Einen Chorauftritt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Chorauftritt müssen zwei Abläufe gleichzeitig funktionieren: Das Publikum soll einen klaren Abend erleben, und der Chor braucht pünktlich einen vorbereiteten Auftrittsbereich. Beginne deshalb mit Termin, Raum und Repertoire, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Technik, Bewirtung und die konkrete Vorbereitung vor Ort. Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Lüften, Bestuhlung, Notenständer und Mikrofontest ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Auftrittstermin mit dem Chor festlegen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm zusammenstellen
2 Personen
8
Auftrittsrepertoire bestätigen
2 Personen
9
Musikpartituren sammeln
2 Personen
10
Technikbedarf prüfen
2 Personen
11
Reservierungen bestätigen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Kühlwaren einkaufen
15
Verbrauchsgüter sortieren
2 Personen
16
Programme ausdrucken
17
Location öffnen
2 Personen
18
Saal lüften
19
Tische aufstellen
3 Personen
20
Stühle aufstellen
3 Personen
21
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
22
Notenständer aufstellen
2 Personen
23
Tontechnik anschließen
2 Personen
24
Mikrofone testen
2 Personen
25
Chor empfangen
2 Personen
26
Chor einsingen lassen
2 Personen
27
Getränke bereitstellen
3 Personen
28
Empfangstisch einrichten
2 Personen

Event

29
Besucher empfangen
4 Personen
30
Programme ausgeben
2 Personen
31
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
32
Auftritt ankündigen
33
Chorauftritt begleiten
3 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Pausensnacks servieren
3 Personen
36
Besucher begleiten
2 Personen
37
Verabschiedung des Chors organisieren
2 Personen
38
Geschirr einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

39
Tonanlage ausschalten
2 Personen
40
Stühle aufräumen
3 Personen
41
Tische aufräumen
3 Personen
42
Geschirr abwaschen
3 Personen
43
Abfall sammeln
2 Personen
44
Saal reinigen
3 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Materialien zurückbringen
2 Personen
47
Fundgegenstände bearbeiten
48
Lieferscheine aufbewahren
49
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
NotenständerAnz. 25
PulteAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
WasserkannenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
Wegweiser-SchilderAnz. 6
NamensschilderAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Raum zuerst fest und bestätige beides spätestens 6 Wochen vorher. Kläre dabei Sitzplätze, Bühnenfläche, Garderobe und den Zugang für den Chor.
Bestätige das Repertoire mit der Chorleitung, bevor du das Programm druckst. Sammle die Partituren mindestens 2 Wochen vorher und halte eine gedruckte Programmfassung für den Einlass bereit.
Prüfe die Tontechnik nicht nur anhand der vorhandenen Geräte: Schließe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon- und Audiokabel an und teste jedes Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Auftritt. Kaufe haltbare Getränke und Verbrauchsmaterial früher, Kühlwaren möglichst am Veranstaltungstag.
Plane den Aufbau in fester Reihenfolge: Raum lüften, Tische und Stühle stellen, Bühnenbereich freiräumen, Notenständer aufbauen, Technik anschließen und erst danach den Chor empfangen. Ersatzbatterien und Verlängerungskabel werden besonders häufig zu spät geprüft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Chorauftritt organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Raum, Chor und Repertoire. Einladungen können danach verschickt werden; spätestens 2 Wochen vorher sollten Programm und Partituren feststehen.
Wann muss die Technik für einen Chorauftritt getestet werden?: Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Kabel mindestens 60 Minuten vor Beginn mit angeschlossenen Geräten. Lege Ersatzbatterien und mindestens ein zusätzliches Verlängerungskabel direkt am Technikplatz bereit.
Wie viele Stühle brauche ich für einen Chorauftritt?: Plane pro erwarteten Gast einen Stuhl und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Anmeldungen stellst du also ungefähr 88 Plätze auf; für den Chor kommen die benötigten Plätze oder der Bühnenbereich separat dazu.
Wann sollte ich die Bewirtung für einen Chorauftritt einkaufen?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und prüfe danach die Einkaufsliste. Kühlwaren kaufst du am besten am Tag des Auftritts, während haltbare Getränke, Serviergeschirr und Verbrauchsgüter früher bereitgelegt werden können.

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