Zo organiseer je een koffieochtend zonder last-minute stress
Een koffieochtend staat of valt met een goede volgorde. Reserveer eerst de ruimte en verstuur de uitnodigingen, zodat je weet hoeveel stoelen, kopjes en eten nodig zijn. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen en controleer de boodschappen voordat je de ruimte inricht. Test koffieapparaten en verlengsnoeren vooraf; op de ochtend zelf wil je alleen nog tafels dekken, koffie zetten en gasten ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Ruimte reserveren
- 2
Uitnodigingen opstellen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Bezoekerslijst bijwerken
- 7
Levering van boodschappen controleren
2 personen
- 8
Boodschappen doen
2 personen
- 9
Koelproducten koelen
- 10
Taart en brood bewaren
- 11
Koffieapparaten testen
2 personen
- 12
Ruimte openen
2 personen
- 13
Ruimte ventileren
- 14
Tafels opstellen
3 personen
- 15
Stoelen neerzetten
3 personen
- 16
Tafels afdekken
2 personen
- 17
Koffie zetten
2 personen
- 18
Thee en cacao klaarzetten
- 19
Brood en beleg voorbereiden
2 personen
- 20
Gebak en fruit uitstallen
2 personen
- 21
Dieetlabels plaatsen
- 22
Ontvangsttafel inrichten
- 23
Muziek zacht aanzetten
Event
- 24
Gasten ontvangen
2 personen
- 25
Koffie en thee serveren
2 personen
- 26
Ontbijt en gebak serveren
2 personen
- 27
Dranken bijvullen
- 28
Eet- en drinkwaren aanvullen
- 29
Gebruikt servies ophalen
2 personen
- 30
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
- 31
Voedsel veilig opbergen
2 personen
- 32
Afval verzamelen
2 personen
- 33
Servies afwassen
2 personen
- 34
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 35
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 36
Toilet controleren en reinigen
- 37
Apparatuur schoonmaken
2 personen
- 38
Materialen terugbrengen
2 personen
- 39
Borg en reservering afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 48
- Tafelkledenaantal 6
- Kledingrek
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Theeglazenaantal 50
- Waterglazenaantal 50
- Gebaksbordjesaantal 50
- Broodbordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 2
- Serveermessenaantal 3
- Maatbekersaantal 2
- Theelepelsaantal 6
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 4
- Menubordjesaantal 6
- Naamkaartjesaantal 50
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de boodschappencontrole uiterlijk één dag vooraf. Koel melk en andere koelproducten direct en bewaar taart en brood afgedekt, zodat je op de ochtend zelf geen tijd verliest aan zoeken of controleren.
- Test elk koffiezetapparaat en elke waterkoker minstens één dag vooraf met de beschikbare stekkerdozen en verlengsnoeren. Controleer ook of de stroomvoorziening meerdere apparaten tegelijk aankan.
- Maak de bezoekerslijst definitief zodra de aanmeldtermijn sluit en zet dieetlabels klaar vóór het eten wordt uitgestald. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet meer uit te zoeken welk beleg of gebak geschikt is.
- Open de ruimte ongeveer 60 minuten voor aanvang. Gebruik de eerste 15 minuten voor ventileren en de tafels en stoelen, daarna voor tafelkleden, servies en de ontvangsttafel.
- Zet koffie niet allemaal tegelijk als de koffieochtend langer duurt dan één uur. Begin met een eerste ronde vlak voor de ontvangst en houd water, thee en cacao apart klaar voor bezoekers die geen koffie drinken.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel koffie heb ik nodig voor een koffieochtend?
- Reken op 2 tot 3 koppen koffie per persoon voor een koffieochtend van ongeveer 2 uur. Zet daarnaast thee, cacao en water klaar, zodat niet iedereen koffie hoeft te drinken.
- Hoe lang van tevoren moet ik een koffieochtend organiseren?
- Reserveer de ruimte bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en verstuur de uitnodigingen 2 tot 3 weken voor de datum. Vraag dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf op, zodat je boodschappen gericht kunt doen.
- Hoeveel stoelen en kopjes heb ik nodig?
- Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en houd 10 procent extra ruimte aan als dat kan. Voor kopjes en glazen is één set per persoon voldoende, plus ongeveer 10 procent reserve voor omvallen of extra rondes.
- Wanneer zet je koffie bij een koffieochtend?
- Zet de eerste koffie ongeveer 10 minuten voor de start, zodat die warm is bij binnenkomst. Vul daarna aan in kleinere rondes; zo staat de koffie niet de hele ochtend te wachten en houd je zicht op de voorraad.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!