Zo organiseer je een koffieochtend zonder last-minute gedoe

Begin met de ruimte, de datum en het aantal gasten. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je boodschappen en servies kunt afstemmen op het werkelijke aantal bezoekers. Test koffieapparaten en waterkokers vooraf en spreek af wie de ontvangst, registratie en bediening doet. Op de ochtend zelf werk je van ruimte openen en tafels opstellen naar koffie zetten, eten klaarzetten en gasten verwelkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Boodschappenlijst controleren
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Servies en materialen verzamelen
2 personen
9
Koffieapparaten testen
10
Koelproducten controleren
11
Taakverdeling bevestigen
2 personen

Event

12
Ruimte openen
2 personen
13
Ruimte ventileren
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen klaarzetten
2 personen
16
Tafels dekken
3 personen
17
Koffie zetten
2 personen
18
Thee voorbereiden
19
Koude dranken klaarzetten
20
Gebak en broodjes klaarzetten
2 personen
21
Naamkaartjes klaarleggen
22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
23
Gasten verwelkomen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Koffie en thee serveren
2 personen
26
Hapjes en broodjes aanvullen
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
29
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

30
Eten en drinken opruimen
2 personen
31
Servies afwassen
3 personen
32
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
33
Afval verzamelen
2 personen
34
Ruimte schoonmaken
3 personen
35
Materialen opbergen
2 personen
36
Overgebleven eten verpakken
37
Koelmaterialen legen
38
Afvalcontainers terugplaatsen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Kapstokkenaantal 2
Tafelkleedjesaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Gebaksvorkjesaantal 50
Broodmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Serveerschalenaantal 8
Dienbladenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Suikerkommenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Broodmandenaantal 4
Vershoudbakkenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Naamkaartjeshoudersaantal 50
Welkomstbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bevestiging van aanmeldingen uiterlijk 3 dagen vooraf. Noteer daarbij niet alleen het totaal, maar ook dieetwensen en het verwachte aantal koffiedrinkers en theedrinkers.
Test koffieapparaten, waterkokers en verlengsnoeren minimaal 1 dag van tevoren. Controleer of je genoeg thermoskannen hebt om koffie warm te houden terwijl een nieuw apparaat draait.
Zet ontvangst en catering uit elkaar: maak een ontvangsttafel met naamkaartjes en registratie klaar en plaats koffie, thee, water, gebak en broodjes op aparte serveerpunten. Zo ontstaat er bij binnenkomst minder snel een rij.
Bereid koelproducten pas kort voor opening en bewaar ze tot dat moment gekoeld. Zet melk, water en koude dranken niet langer dan ongeveer 30 minuten vooraf op tafel.
Reserveer na afloop minstens 30 minuten voor servies, afval en gemorste koffie. Zet afvalbakken, een bezem en blik en een dweilset al klaar voordat de eerste gast arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een koffieochtend organiseren?: Reserveer de ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen 2 tot 3 weken voor de koffieochtend en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen van tevoren.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een koffieochtend?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 koppen per persoon, verdeeld over koffie en thee. Voor een bijeenkomst van 20 mensen betekent dat ongeveer 40 tot 60 koppen; houd extra heet water achter de hand voor theedrinkers.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een koffieochtend?: Vraag dieetwensen al bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw bij de aanmeldingsbevestiging. Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een definitieve lijst, zodat je gebak, broodjes en beleg gericht kunt inkopen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een koffieochtend klaar te zetten?: Plan voor een kleine koffieochtend minstens 90 minuten opbouwtijd. Daarin passen ruimte ventileren, tafels en stoelen plaatsen, servies dekken, ontvangst inrichten en koffie, thee en eten voorbereiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.