Kaffeemorgen organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Bei einem Kaffeemorgen entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Reserviere zuerst den Raum, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Danach planst du Einkauf, Geschirr und Aufgabenverteilung, bevor am Veranstaltungstag Raum, Tische und Getränke vorbereitet werden. Besonders oft fehlen Zeit für einen Test der Kaffeemaschinen, ausreichend Tassen oder ein klarer Empfangstisch.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Anmeldungen bestätigen
- 6
Einkaufsliste prüfen
- 7
Einkaufen gehen
2 Personen
- 8
Geschirr und Materialien einsammeln
2 Personen
- 9
Kaffeemaschinen testen
- 10
Kühlprodukte kontrollieren
- 11
Aufgabenverteilung bestätigen
2 Personen
Event
- 12
Raum öffnen
2 Personen
- 13
Raum lüften
- 14
Tische aufstellen
3 Personen
- 15
Stühle aufstellen
2 Personen
- 16
Tische eindecken
3 Personen
- 17
Kaffee zubereiten
2 Personen
- 18
Tee vorbereiten
- 19
Kalte Getränke bereitstellen
- 20
Gebäck und Brötchen bereitstellen
2 Personen
- 21
Namensschilder bereitlegen
- 22
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 23
Gäste begrüßen
2 Personen
- 24
Anwesenheit erfassen
- 25
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 26
Snacks und Brötchen nachfüllen
2 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
- 28
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 29
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 30
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 31
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 32
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 33
Abfall sammeln
2 Personen
- 34
Raum reinigen
3 Personen
- 35
Materialien verstauen
2 Personen
- 36
Übrig gebliebenes Essen verpacken
- 37
Kühlmaterialien entleeren
- 38
Abfallcontainer zurückstellen
- 39
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- TeegläserAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- TortenplattenAnz. 50
- TeelöffelAnz. 50
- GebäckgabelnAnz. 50
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
Küche
- ServierschalenAnz. 8
- TablettsAnz. 4
- MilchkännchenAnz. 4
- ZuckerschalenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 6
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- NamensschildhalterAnz. 50
- Willkommensschild
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischset
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Anmeldung spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Kaffeemorgen ab. So kannst du Ernährungswünsche prüfen, Anmeldungen bestätigen und Gebäck, Brötchen sowie Milch passend einkaufen.
- Teste jede Kaffeemaschine mindestens am Vortag und lege Verlängerungskabel, Wasserkocher und Thermoskannen bereit. Ein Funktionstest verhindert, dass der Kaffee erst nach Beginn der Begrüßung fertig wird.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste ein. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf und decke Tassen, Teegläser, Teelöffel und Serviergeschirr ein.
- Richte den Empfangstisch vor dem Öffnen des Raums ein und lege Namensschilder sichtbar bereit. Bestimme außerdem eine Person für die Anwesenheitserfassung, damit die Begrüßung nicht ins Stocken gerät.
- Bereite Kaffee und Tee erst kurz vor dem Empfang vor und stelle kalte Getränke, Wasser sowie Gebäck getrennt voneinander bereit. Abfallbehälter, Frischhaltedosen und ein Wischset werden häufig vergessen, obwohl beim Servieren schnell etwas verschüttet wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kaffeemorgen organisieren?
- Beginne etwa 2 bis 3 Wochen vorher mit der Raumreservierung und den Einladungen. Fünf bis 7 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einkaufsliste feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kaffeemorgen?
- Plane mindestens 60 Minuten für Lüften, Mobiliar, Tischdecken, Geschirr und den Empfangstisch ein. Wenn die Kaffeemaschinen erst vor Ort getestet werden, sind zusätzlich 15 bis 20 Minuten sinnvoll.
- Wann sollte man Kaffee und Tee vorbereiten?
- Bereite Kaffee und Tee etwa 15 bis 20 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste vor. Thermoskannen halten die Getränke bereit, während du den Empfang und die Anwesenheit organisierst.
- Was wird bei einem Kaffeemorgen am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen passende Tassen und Teelöffel, Milchkännchen, Zuckerschalen oder ein Brotmesser. Prüfe Geschirr, Verlängerungskabel und Abfallbehälter spätestens am Vortag anhand der Einkaufsliste.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!