Zo organiseer je een Koningsdagconcert
Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je artiesten definitief vastlegt. Werk daarna de optredens, techniek, stroom, veiligheid en publieksinformatie uit in één draaiboek. Voor een Koningsdagconcert lopen podium, catering en vrijwilligers snel door elkaar: geluidswensen moeten op tijd binnen zijn en kabels mogen geen looproutes kruisen. Plan de laatste week vooral voor bevestigingen, boodschappen, koelen en het verzamelen van materialen; op de dag zelf wil je alleen nog opbouwen, testen en bijsturen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Artiesten benaderen
2 personen
- 4
Optredens bevestigen
2 personen
- 5
Programma opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Reserveringen maken
- 10
Catering bestellen
2 personen
- 11
Geluidsset reserveren
- 12
Verlichting reserveren
- 13
Stroomvoorziening controleren
2 personen
- 14
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 15
Vluchtroutes bepalen
2 personen
- 16
EHBO-afspraken maken
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Artiesteninformatie versturen
- 19
Technische wensen verzamelen
- 20
Publieksinformatie publiceren
- 21
Weersverwachting controleren
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 25
Materialen verzamelen
2 personen
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Terrein inspecteren
2 personen
- 28
Podiumzone afzetten
3 personen
- 29
Tenten opbouwen
4 personen
- 30
Tafels opstellen
3 personen
- 31
Stoelen neerzetten
3 personen
- 32
Barren inrichten
3 personen
- 33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
- 34
Microfoons aansluiten
2 personen
- 35
Verlichting installeren
2 personen
- 36
Kabels veilig afdekken
2 personen
- 37
Decoratie ophangen
3 personen
- 38
Podium aankleden
2 personen
- 39
Catering klaarzetten
3 personen
- 40
Toiletten controleren
2 personen
- 41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 42
Ingang bewegwijzeren
2 personen
- 43
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
- 44
Artiesten laten soundchecken
3 personen
- 45
Briefing medewerkers geven
2 personen
Event
- 46
Publiek ontvangen
4 personen
- 47
Programma aankondigen
- 48
Optredens begeleiden
3 personen
- 49
Gasten verwelkomen
2 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Dranken serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Koffie en thee verzorgen
2 personen
- 54
Buffet aanvullen
2 personen
- 55
Tafels schoonhouden
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
- 58
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 59
Eindoptreden aankondigen
- 60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 62
Dranken veilig opbergen
2 personen
- 63
Catering opruimen
3 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Tenten afbreken
4 personen
- 67
Afval verzamelen
3 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Locatie schoonmaken
4 personen
- 70
Apparatuur inpakken
3 personen
- 71
Kabels oprollen
2 personen
- 72
Materialen tellen
2 personen
- 73
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 74
Borgmaterialen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 150
- Barkrukkenaantal 8
- Biertafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 180
- Dessertbordenaantal 120
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 120
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 3
- Instrumentkabelsaantal 12
- Audiokabelsaantal 12
- Muziekstatievenaantal 8
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
Verlichting
- LED-lichtpanelenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingsslingersaantal 10
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Nederlandse vlaggenaantal 12
- Oranje vlaggetjesaantal 10
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumdoekenaantal 3
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 200
- Slingersaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerplankenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 3
- Flesopenersaantal 6
- Kur kentrekkersaantal 3
- Servettenhoudersaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Desinfectiesprayaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 3
- Afzethekkenaantal 12
- Pionnenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 12
Communicatie
- Portofoonsaantal 8
- Naamkaartjesaantal 30
- Programmafoldersaantal 200
- Pijlbordenaantal 12
- Whiteboard
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg artiesten en optredens eerst vast en verzamel daarna per act de technische wensen. Noteer microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en benodigde aansluitingen uiterlijk twee weken voor het concert, zodat de geluidsset daarop kan worden afgestemd.
- Maak het programma niet alleen voor bezoekers, maar ook voor de opbouwploeg. Plan minimaal 60 minuten voor de soundcheck en houd tussen optredens 15 minuten vrij voor wisselen, stemmen en het oplossen van kabel- of microfoonproblemen.
- Controleer stroom voordat je luidsprekers, verlichting en catering indeelt. Gebruik stroomhaspels en verlengkabels alleen via veilige routes, leg kabelgoten over looplijnen en houd vluchtroutes volledig vrij; dit wordt bij buitenlocaties vaak te laat geregeld.
- Wacht niet tot de concertdag met vrijwilligersindeling en veiligheidsafspraken. Wijs per blok iemand aan voor artiesten, publieksvragen, catering, EHBO en techniek en geef iedereen uiterlijk 48 uur vooraf locatie, tijden en telefoonnummer van de coördinator.
- Bestel catering op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je de bestelling plaatst. Koel dranken de dag ervoor, controleer dezelfde ochtend glazen, borden en serveerbestek en houd een kleine reserve voor breuk en onverwachte bezoekers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Regel techniek, catering, vrijwilligers en het veiligheidsplan uiterlijk 2 tot 3 weken voor de concertdag.
- Wanneer moet ik de technische wensen van artiesten opvragen?
- Vraag de technische informatie direct na de eerste bevestiging op en sluit de inventaris uiterlijk 2 weken vooraf. Dan kun je luidsprekers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, monitoren en kabels nog aanpassen of reserveren.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Koningsdagconcert?
- Plan minstens 3 uur voor tenten, tafels, geluidsset, verlichting en stroom, plus 60 minuten voor soundcheck. Bij meerdere optredens of een onbekende locatie is 4 uur opbouw realistischer.
- Wat moet ik de dag voor een Koningsdagconcert regelen?
- Koel de dranken, verzamel materialen en controleer het draaiboek, de weersverwachting en de vrijwilligersbezetting. Leg ook publieksinformatie, artiesteninformatie en telefoonnummers klaar, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te zoeken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!