Organiser une dégustation de café, étape par étape

Une dégustation de café réussie repose sur un parcours simple : inscrire les participants, préparer les cafés dans le bon ordre et éviter les attentes entre deux essais. Commence par fixer le nombre de visiteurs, puis adapte les stations, les tasses et les machines à ce volume. Les cartes de dégustation doivent être prêtes avant l’arrivée du premier invité. Prévois aussi un point d’eau, du lait, des en-cas et une solution pour gérer rapidement le marc et la vaisselle utilisée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Mettre à jour la liste des visiteurs
5
Commander des grains de café
6
Définir l’ordre des essais
2 personnes
7
Concevoir les cartes de dégustation
8
Imprimer les cartes de dégustation
9
Vérifier les livraisons
10
Faire les courses
2 personnes
11
Répartir les grains de café
2 personnes
12
Étiqueter les grains de café
2 personnes
13
Ranger les produits frais
14
Tester l'équipement
2 personnes
15
Installer les tables et les chaises
3 personnes
16
Répartir les stations de dégustation
2 personnes
17
Installer l’équipement café
2 personnes
18
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
19
Installer le point d’eau et de lait
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Présenter les pâtisseries et les amuse-bouches
2 personnes
22
Installer les cartes de dégustation
23
Aménager l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
24
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Servir le café de bienvenue
2 personnes
27
Expliquer le tour de dégustation
28
Préparer les tournées de café
3 personnes
29
Servir le café
4 personnes
30
Expliquer les notes de dégustation
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
34
Maintenir les postes de travail propres
2 personnes
35
Servir la dernière tournée de café
3 personnes
36
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Nettoyer l’équipement à café
2 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Emballer le stock restant
2 personnes
43
Retourner les matériels de location
2 personnes
44
Ranger le matériel au sec
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 48
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Sous-tassesqté 60
Verres de dégustationqté 120
Verres à eauqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Moulins à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Balances à caféqté 4
Chronomètresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Cuisine

Carafes d’eauqté 6
Pichets à laitqté 8
Carafeqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 4

Décoration

Cartes de dégustationqté 60
Étiquettes à caféqté 12
Nappesqté 8
Supports de menuqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 60

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe l’ordre des essais avant de répartir les grains. Commence par les cafés les plus légers et garde les profils plus intenses pour la fin, afin de ne pas masquer les arômes précédents.
Prépare une station pour 6 à 8 personnes lorsque c’est possible. Au-delà, les invités attendent pour goûter, utiliser le moulin ou noter leurs impressions.
Teste chaque machine, moulin, bouilloire, rallonge et multiprise le jour précédent, puis refais un essai au moins 60 minutes avant l’accueil. Une panne électrique ou un mauvais réglage ralentit immédiatement toute la dégustation.
Imprime une carte par participant et quelques exemplaires supplémentaires, puis étiquette les grains séparément. Sans ces repères, les invités confondent facilement les cafés après deux ou trois dégustations.
Installe l’eau, le lait, les verres et les en-cas avant de servir le premier café. Prévoyez environ 10 à 15 minutes pour l’enregistrement et gardez les produits frais au frais jusqu’au moment du service.

Questions fréquentes

Combien de cafés prévoir pour une dégustation ?: Prévoyez généralement 4 à 6 cafés par personne pour une séance de 60 à 90 minutes. Comptez aussi une marge de 10 % pour les inscriptions de dernière minute, les pertes et les essais techniques.
Combien de temps faut-il pour préparer une dégustation de café ?: Commencez les invitations et les inscriptions 2 à 3 semaines avant la date. La veille, préparez les cartes, étiquetez les grains et vérifiez les livraisons ; arrivez au moins 60 minutes avant les invités pour installer les stations.
Dans quel ordre faire goûter les cafés ?: Faites goûter d’abord les cafés légers et délicats, puis les cafés plus corsés ou plus torréfiés. Gardez un verre d’eau entre les essais et prévoyez environ 8 à 10 minutes par café pour la préparation et les notes.
Quel matériel faut-il prévoir par station de dégustation ?: Prévoyez au minimum une machine ou une méthode d’extraction, un moulin si nécessaire, une bouilloire, une balance, un chronomètre, des tasses, des cuillères et des verres d’eau. Pour 6 à 8 personnes, ajoutez suffisamment de vaisselle de rechange pour éviter une interruption pendant le service.

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