Einen Chorauftritt Schritt für Schritt organisieren
Ein Chorauftritt gelingt, wenn musikalische Vorbereitung, Raum und Empfang früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin und Ort fest, stelle danach Programm und Repertoire zusammen und kläre Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Zugang, Sitzordnung, Noten und Technik gemeinsam vor Ort. Plane am Veranstaltungstag feste Zeiten für Aufbau, Soundcheck, Einsingen und den Empfang der Besucher ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Auftrittsprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Repertoire und Noten prüfen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Reservierungen bestätigen
- 8
Programmhefte gestalten
- 9
Programmhefte drucken
- 10
Technik testen
2 Personen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Chormitglieder informieren
Event
- 13
Raum und Zugang prüfen
2 Personen
- 14
Saal vorbereiten
4 Personen
- 15
Choraufstellung aufbauen
3 Personen
- 16
Tonanlage aufbauen
2 Personen
- 17
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 18
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
- 19
Chor empfangen
2 Personen
- 20
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 21
Chor einsingen lassen
2 Personen
- 22
Catering bereitstellen
3 Personen
- 23
Eingang und Empfang einrichten
2 Personen
- 24
Besucher empfangen
3 Personen
- 25
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 27
Auftritt ankündigen
- 28
Chorauftritt begleiten
3 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 31
Verabschiedung der Besucher begleiten
2 Personen
- 32
Chor verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Ausrüstung abbauen
3 Personen
- 34
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Saal und Foyer reinigen
3 Personen
- 38
Materialien prüfen
2 Personen
- 39
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 40
Reste sicher verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- ChorstühleAnz. 30
- UmkleidetischeAnz. 2
- Anmeldetisch
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- TeelöffelAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Klavierhocker
- NotenpulteAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- DI-Box
- ErsatzbatterienAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 2
- Gaffer TapeAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- RichtungsschilderAnz. 6
- ProgrammhefteAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- ScherenAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
Reinigung
- PutzlappenAnz. 12
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, DI-Box und Verlängerungskabel nicht erst kurz vor Beginn. Plane den Techniktest so, dass danach noch Zeit für einen vollständigen Soundcheck mit dem Chor bleibt.
- Lege Notenblätter und Notenpulte vor dem Eintreffen des Chors bereit. Für das Einsingen sollte der Chor einen ruhigen, zugänglichen Bereich mit Chorstühlen und Wasser vorfinden.
- Bestätige Reservierungen und Anmeldungen spätestens einige Tage vor dem Auftritt. So kannst du Stühle, Tische, Programmhefte und das Catering passend zur erwarteten Besucherzahl vorbereiten.
- Richte Eingang, Anmeldetisch, Willkommensschild und Richtungsschilder vor dem Einlass ein. Programmhefte gehören an den Empfang und sollten nicht erst während der Begrüßung aus den Kartons geholt werden.
- Plane zwischen Aufbau und Einlass mindestens 30 Minuten Puffer ein. In dieser Zeit lassen sich eine fehlende Kabelverbindung, falsch stehende Chorstühle oder unklare Zugänge noch ohne Publikum korrigieren.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Chorauftritt organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Repertoire. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Auftritt laufen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Chorauftritt?
- Plane mindestens 2 Stunden für Saal, Choraufstellung, Notenpulte, Tonanlage und Beleuchtung ein. Für Soundcheck und Einsingen kommen anschließend etwa 60 bis 90 Minuten hinzu.
- Wann sollte der Soundcheck mit dem Chor stattfinden?
- Der vollständige Soundcheck sollte 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass beginnen. Danach bleiben idealerweise noch 20 bis 30 Minuten für das Einsingen und letzte Korrekturen.
- Wie viele Programmhefte soll ich drucken?
- Drucke ein Programmheft pro erwarteter Besucherin oder erwartetem Besucher und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Gästen sind das beispielsweise 110 Hefte.
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