Zo organiseer je een koffieproeverij

Begin met het programma en de proefvolgorde, niet met de aankleding. Bepaal hoeveel koffies je laat proeven, verzamel dieetwensen en bestel daarna de bonen, hapjes en benodigdheden. Test de koffieapparatuur vooraf en richt per proefstation een vaste werkplek in met proefglazen, water en proefkaarten. Op de dag zelf werk je van registratie en opstelling naar portioneren, serveren en ontvangen, zodat je tijdens de proeverij niet meer hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Bezoekerslijst bijwerken
5
Koffiebonen bestellen
6
Proefvolgorde bepalen
2 personen
7
Proefkaarten ontwerpen
8
Proefkaarten printen
9
Leveringen controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Koffiebonen portioneren
2 personen
12
Koffiebonen etiketteren
2 personen
13
Koele producten opslaan
14
Apparatuur testen
2 personen
15
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
16
Proefstations indelen
2 personen
17
Koffieapparatuur opstellen
2 personen
18
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
19
Water- en melkstation inrichten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Gebak en hapjes uitstallen
2 personen
22
Proefkaarten neerleggen
23
Entree en registratie inrichten
2 personen
24
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstkoffie serveren
2 personen
27
Proefronde toelichten
28
Koffierondes bereiden
3 personen
29
Koffie serveren
4 personen
30
Proefnotities toelichten
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
34
Werkstations schoonhouden
2 personen
35
Laatste koffieronde serveren
3 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Koffieapparatuur reinigen
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Overgebleven voorraad verpakken
2 personen
43
Huurmaterialen retourneren
2 personen
44
Apparatuur droog opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Schoteltjesaantal 60
Proefglazenaantal 120
Waterglazenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Theelepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Koffiemolensaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koffieweegschalenaantal 4
Timersaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Keuken

Waterkannenaantal 6
Melkkannenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 4

Decoratie

Proefkaartenaantal 60
Koffielabelsaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Menustandaardsaantal 8
Naambadgesaantal 60
Pennenaantal 60

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegers en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de proefvolgorde vóór je de koffiebonen bestelt. Zet lichtere en subtielere koffies eerst en krachtigere smaken later; maak per koffie een gelabelde portie klaar.
Test koffiezetapparaten, koffiemolens, waterkokers, timers en stekkerdozen uiterlijk één dag van tevoren. Zo ontdek je op tijd ontbrekende kabels, een defect apparaat of een onhandige opstelling.
Richt voor elk proefstation dezelfde basis in: koffie, proefglazen, waterglazen, lepels, een timer en een proefkaart. Een vaste indeling voorkomt dat bezoekers of begeleiders tijdens elke ronde spullen moeten zoeken.
Zet het water- en melkstation los van de proefstations. Vul waterkannen en melkkannen vlak voor ontvangst en houd koele producten tot het laatste moment in koelboxen of koeling.
Leg proefkaarten en koffielabels pas neer nadat de stations en proefvolgorde definitief zijn gecontroleerd. Plan minstens 30 minuten vóór de eerste gasten voor opstelling, veiligheidscontrole en registratie.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb je nodig voor een koffieproeverij?: Reken per deelnemer op één kleine proefportie per koffie. Bij zes koffies en 12 deelnemers heb je dus 72 proefporties nodig; bestel daarnaast ongeveer 10% extra voor morsen, opnieuw proeven en afstellen van de maling.
Hoe lang duurt een koffieproeverij?: Reken voor zes koffies op ongeveer 90 tot 120 minuten, inclusief uitleg en korte pauzes. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten vooraf voor opbouw, portioneren, apparatuur testen en het klaarzetten van de proefkaarten.
In welke volgorde serveer je koffie bij een proeverij?: Begin met de lichtste en meest delicate koffie en eindig met de zwaarste of meest uitgesproken smaak. Leg de volgorde vast vóór het etiketteren, zodat labels, proefkaarten en serveermomenten overeenkomen.
Wat moet je een week voor een koffieproeverij regelen?: Verstuur uiterlijk zeven dagen vooraf de uitnodigingen, verwerk de aanmeldingen en vraag dieetwensen uit. Bestel daarna de koffiebonen en controleer of apparatuur, servies, proefglazen en voldoende zitplaatsen beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.