Een korenfestival organiseren: zo pak je het aan

Begin een korenfestival niet met de techniek, maar met datum, locatie en het programma. Zodra je weet hoeveel koren optreden en hoeveel bezoekers je verwacht, kun je reserveringen, vergunningen, catering en podiumindeling vastleggen. Vraag technische wensen vroeg op; een koor met instrumentale begeleiding vraagt iets anders dan een a-capellagroep. Werk daarna terug naar een draaiboek met vrijwilligers, bewegwijzering, programmaboekjes en een duidelijke opbouw- en soundcheckplanning.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Korenprogramma samenstellen
2 personen
3
Koren uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen vastleggen
9
Vergunningen controleren
10
Verzekering controleren
11
Podiumindeling uitwerken
2 personen
12
Technische wensen ophalen
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Briefing voor vrijwilligers maken
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Programmaboekje opmaken
18
Programmaboekjes printen
2 personen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
25
Podiumdelen plaatsen
4 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen neerzetten
4 personen
28
Geluid aansluiten
3 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Informatiebalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
4 personen
34
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

37
Koren ontvangen
3 personen
38
Koren aanmelden
2 personen
39
Publiek ontvangen
4 personen
40
Programma uitdelen
2 personen
41
Openingswoord verzorgen
42
Optredens begeleiden
3 personen
43
Microfoons wisselen
2 personen
44
Programmawijzigingen omroepen
45
Koren naar podium begeleiden
2 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Dieetvrije hapjes markeren
50
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
51
Toezicht bij entree houden
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Pauzemuziek verzorgen
55
Dankwoord uitspreken
56
Vertrek van bezoekers begeleiden
3 personen
57
Koren uitchecken
2 personen

Nazorg

58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Buffet afbreken
3 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Podium en stoelen afbouwen
4 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Gevonden voorwerpen registreren
66
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 180
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 80
Informatiebalie
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Microfoonhoezenaantal 6
Muzieklaptop
DI-boxaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Kabelmattenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 60
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Statafelhoezenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het korenprogramma minimaal 8 tot 10 weken vooraf vast. Vraag per koor naar bezetting, optreedduur, pauzes, technische wensen en benodigde kleedruimte; zo voorkom je last-minute wijzigingen in de podiumindeling.
Plan techniek vóór je de definitieve tijden publiceert. Reserveer tijd voor het plaatsen van podiumdelen, een veiligheidsronde en soundchecks; test draadloze microfoons, batterijen, DI-box en muzieklaptop afzonderlijk voordat het publiek binnenkomt.
Verzamel dieetwensen en reserveringen uiterlijk 2 weken vooraf. Reken de catering niet alleen op het aantal zangers, maar neem ook vrijwilligers, technici en begeleiders mee in je telling.
Maak het draaiboek op twee niveaus: een tijdlijn per kwartier voor de organisatie en een korte briefing per vrijwilliger. Wijs minimaal één persoon aan voor de informatiebalie, één voor backstage en één voor podiumwissels.
Doe de locatie-inrichting op volgorde van veiligheid en publieksstromen: eerst podiumdelen en trappen, daarna kabelmatten en verlichting, vervolgens stoelen, tafels en bewegwijzering. Houd bij de veiligheidsronde vluchtwegen, losse kabels en volle kleedkamers apart in de controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een korenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en uitnodigingen aan koren. Leg het programma 8 tot 10 weken vooraf vast en rond de laatste aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen 2 weken voor het festival af.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een korenfestival?: Plan minimaal 3 uur voor podiumdelen, stoelen, tafels, kleedkamerrekken, verlichting, kabels en bewegwijzering. Voeg per koor een aparte soundcheck toe en houd minstens 30 minuten buffer aan voor technische problemen.
Wanneer regel je vergunningen en verzekering voor een korenfestival?: Controleer vergunningen en verzekering direct nadat datum en locatie zijn bevestigd, idealiter 3 tot 4 maanden vooraf. Sommige aanvragen hebben een langere behandelingstermijn; wacht daarom niet tot het programma definitief is.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een korenfestival?: Dat hangt af van de kooropstelling en de technische wensen, maar vraag die informatie uiterlijk 8 weken vooraf per koor op. Tel naast de benodigde microfoons ook microfoonstatieven, reservebatterijen, kabels en een getest mengpaneel mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.