Cómo organizar una actuación de coro sin imprevistos
Una actuación de coro necesita dos preparativos coordinados: el trabajo musical y la acogida del público. Empieza cerrando el lugar y la fecha con el coro; después confirma el repertorio, reúne las partituras y comprueba el equipo técnico. Las invitaciones y las inscripciones te dirán cuántas sillas, vasos y consumiciones necesitas. El día del evento, reserva varias horas para ventilar la sala, montar el escenario, probar los micrófonos y recibir al coro antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha de actuación con el coro
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Elaborar el programa
2 personas
- 8
Confirmar el repertorio de la actuación
2 personas
- 9
Recopilar las partituras
2 personas
- 10
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
- 11
Confirmar las reservas
- 12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Comprar productos refrigerados
- 15
Clasificar las consumiciones
2 personas
- 16
Imprimir programas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Ventilar la sala
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Preparar las sillas
3 personas
- 21
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 22
Colocar atriles
2 personas
- 23
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 24
Probar los micrófonos
2 personas
- 25
Recibir al coro
2 personas
- 26
Hacer un ensayo al coro
2 personas
- 27
Preparar las consumiciones
3 personas
- 28
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 29
Recibir a los visitantes
4 personas
- 30
Repartir programas
2 personas
- 31
Servir café y té
3 personas
- 32
Anunciar la actuación
- 33
Coordinar la actuación del coro
3 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 36
Guiar a los visitantes
2 personas
- 37
Despedida del coro
2 personas
- 38
Recoger la vajilla
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 40
Recoger sillas
3 personas
- 41
Recoger las mesas
3 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Recoger la basura
2 personas
- 44
Limpiar la sala
3 personas
- 45
Comprobar los baños
- 46
Devolver los materiales
2 personas
- 47
Gestionar objetos perdidos
- 48
Guardar los albaranes
- 49
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Atrilescant. 25
- Atrilescant. 2
- Baterías de repuestocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de aguacant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Atriles para programascant. 4
- Señales de orientacióncant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 30
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de redactar las invitaciones. Incluye en ellas la hora de inicio, el plazo de inscripción y un contacto para comunicar preferencias dietéticas.
- Confirma el repertorio al menos 7 días antes y comprueba que todas las partituras estén reunidas. Imprime los programas con tiempo: hacerlo el mismo día deja poco margen para corregir nombres o títulos.
- Haz la prueba de sonido antes de que llegue el público. Comprueba micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas, y ten baterías de repuesto a mano.
- Calcula las sillas y las consumiciones a partir de las inscripciones cerradas. Compra los productos refrigerados el mismo día o el anterior y clasifica las bebidas y la vajilla para servirlas sin buscar nada durante el concierto.
- Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para ventilar, montar mesas y sillas, despejar el escenario, colocar los atriles y preparar la señalización. Recibe al coro antes de sentar al público para resolver entradas, partituras o posiciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una actuación de coro?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y enviar las invitaciones. Deja la confirmación del repertorio y la revisión técnica cerradas como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar el día de la actuación?
- Llega al menos 2 horas antes de abrir la ubicación. Ese margen permite ventilar la sala, montar sillas y mesas, colocar atriles, conectar el sonido y probar los micrófonos sin público presente.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de asistentes?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes. Así puedes ajustar las sillas, recoger las preferencias dietéticas y comprar las cantidades necesarias sin depender de confirmaciones de última hora.
- ¿Qué hay que comprobar antes de que empiece el concierto?
- Comprueba el repertorio, las partituras y la posición de los atriles, y haz una prueba completa de micrófonos y altavoces. Termina esta revisión al menos 30 minutos antes de la actuación para recibir al coro con la sala lista.
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