So organisierst du eine Kaffeeverkostung
Bei einer Kaffeeverkostung entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Erst Anmeldungen und Ernährungswünsche klären, dann Bohnen, Verkostungsfolge und Material festlegen. Plane die Probierstationen so, dass jede Gruppe dieselben Kaffees unter vergleichbaren Bedingungen probiert. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lieferungen, Portionierung, Beschriftung und Gerätetests. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem eine klare Anmeldung, Wasser, Milch und kurze Pausen zwischen den Sorten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Besucherliste aktualisieren
- 5
Kaffeebohnen bestellen
- 6
Reihenfolge der Verkostung festlegen
2 Personen
- 7
Probierkarten gestalten
- 8
Testkarten drucken
- 9
Lieferungen überprüfen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Kaffeebohnen portionieren
2 Personen
- 12
Kaffeebohnen etikettieren
2 Personen
- 13
Kühlprodukte lagern
- 14
Geräte testen
2 Personen
- 15
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
- 16
Probierstationen einteilen
2 Personen
- 17
Kaffeeausrüstung aufbauen
2 Personen
- 18
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 19
Wasser- und Milchstation einrichten
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Gebäck und Snacks auslegen
2 Personen
- 22
Probierkarten auslegen
- 23
Eingang und Anmeldung einrichten
2 Personen
- 24
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 25
Gäste empfangen
3 Personen
- 26
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 27
Proberunde erläutern
- 28
Kaffeerunden vorbereiten
3 Personen
- 29
Kaffee servieren
4 Personen
- 30
Verkostungsnotizen erläutern
2 Personen
- 31
Snacks servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 34
Arbeitsstationen sauber halten
2 Personen
- 35
Letzte Kaffeerunde servieren
3 Personen
- 36
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 39
Kaffeeausrüstung reinigen
2 Personen
- 40
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 41
Location reinigen
3 Personen
- 42
Übrig gebliebenen Vorrat verpacken
2 Personen
- 43
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 44
Ausrüstung trocken lagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 48
- BuffetischeAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- UntertassenAnz. 60
- ProbiergläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 60
- TortenplattenAnz. 60
- TeelöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- KaffeemühlenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- Kaffee-WaagenAnz. 4
- TimerAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Küche
- WasserkannenAnz. 6
- MilchkannenAnz. 8
- KaraffeAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 10
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
Dekoration
- ProbierkartenAnz. 60
- KaffeelabelsAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- MenükartenständerAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 60
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 4
- PutzlappenAnz. 12
- Handfeger und KehrschaufelAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestelle die Kaffeebohnen früh genug, damit du Lieferungen mindestens 3 bis 5 Tage vor der Verkostung prüfen kannst. So bleibt Zeit, fehlende Sorten oder falsche Mengen nachzubestellen.
- Lege die Reihenfolge der Verkostung spätestens eine Woche vorher fest. Beginne mit milderen Kaffees und ordne kräftigere oder besonders fruchtige Sorten später ein, damit die Aromen nicht zu früh überlagert werden.
- Portioniere und etikettiere die Bohnen am Vortag. Verwende für jede Probe eine eigene Probierkarte und notiere darauf mindestens Name, Menge und Reihenfolge.
- Teste Kaffeemaschinen, Mühlen, Wasserkocher, Waagen und Timer am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und plane pro Station eine gut erreichbare Stromversorgung ein.
- Richte Wasser- und Milchstation sowie Snacks vor dem Einlass ein. Rechne mit mindestens einem Wasserglas pro Person und stelle Gebäck so auf, dass es zwischen den Proben leicht erreichbar ist.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kaffeeverkostung organisieren?
- Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Einladungen und Anmeldungen. Bestelle die Bohnen spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Nachbestellungen noch möglich sind.
- Wie viele Kaffees braucht man für eine Verkostung?
- Plane für eine überschaubare Runde etwa 4 bis 6 Kaffeesorten ein. Bei mehr als 6 Sorten werden Geschmack und Konzentration schnell unübersichtlich; teile die Verkostung dann in zwei Abschnitte mit einer kurzen Pause.
- Wie viel Kaffee braucht man pro Person bei einer Verkostung?
- Rechne je Sorte mit etwa 10 bis 12 Gramm Bohnen pro Person, abhängig von Rezept und Gruppengröße. Bei 20 Personen und 5 Sorten brauchst du damit ungefähr 1 bis 1,2 Kilogramm Bohnen, zuzüglich einer kleinen Reserve.
- Was muss am Tag der Kaffeeverkostung zuerst erledigt werden?
- Baue die Kaffeeausrüstung und Probierstationen etwa 2 Stunden vor dem Einlass auf. Teste jede Maschine, stelle Wasser und Geschirr bereit und richte die Anmeldung mindestens 30 Minuten vor Beginn vollständig ein.
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