Ein Kurzfilmfestival Schritt für Schritt organisieren

Ein Kurzfilmfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Erst sicherst du Termin, Veranstaltungsort und Filmrechte, danach öffnest du die Anmeldung und baust das Programm. Plane Technik und Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag, sondern teste Filmdateien, Untertitel und Ton vorher unter realen Bedingungen. Besonders leicht werden Juryplan, Besucherliste und Ausweise zu spät fertig. Mit festen Fristen für Einreichungen, Bestätigungen, Drucksachen und Pressearbeit bleibt am Ende Zeit für einen vollständigen Technik- und Saalcheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
2
Den Veranstaltungsort reservieren
3
Filmrechte reservieren
2 Personen
4
Die Anmeldung öffnen
5
Programm erstellen
3 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Festivalinformationen online stellen
8
Pressemitteilung versenden
9
Lokale Presse ansprechen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Diätwünsche erfassen
12
Programmhefte bestellen
13
Erstelle die Besucherliste
2 Personen
14
Filmprogramm bestätigen
2 Personen
15
Jurymitglieder bestätigen
16
Erstelle den Juryplan
2 Personen
17
Präsentationstexte erstellen
2 Personen
18
Beschilderung anbringen
2 Personen
19
Teilnehmerausweise drucken
2 Personen
20
Präsentationsfolien erstellen
2 Personen
21
Filmdateien prüfen
2 Personen
22
Eine Sicherungskopie erstellen
23
Untertitel testen
2 Personen
24
Namensschilder erstellen
2 Personen
25
Festival-Einkäufe erledigen
3 Personen
26
Material per Post verpacken
3 Personen
27
Geräte und Materialien verladen
3 Personen

Event

28
Den Veranstaltungsort öffnen
2 Personen
29
Notausgänge prüfen
2 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
31
Richten Sie den Empfangstresen ein
2 Personen
32
Den Cateringtisch einrichten
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Beschilderung anbringen
2 Personen
35
Programmhefte auslegen
2 Personen
36
Den Projektor installieren
2 Personen
37
Die Filmleinwand aufstellen
3 Personen
38
Die Tonanlage anschließen
2 Personen
39
Bild und Ton testen
3 Personen
40
Ersatzgeräte testen
2 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
4 Personen
43
Diätportionen vorbereiten
2 Personen
44
Kaffee und Tee machen
2 Personen
45
Empfangspersonal einweisen
2 Personen
46
Technikmitarbeiter informieren
3 Personen
47
Jury-Mitglieder briefen
2 Personen
48
Empfang eröffnen
3 Personen
49
Tickets kontrollieren
3 Personen
50
Besucher in den Saal begleiten
2 Personen
51
Eröffnung präsentieren
52
Den ersten Filmblock starten
2 Personen
53
Das erste Gespräch begleiten
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Die Häppchen servieren
3 Personen
56
Starten Sie den zweiten Filmblock
2 Personen
57
Führe das zweite Gespräch
2 Personen
58
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
59
Die Pausengetränke servieren
3 Personen
60
Den dritten Filmblock starten
2 Personen
61
Publikumsstimmen sammeln
3 Personen
62
Publikumsstimmen zählen
3 Personen
63
Das Juryergebnis bekanntgeben
2 Personen
64
Festivalpreise überreichen
3 Personen
65
Den Abschlussfilm präsentieren
2 Personen
66
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
67
Die Empfangstheke schließen
2 Personen

Nachbereitung

68
Catering-Tische abräumen
3 Personen
69
Abfall einsammeln
3 Personen
70
Geräte abkoppeln
3 Personen
71
Filme und Dokumente einpacken
2 Personen
72
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Saal reinigen
4 Personen
75
Den Cateringbereich reinigen
3 Personen
76
Zurückgelassene Sachen prüfen
2 Personen
77
Schließen Sie den Veranstaltungsort ab
2 Personen
78
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebene Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Fundsachen bearbeiten
81
Dankesnachrichten senden
2 Personen
82
Die Festivalfotos veröffentlichen
83
Publikumsinformationen versenden
84
Filmkopien archivieren
85
Abrechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

BeamerAnz. 2
Leinwand
LaptopsAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
Präsentationsklicker
LaptopständerAnz. 2
KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtständerAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 160
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

FestivalplakateAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
PinnwändeAnz. 4
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 20
JurypreiseAnz. 6
Publikumspreis

Catering

ProgrammhefteAnz. 150
BesucherbadgesAnz. 150
JurymarkenAnz. 10
StimmkartenAnz. 150
WahlurnenAnz. 3
StifteAnz. 40
ArmbänderAnz. 150
Einkäufe
Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
KaufbelegeAnz. 200
EtikettenaufkleberAnz. 300
FutternäpfeAnz. 100
Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 200
ThermobecherAnz. 100

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
Reinigungswagen
HandfegerAnz. 4

Tipps

Lege Termin und Veranstaltungsort zuerst fest und kläre die Filmrechte, bevor du das Festivalprogramm veröffentlichst. Für jeden gezeigten Kurzfilm sollte die Vorführfreigabe spätestens vor Beginn der öffentlichen Anmeldung dokumentiert sein.
Öffne die Anmeldung erst mit klaren Angaben zu Einreichungsfrist, Filmlänge, Format und Untertiteln. Schließe die Einreichung mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival, damit Auswahl, Rückfragen und Programmplanung nicht unter Zeitdruck geraten.
Bestätige Filmprogramm und Jurymitglieder spätestens 2 Wochen vor dem Termin. Erstelle danach den Juryplan und die Präsentationstexte; Änderungen in der letzten Woche führen sonst schnell zu falschen Programmheften und Folien.
Prüfe jede Filmdatei, Untertitelspur und Präsentationsfolie mindestens 7 Tage vorher auf dem vorgesehenen Laptop, Medienplayer, Beamer und Lautsprechersystem. Lege zusätzlich eine Sicherungskopie auf einem zweiten USB-Stick an und teste HDMI- sowie Verlängerungskabel.
Plane am Veranstaltungstag einen Technikcheck von mindestens 90 Minuten ein. Stelle Beschilderung, Sitzplätze, Garderobe, Namensschilder und Teilnehmerausweise vor Einlass bereit und halte Wasser für Jury, Moderation und Team griffbereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Kurzfilmfestival organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Filmrechten. Für Anmeldung, Auswahl, Jury, Presse und Drucksachen brauchst du anschließend mehrere feste Zwischenfristen.
Wann sollte die Anmeldung für ein Kurzfilmfestival schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Festival. So bleiben dir mindestens 2 Wochen für die Filmauswahl und Programmplanung sowie eine weitere Woche für Bestätigungen und technische Prüfungen.
Wie prüft man Filme vor einem Kurzfilmfestival richtig?: Teste jede Datei mindestens 7 Tage vorher auf dem tatsächlich verwendeten Laptop, Medienplayer, Beamer und Soundsystem. Kontrolliere Bild, Ton, Seitenverhältnis und Untertitel und erstelle danach eine zweite Sicherungskopie.
Wann müssen Programmhefte und Ausweise fertig sein?: Bestelle Programmhefte und drucke Teilnehmerausweise, Namensschilder sowie Präsentationsfolien erst nach der endgültigen Programm- und Jurybestätigung. Setze dafür eine interne Druckfrist von mindestens 7 Tagen vor dem Festival.

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