Comment organiser un festival de chœurs sans rien laisser au dernier moment

Un festival de chœurs se prépare d’abord comme un projet de coordination : date, lieu, chorales et programme doivent être verrouillés avant la communication. Ensuite, les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations permettent de dimensionner l’accueil. La technique demande une préparation séparée, notamment pour les microphones, la table de mixage, les câbles et la scène. Enfin, prévoyez un déroulé précis pour les bénévoles, l’installation et l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Composer le programme des chorales
2 personnes
3
Inviter les chorales
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Enregistrer les réservations
9
Vérifier les autorisations
10
Vérifier l’assurance
11
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
12
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Préparer le briefing des bénévoles
16
Concevoir la signalétique
17
Mettre en page le programme
18
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
25
Installer les éléments de scène
4 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Brancher le son
3 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
34
Préparer les vestiaires
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

37
Accueillir les chorales
3 personnes
38
Inscrire les chorales
2 personnes
39
Accueillir le public
4 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Faire le discours d’ouverture
42
Accompagner les spectacles
3 personnes
43
Changer les microphones
2 personnes
44
Annoncer les changements de programme
45
Accompagner les chorales jusqu’à la scène
2 personnes
46
Servir les boissons
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Marquer les en-cas sans régime
50
Répondre aux questions du public
2 personnes
51
Assurer la surveillance à l'entrée
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Assurer la musique de pause
55
Prononcer le discours de remerciement
56
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
57
Faire le point avec les chorales
2 personnes

Suivi

58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Démonter le buffet
3 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Démonter la scène et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Enregistrer les objets trouvés
66
Remettre les clés et le lieu
2 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 180
Portants de logeqté 4
Cintresqté 80
Bureau d’information
Tabourets de barqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 6
Housses de microqté 6
Ordinateur portable de musique
Boîtier DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Passe-câblesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Panneaux indicateursqté 12
Housses de tables hautesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis composez le programme avant d’inviter les chorales. Gardez une marge pour les réponses tardives et fixez une date limite d’inscription clairement annoncée.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez tout de suite les besoins alimentaires, les réservations et les contraintes techniques. Une relance 7 à 10 jours avant la clôture évite de découvrir trop tard qu’un groupe a besoin d’un équipement particulier.
Faites un plan de scène distinct pour chaque configuration : éléments de podium, escaliers, chaises, pieds de micro et haut-parleurs. Testez les microphones sans fil, la table de mixage, les rallonges et les multiprises avant le jour du festival.
Préparez le fonctionnement du public et des artistes séparément. Le bureau d’information, les badges nominatifs, la signalétique, les loges et les portants doivent être installés avant l’arrivée des premières chorales.
Planifiez la dernière semaine avec des tâches datées : impression du déroulé et des livrets, briefing des bénévoles, achats, refroidissement des boissons et préparation des en-cas. Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour faire la ronde de sécurité et installer la scène sans pression.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, inviter les chorales, traiter les inscriptions et vérifier les autorisations. Gardez les 7 derniers jours pour les impressions, les achats, le briefing et les ajustements techniques.
Quand faut-il inviter les chorales pour un festival ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le principe du programme sont confirmés, idéalement 8 à 10 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse au moins 4 semaines avant le festival.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de chœurs ?: Pour un festival de petite ou moyenne taille, prévoyez au minimum 1 personne à l’information, 1 responsable de scène et 1 personne par zone d’accueil ou de loge. Ajoutez une réserve de 2 bénévoles pour les pauses, les retards et les imprévus.
Quand tester le matériel audio et installer la scène ?: Faites un test complet 3 à 7 jours avant avec la table de mixage, les microphones, les piles, les câbles et les haut-parleurs. Le jour même, installez la scène et effectuez la vérification finale avant l’ouverture au public, idéalement 2 heures à l’avance.

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