Zo organiseer je een kooroptreden zonder last-minute gedoe

Begin met de twee afspraken die de rest bepalen: leg de locatie vast en bevestig de optreedatum met het koor. Werk daarna het repertoire, programma en de technische behoefte uit voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd aanmeldingen en dieetwensen bij, zodat je catering en zitplaatsen kunt plannen. Reserveer materialen ruim vooraf en plan op de dag zelf tijd voor ventileren, stoelen, muziekstandaards, geluidsapparatuur en een soundcheck. Ontvang het koor pas nadat microfoons en opstelling getest zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Optreeddatum met koor vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Optreedrepertoire bevestigen
2 personen
9
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
10
Techniekbehoefte controleren
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koelwaren inkopen
15
Consumpties sorteren
2 personen
16
Programma's afdrukken
17
Locatie openen
2 personen
18
Zaal ventileren
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen klaarzetten
3 personen
21
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
22
Muziekstandaards plaatsen
2 personen
23
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
24
Microfoons testen
2 personen
25
Koor ontvangen
2 personen
26
Koor inzingen laten
2 personen
27
Consumpties klaarzetten
3 personen
28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

29
Bezoekers ontvangen
4 personen
30
Programma's uitdelen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
3 personen
32
Optreden aankondigen
33
Kooroptreden begeleiden
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Pauzehapjes serveren
3 personen
36
Bezoekers begeleiden
2 personen
37
Afscheid van het koor verzorgen
2 personen
38
Servies inzamelen
2 personen

Nazorg

39
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
40
Stoelen opruimen
3 personen
41
Tafels opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Toiletten controleren
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Verloren voorwerpen afhandelen
48
Leveringsbonnen bewaren
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 25
Lessenaarsaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Waterkannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet op het laatste moment. Controleer vóór het definitieve programma hoeveel microfoons, microfoonstatieven, speakers, kabels en stroompunten nodig zijn en test alles opnieuw op de dag zelf.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het optreden. Zo kun je boodschappen, koelwaren, servies en koffievoorziening op aantallen afstemmen.
Maak de zaalindeling vóór je tafels en stoelen klaarzet. Houd de podiumruimte vrij, plaats muziekstandaards op werkhoogte en zorg dat doorgangen naar ingang, garderobe en uitgang open blijven.
Bevestig reserveringen minstens 3 dagen vooraf. Controleer daarbij niet alleen de locatie, maar ook geluidsapparatuur, muziekstandaards, koffiespullen, programmastandaards en wegwijzerborden.
Plan op de optreeddag minimaal 90 minuten opbouwtijd. Gebruik die tijd voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, apparatuur aansluiten, microfoons testen en het koor ontvangen; een programma afdrukken of kabel zoeken tijdens de ontvangst loopt vrijwel altijd mis.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kooroptreden organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra repertoire, programma en aanmeldtermijn duidelijk zijn, en bevestig alle reserveringen uiterlijk 3 dagen voor het optreden.
Hoeveel opbouwtijd heb je nodig voor een kooroptreden?: Reken op minimaal 90 minuten voor een kleine zaal en langer als je speakers, mengpaneel en meerdere microfoons gebruikt. Plan de soundcheck vóór de ontvangst van het koor, zodat de eerste zangers niet hoeven te wachten op techniek.
Wanneer moet je dieetwensen voor een kooroptreden verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het optreden. Daarna kun je de boodschappen, koelwaren, servies en consumpties op het werkelijke aantal afstemmen.
Hoeveel stoelen en glazen heb je nodig bij een kooroptreden?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en leg voor iedere bezoeker één stoel en één glas klaar. Houd daarnaast ongeveer 10 procent extra stoelen en glazen achter de hand voor onverwachte gasten of vervanging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.