Zo organiseer je een kooroptreden

Begin met de datum, locatie en bezetting van het koor. Werk daarna het optreedprogramma uit en controleer repertoire, bladmuziek en technische eisen voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan op de dag zelf vaste momenten voor opbouw, soundcheck, inzingen en ontvangst; zo hoeft het koor niet tussen bezoekers door te repeteren. Reserveer ook tijd voor programmaboekjes, catering en dieetwensen, want die onderdelen worden vaak pas op het laatste moment geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Optreedprogramma samenstellen
2 personen
3
Repertoire en bladmuziek controleren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen bevestigen
8
Programmaboekjes opmaken
9
Programmaboekjes afdrukken
10
Techniek testen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Koorleden informeren

Event

13
Ruimte en toegang controleren
2 personen
14
Zaal klaarzetten
4 personen
15
Kooropstelling plaatsen
3 personen
16
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
17
Verlichting instellen
2 personen
18
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
19
Koor ontvangen
2 personen
20
Soundcheck uitvoeren
3 personen
21
Koor laten inzingen
2 personen
22
Catering klaarzetten
3 personen
23
Entree en ontvangst inrichten
2 personen
24
Bezoekers ontvangen
3 personen
25
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
26
Koffie en thee serveren
3 personen
27
Optreden aankondigen
28
Kooroptreden begeleiden
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Pauzehapjes serveren
3 personen
31
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
32
Koor uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Apparatuur afbreken
3 personen
34
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
38
Materialen controleren
2 personen
39
Geleende materialen retourneren
2 personen
40
Restanten veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Koorstoelenaantal 30
Kleedkamertafelsaantal 2
Inschrijftafel

Servies

Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Pianokruk
Muzieklessenaarsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
DI-box
Reservebatterijenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 2
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 6
Programmaboekjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Scharenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek minimaal 90 minuten voor aanvang in. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, DI-box en kabels één voor één en houd reservebatterijen en gaffer tape binnen handbereik.
Maak de kooropstelling vóór de soundcheck klaar. Zet koorstoelen en muzieklessenaars op hun plaats en controleer of iedere zanger voldoende zicht op de bladmuziek heeft.
Laat het koor minstens 30 minuten voor het optreden binnen zijn. Gebruik die tijd voor ontvangst, inzingen en de laatste controle van de bladmuziek; zo blijft er ruimte voor onverwachte vertraging.
Verwerk dieetwensen uiterlijk één week vóór het optreden. Zet catering, waterglazen en servies apart klaar voor het koor, zodat bezoekersontvangst en pauzecatering elkaar niet in de weg zitten.
Druk de programmaboekjes pas af nadat repertoire en volgorde definitief zijn. Leg ze per bezoekerstroom klaar bij de entree en plaats richtingborden minstens 30 minuten vóór de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kooroptreden organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het optreden en sluit aanmeldingen voor catering uiterlijk 1 week van tevoren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kooroptreden?: Reken op minimaal 2 uur voor zaal, kooropstelling, geluidsapparatuur en verlichting. Plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor soundcheck en inzingen voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer doe je de soundcheck bij een kooroptreden?: Doe de soundcheck nadat stoelen, muzieklessenaars, microfoons en luidsprekers definitief staan. Plan dit idealiter 60 tot 90 minuten voor aanvang, gevolgd door minimaal 30 minuten inzingen.
Hoeveel programmaboekjes moet je drukken voor een kooroptreden?: Druk één programmaboekje per verwachte bezoeker en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 100 verwachte bezoekers zijn dat dus 105 tot 110 boekjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.