Comment organiser une matinée café, étape par étape

Une matinée café se prépare surtout dans le bon ordre : réserver la salle, connaître le nombre de participants, puis organiser les boissons, la nourriture et l’accueil. Prévoyez un délai pour recueillir les besoins alimentaires et confirmer les inscriptions avant de faire les courses. Le jour même, testez les machines à café, installez les tables et préparez la table d’accueil avant l’arrivée des invités. Ce déroulé évite les files d’attente et les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les inscriptions
6
Vérifier la liste des courses
7
Faire les courses
2 personnes
8
Rassembler la vaisselle et le matériel
2 personnes
9
Tester les machines à café
10
Contrôler les produits réfrigérés
11
Confirmer la répartition des tâches
2 personnes

Événement

12
Ouvrir la salle
2 personnes
13
Aérer la salle
14
Installer les tables
3 personnes
15
Installer les chaises
2 personnes
16
Dresser les tables
3 personnes
17
Préparer le café
2 personnes
18
Préparer le thé
19
Préparer les boissons fraîches
20
Préparer les viennoiseries et les sandwichs
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
22
Aménager la table d'accueil
2 personnes
23
Accueillir les invités
2 personnes
24
Enregistrer la présence
25
Servir le café et le thé
2 personnes
26
Réapprovisionner les amuse-bouches et les sandwiches
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
28
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
29
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

30
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
31
Faire la vaisselle
3 personnes
32
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
33
Rassembler les déchets
2 personnes
34
Nettoyer l’espace
3 personnes
35
Ranger le matériel
2 personnes
36
Emballer les restes
37
Vider les éléments de refroidissement
38
Remettre en place les conteneurs à déchets
39
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Cuillères à caféqté 50
Fourchettes à gâteauqté 50
Couteau à painqté 2
Louchesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Rallongesqté 3

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Plateauxqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Carafes d’eauqté 4
Corbeilles à painqté 4
Boîtes de conservationqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 4
Porte-nomsqté 50
Panneau d’accueil

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Vérifiez aussi l’accès aux prises électriques, l’espace pour les porte-manteaux et le temps disponible pour l’installation.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant la matinée café. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu, puis confirmez le nombre final avant les achats.
Prévoyez environ 2 tasses de café ou de thé par personne pour une matinée de 2 heures, avec une marge de 10 %. Préparez aussi assez de verres à eau et de vaisselle pour éviter de devoir laver pendant le service.
Testez chaque machine à café et chaque bouilloire la veille. Repérez les rallonges nécessaires, contrôlez les produits réfrigérés et préparez les thermos pour maintenir les boissons disponibles dès l’accueil.
Arrivez 60 à 90 minutes avant le début. Aérez la salle, installez les tables et les chaises, dressez les tables, préparez les badges nominatifs et placez les boissons sur des plateaux pour fluidifier l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une matinée café ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour réserver la salle et envoyer les invitations. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être clôturés environ 7 jours avant, afin de faire les courses avec un nombre fiable.
Quelle quantité de café prévoir pour une matinée café ?: Comptez environ 2 tasses par personne pour une matinée de 2 heures, puis ajoutez une marge de 10 %. Pour 30 invités, prévoyez donc au moins 66 tasses, sans oublier le thé, l’eau et le lait.
Quand préparer la salle pour une matinée café ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités. Gardez les 20 dernières minutes pour préparer le café, le thé, les boissons fraîches et la table d’accueil.
Que faire si des invités ont des besoins alimentaires particuliers ?: Demandez ces informations lors de l’inscription, au plus tard 7 jours avant l’événement. Séparez ensuite les produits concernés et identifiez-les clairement au moment de dresser les tables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.