Ein Chorfestival Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Chorfestival müssen Programm, Anmeldungen, Bühne und Technik ineinandergreifen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, bevor du Chöre einlädst und Reservierungen festhältst. Danach folgen Bühnenaufteilung, technische Wünsche und die Einteilung der Freiwilligen. Plane die letzten Tage nicht nur für Einkäufe ein: Namensschilder, Programmhefte, Beschilderung, gekühlte Getränke und ein Sicherheitscheck werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Chorprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Chöre einladen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular veröffentlichen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Reservierungen festhalten
- 9
Genehmigungen prüfen
- 10
Versicherung prüfen
- 11
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 12
Technische Wünsche einholen
2 Personen
- 13
Drehbuch ausdrucken
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Briefing für Freiwillige erstellen
- 16
Beschilderung entwerfen
- 17
Programmheft gestalten
- 18
Programmhefte drucken
2 Personen
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
- 25
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Ton anschließen
3 Personen
- 29
Mikrofone testen
2 Personen
- 30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 33
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
- 34
Umkleidekabinen vorbereiten
2 Personen
- 35
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 36
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 37
Chöre empfangen
3 Personen
- 38
Chöre anmelden
2 Personen
- 39
Publikum empfangen
4 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Eröffnungsrede halten
- 42
Auftritte betreuen
3 Personen
- 43
Mikrofone wechseln
2 Personen
- 44
Programmänderungen durchgeben
- 45
Chöre zur Bühne begleiten
2 Personen
- 46
Getränke servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks auffüllen
2 Personen
- 49
Gerichte ohne Diätvorgaben kennzeichnen
- 50
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 51
Aufsicht am Eingang halten
2 Personen
- 52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 53
Abfall sammeln
2 Personen
- 54
Die Pausenmusik übernehmen
- 55
Dankeswort sprechen
- 56
Abreise der Besucher begleiten
3 Personen
- 57
Chöre auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Buffet abbauen
3 Personen
- 60
Geschirr sammeln
3 Personen
- 61
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Bühne und Stühle abbauen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
3 Personen
- 65
Fundgegenstände registrieren
- 66
Schlüssel und Location übergeben
2 Personen
- 67
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 69
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppenAnz. 2
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 180
- UmkleideracksAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 80
- Informationsstand
- BarhockerAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- MikrofonhüllenAnz. 6
- Musiklaptop
- DI-BoxAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- AA-BatterienAnz. 24
- AAA-BatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- LichtstativeAnz. 4
- KabelmattenAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 60
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierschalenAnz. 16
- AusgießkannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- ProgrammschilderAnz. 4
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- WegweiserAnz. 12
- StehtischhussenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Kehrblech und HandfegerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst verbindlich fest. Kläre vor dem Versand der Einladungen, wie viel Bühnenfläche, Umkleidemöglichkeit und Sitzplatzkapazität tatsächlich vorhanden sind.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Übersicht. Prüfe spätestens eine Woche vor dem Festival, ob jede Reservierung und jede Verpflegungsangabe vollständig ist.
- Fordere technische Wünsche der Chöre frühzeitig an und übertrage sie in die Bühnenaufteilung. Plane Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer und DI-Box nicht erst beim Aufbau ein.
- Gib Freiwilligen konkrete Zeitfenster und Zuständigkeiten. Ein kurzes Briefing vor dem Einlass sollte mindestens Bühnenwechsel, Informationsstand, Umkleiden, Beschilderung und Notfallwege abdecken.
- Bereite Drucksachen und Verbrauchsmaterial vor dem Veranstaltungstag vor. Programmhefte, Namensschilder, Drehbuch, AA- und AAA-Batterien, Gaffer Tape sowie Verlängerungs- und Stromkabel gehören in eine gekennzeichnete Kiste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Chorfestival organisieren?
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Einladungen und Anmeldeformular sollten danach frühzeitig veröffentlicht werden, damit du Anmeldungen, Reservierungen und Ernährungswünsche noch geordnet bearbeiten kannst.
- Wann sollte die Bühnenaufteilung für ein Chorfestival feststehen?
- Schließe die Bühnenaufteilung spätestens 2 Wochen vor dem Festival ab. Bis dahin sollten technische Wünsche, Bühnenelemente, Treppen, Mikrofonständer und die benötigte Stromführung bekannt sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede feste Aufgabe ein: Einlass und Informationsstand, Bühne, Technik, Umkleiden und Verpflegung. Für mehrere Chöre solltest du zusätzlich pro Bühnenwechsel mindestens 2 Helfer einteilen.
- Was muss man am Tag des Chorfestivals zuerst erledigen?
- Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Führe zuerst die Sicherheitsrunde durch, stelle Bühnenelemente und Technik auf und prüfe danach Beschilderung, Umkleiden, Getränke, Snacks und Namensschilder.
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