Organiser un festival de courts métrages, étape par étape

Un festival de courts métrages se prépare d’abord comme un projet de programmation, puis comme une journée technique et d’accueil. Commencez par fixer la date et réserver le lieu, avant de demander les droits de projection et d’ouvrir les inscriptions. Le programme, le jury et les besoins des participants doivent être confirmés plusieurs semaines avant l’événement. La dernière phase sert à tester chaque fichier vidéo, les sous-titres, le son et les sauvegardes, car un problème technique découvert le jour même laisse peu de marge.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Réserver le lieu du festival
3
Réserver les droits de film
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Établir le programme
3 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier les informations du festival en ligne
8
Envoyer le communiqué de presse
9
Contacter la presse locale
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Commander les programmes
13
Créer la liste des visiteurs
2 personnes
14
Confirmer le programme du film
2 personnes
15
Confirmer les membres du jury
16
Préparer le planning du jury
2 personnes
17
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
18
Créer la signalétique
2 personnes
19
Imprimer les badges des participants
2 personnes
20
Préparer les diapositives de présentation
2 personnes
21
Vérifier les fichiers vidéo
2 personnes
22
Faire une copie de sauvegarde
23
Tester le sous-titrage
2 personnes
24
Créer des badges nominatifs
2 personnes
25
Acheter les provisions du festival
3 personnes
26
Envoyer le matériel par courrier
3 personnes
27
Charger le matériel et les fournitures
3 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
31
Aménager le bureau d’accueil
2 personnes
32
Aménager la table de catering
3 personnes
33
Accrocher la décoration
3 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Distribuer les programmes
2 personnes
36
Installer le projecteur
2 personnes
37
Installer l’écran de projection
3 personnes
38
Brancher le matériel audio
2 personnes
39
Tester l’image et le son
3 personnes
40
Tester le matériel de secours
2 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer des encas
4 personnes
43
Préparer les portions adaptées aux régimes
2 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Réception des lettres
2 personnes
46
Informer les techniciens
3 personnes
47
Lettre aux membres du jury
2 personnes
48
Ouvrir l’accueil
3 personnes
49
Vérifier les billets
3 personnes
50
Accompagner les visiteurs vers la salle
2 personnes
51
Présenter l'ouverture
52
Lancer le premier bloc de films
2 personnes
53
Animer le premier entretien
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir les amuse-bouches
3 personnes
56
Lancer le deuxième bloc de film
2 personnes
57
Accompagner le deuxième entretien
2 personnes
58
Réapprovisionner les stocks traiteur
2 personnes
59
Servir les boissons de la pause
3 personnes
60
Lancer le troisième bloc de films
2 personnes
61
Recueillir les votes du public
3 personnes
62
Compter les votes du public
3 personnes
63
Annoncer le résultat du jury
2 personnes
64
Remettre les prix du festival
3 personnes
65
Présenter le film de clôture
2 personnes
66
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
67
Fermer le comptoir d’accueil
2 personnes

Suivi

68
Dégager les tables de restauration
3 personnes
69
Collecter les déchets
3 personnes
70
Déconnecter l’équipement
3 personnes
71
Emballer les films et les documents
2 personnes
72
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Nettoyer la salle
4 personnes
75
Nettoyer l’espace traiteur
3 personnes
76
Vérifier les objets oubliés
2 personnes
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Retourner le matériel loué
2 personnes
79
Retourner les matériaux restants
2 personnes
80
Traiter les objets trouvés
81
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes
82
Publier les photos du festival
83
Envoyer les informations au public
84
Archiver les copies du film
85
Traiter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentation
Supports pour ordinateur portableqté 2
Casques audioqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 20

Décoration

Affiches du festivalqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 20
Prix du juryqté 6
Prix du public

Catering

Brochures du programmeqté 150
Badges visiteursqté 150
Badges du juryqté 10
Cartes de voteqté 150
Urnes de voteqté 3
Stylosqté 40
Braceletsqté 150
Courses
Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Bons d’achatqté 200
Autocollants d’étiquetageqté 300
Gamellesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 200
Mugs isothermesqté 100

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Raclette de solqté 2
Chariot de nettoyage
Balais à mainqté 4

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de publier l’appel à inscriptions : vous aurez ainsi une capacité d’accueil et des horaires précis à communiquer. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer l’écran, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs et les câbles.
Demandez les droits de projection dès que la sélection se précise. Gardez une trace écrite des autorisations et évitez d’annoncer un film tant que son accord de diffusion n’est pas confirmé.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir la liste des visiteurs, recueillir les besoins alimentaires et commander les programmes. Une marge d’au moins 7 jours facilite l’impression des badges et la préparation de l’accueil.
Testez chaque fichier vidéo sur le matériel qui sera utilisé pendant le festival, avec les sous-titres activés. Faites une copie de sauvegarde sur au moins une clé USB et un ordinateur différent avant le jour des projections.
Répétez le déroulé du jury et des présentations avec un planning chronométré. Vérifiez notamment les microphones, la table de mixage, le cliqueur, les multiprises et les rallonges avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de courts métrages ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Ce délai couvre la réservation du lieu, les droits de projection, les inscriptions, la constitution du jury, la communication et les essais techniques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un festival de courts métrages ?: Ouvrez-les au moins 6 à 8 semaines avant le festival. Fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions, commander les programmes et imprimer les badges.
Quand vérifier les films et les sous-titres ?: Contrôlez les fichiers vidéo et les sous-titres au plus tard 7 jours avant les projections. Refaites un essai complet la veille, avec le vidéoprojecteur, l’écran, le son et les ordinateurs réellement prévus.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 3 heures avant l’ouverture au public. Cela permet d’installer les chaises et les tables, de brancher le matériel, de tester le son et l’image, puis de corriger un problème de câble ou d’alimentation.

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