uitval niet meteen het hele programma verschuift.
Doe 1 dag vooraf een volledige technische doorloop in de zaal. Zet beamer, scherm, speakers, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen klaar en wijs één persoon aan voor de techniek tijdens de vertoningen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kortfilmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en filmrechten. Open de inschrijving daarna zodra de voorwaarden en deadline vaststaan, zodat je minstens 4 weken hebt om aanmeldingen te verwerken.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de techniek van een kortfilmfestival?: Plan minimaal 3 uur voor de technische voorbereiding en een volledige doorloop 1 dag vooraf. Reserveer op de festivaldag ook 60 tot 90 minuten voor opstart, geluidscontrole en het testen van de eerste films.
Wanneer moet je het filmprogramma van een kortfilmfestival bevestigen?: Bevestig het programma uiterlijk 2 tot 3 weken vóór de vertoning. Dan kun je presentatieteksten, programmaboekjes, uitnodigingen en online festivalinformatie nog op tijd aanpassen.
Hoe voorkom je problemen met filmbestanden en ondertiteling?: Vraag de definitieve bestanden uiterlijk 2 weken vóór het festival op en controleer ze binnen 3 dagen na ontvangst. Test elke film opnieuw 7 dagen vooraf in de zaal en bewaar minstens één reservekopie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.