Organiser une prestation chorale sans rien laisser au hasard

Une prestation chorale se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les inscriptions, les partitions et la logistique d’accueil. Les problèmes apparaissent souvent le jour même, quand les pupitres manquent, que les micros ne sont pas testés ou que les livrets ne sont pas prêts. Prévoyez une répétition technique séparée et gardez une personne responsable de chaque zone. Ce plan vous aide à passer de la réservation de la salle à l’accueil du chœur et du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Établir le programme de spectacle
2 personnes
3
Vérifier le répertoire et les partitions
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les réservations
8
Mettre en page les livrets du programme
9
Imprimer les livrets du programme
10
Tester la technique
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Informer les membres de la chorale

Événement

13
Vérifier l’espace et l’accès
2 personnes
14
Préparer la salle
4 personnes
15
Installer la disposition du chœur
3 personnes
16
Installer le matériel sonore
2 personnes
17
Régler l’éclairage
2 personnes
18
Préparer les partitions
2 personnes
19
Accueillir la chorale
2 personnes
20
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
21
Faire échauffer la chorale
2 personnes
22
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
23
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
24
Accueillir les visiteurs
3 personnes
25
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
26
Servir le café et le thé
3 personnes
27
Annoncer la prestation
28
Accompagner la prestation chorale
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Servir les en-cas de pause
3 personnes
31
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
32
Dire au revoir à la chorale
2 personnes

Suivi

33
Démonter l'équipement
3 personnes
34
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
35
Faire la vaisselle
3 personnes
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
38
Vérifier le matériel
2 personnes
39
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
40
Stocker les restes en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Chaises de chœurqté 30
Tables de logeqté 2
Table d'inscription

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Tabouret de piano
Pupitres de musiqueqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Boîtier DI
Piles de rechangeqté 12
Rallonges à enrouleurqté 2
Ruban gafferqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 4
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Brochures du programmeqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Ciseauxqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Planches à découperqté 2
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi l’accès à la salle, l’espace disponible pour les choristes et l’emplacement du public.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires suffisamment tôt pour confirmer les réservations. Une relance 10 à 14 jours avant la prestation évite de préparer un accueil sur des chiffres dépassés.
Contrôlez les partitions et le répertoire au moins une semaine avant le spectacle. Préparez un exemplaire par choriste, installez les pupitres et gardez quelques copies de secours le jour même.
Faites un test technique complet avant l’arrivée de la chorale : microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, boîtier DI, éclairage et rallonges. Prévoyez des piles de rechange et du ruban gaffer pour les câbles au sol.
Le jour de la prestation, arrivez environ 2 heures avant l’ouverture des portes. Installez d’abord la disposition du chœur et la sonorisation, puis préparez l’accueil, les livrets et le service traiteur avant l’échauffement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une prestation chorale ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer le programme, recueillir les inscriptions, imprimer les livrets et régler les besoins techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une prestation chorale ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 2 semaines avant le spectacle afin de confirmer les places, les besoins alimentaires et le service d’accueil.
Quand tester le son et l’éclairage d’une prestation chorale ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant si le matériel ou la salle sont nouveaux. Refaites les réglages le jour même, environ 90 minutes avant l’arrivée du public, avec les microphones, les haut-parleurs et les projecteurs installés.
Combien de temps prévoir pour l’installation de la salle ?: Comptez 2 à 3 heures pour installer les chaises, les chaises de chœur, les pupitres, la sonorisation, l’éclairage, l’entrée et les tables. Ajoutez 30 minutes si le service traiteur ou l’accueil nécessitent une installation séparée.

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