Organiser un concert du Koningsdag sans rien oublier

Un concert du Koningsdag se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les autorisations, puis les artistes, le programme et les inscriptions. La technique et la sécurité doivent être verrouillées avant de communiquer les horaires au public. Prévoyez ensuite le catering, les boissons, les bénévoles et le montage. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, les besoins techniques des artistes et le refroidissement des boissons.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Contacter les artistes
2 personnes
4
Confirmer les prestations
2 personnes
5
Élaborer le programme
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Commander le catering
2 personnes
11
Réserver le matériel de sonorisation
12
Réserver l’éclairage
13
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
14
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
15
Définir les issues de secours
2 personnes
16
Prendre les dispositions de premiers secours
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Envoyer les informations sur les artistes
19
Recueillir les besoins techniques
20
Publier les informations au public
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Rassembler le matériel
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Inspecter le site
2 personnes
28
Balisage de la zone de scène
3 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Aménager les bars
3 personnes
33
Installer le système de sonorisation
3 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Décorer la scène
2 personnes
39
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Signaler l’entrée
2 personnes
43
Effectuer la balance technique
3 personnes
44
Faire faire la balance sonore aux artistes
3 personnes
45
Briefer les collaborateurs
2 personnes

Événement

46
Accueillir le public
4 personnes
47
Annoncer le programme
48
Accompagner les spectacles
3 personnes
49
Accueillir les invités
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Préparer le café et le thé
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
58
Répondre aux questions du public
2 personnes
59
Annoncer le spectacle de clôture
60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Emballer le matériel
3 personnes
71
Enrouler les câbles
2 personnes
72
Compter le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Vérifier le matériel de caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 150
Tabourets de barqté 8
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles audioqté 12
Pieds de microqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Panneaux lumineux LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineuses d’ambianceqté 10
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Fanions orangeqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 3
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Guirlandesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches de serviceqté 6
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Décapsuleursqté 6
Tire-bouchons à voletqté 3
Porte-serviettesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Spray désinfectantqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 3
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Brochures du programmeqté 200
Panneaux indicateursqté 12
Tableau blanc

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations, au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Sans ces validations, évitez de confirmer les artistes ou d’envoyer les invitations.
Demandez à chaque artiste sa fiche technique au plus tard 4 semaines avant l’événement. Faites préciser les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et besoins électriques nécessaires.
Testez l’alimentation électrique avant le montage et répartissez les appareils sur plusieurs circuits si nécessaire. Gardez les rallonges, multiprises et enrouleurs hors des zones de passage, avec des goulottes pour les câbles.
Fixez les horaires de balances, de changement de plateau et de début des prestations dans un programme unique. Envoyez les informations pratiques au public au moins 7 jours avant, puis vérifiez la météo 48 heures avant.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les encas avant l’arrivée du public. Comptez les verres réutilisables, assiettes et couverts à partir du nombre d’inscrits, avec une marge d’environ 10 % pour les remplacements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert du Koningsdag ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les artistes, la sonorisation et le plan de sécurité doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il réserver la sonorisation pour un concert du Koningsdag ?: Réservez-la au moins 6 semaines avant l’événement, après avoir recueilli les besoins techniques des artistes. Faites valider la liste du matériel et l’alimentation électrique 2 à 3 semaines avant le montage.
Quand envoyer les invitations et les informations au public ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant. Renvoyez les horaires, l’accès et les consignes pratiques 7 jours avant le concert.
Combien de boissons prévoir pour un concert du Koningsdag ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par personne et par heure. Refroidissez une première réserve la veille et ajustez les achats après le nombre d’inscriptions.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.