Cómo organizar una mañana de café paso a paso
Una mañana de café funciona mejor cuando la organizas en dos partes: primero cierras asistentes, espacio y compras; después preparas el montaje y las bebidas. Empieza por reservar el lugar y enviar las invitaciones con tiempo para recoger inscripciones y preferencias dietéticas. El día anterior comprueba la entrega, enfría lo necesario y prueba las cafeteras. El mismo día, monta las mesas, prepara café, té y cacao, y deja señalizados los alimentos antes de recibir a los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el espacio
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Actualizar la lista de visitantes
- 7
Comprobar la entrega de la compra
2 personas
- 8
Hacer la compra
2 personas
- 9
Enfriar los productos refrigerados
- 10
Guardar la tarta y el pan
- 11
Probar las cafeteras
2 personas
- 12
Abrir el espacio
2 personas
- 13
Ventilar el espacio
- 14
Montar mesas
3 personas
- 15
Colocar sillas
3 personas
- 16
Cubrir las mesas
2 personas
- 17
Preparar café
2 personas
- 18
Preparar té y cacao
- 19
Preparar el pan y los acompañamientos
2 personas
- 20
Colocar pasteles y fruta
2 personas
- 21
Colocar las etiquetas dietéticas
- 22
Montar la mesa de recepción
- 23
Poner la música suave
Evento
- 24
Recibir a los invitados
2 personas
- 25
Servir café y té
2 personas
- 26
Servir desayuno y bollería
2 personas
- 27
Rellenar las bebidas
- 28
Reponer alimentos y bebidas
- 29
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 30
Despedirse de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 31
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
- 32
Recoger la basura
2 personas
- 33
Lavar la vajilla
2 personas
- 34
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 35
Limpiar el espacio
2 personas
- 36
Comprobar y limpiar el baño
- 37
Limpiar el equipo
2 personas
- 38
Devolver los materiales
2 personas
- 39
Gestionar el depósito y la reserva
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 48
- Mantelescant. 6
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos de técant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Platos de postrecant. 50
- Platos para pancant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Cuchillos de servircant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Cucharillascant. 6
Decoración
- Arreglos floralescant. 4
- Carteles del menúcant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 50
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 10 días de antelación y fija una fecha límite de respuesta 3 días antes del encuentro. Así podrás actualizar la lista y comprar según el número real de asistentes.
- Comprueba las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y coloca etiquetas junto a pasteles, fruta, pan y acompañamientos. No dejes esta identificación para cuando ya estén llegando los invitados.
- Prueba cada cafetera y tetera el día anterior, incluidos cables alargadores y regletas. Una prueba de 15 minutos evita descubrir durante el montaje que falta una conexión o que un aparato no calienta.
- Enfría los productos refrigerados al menos 4 horas antes de servirlos y guarda la tarta y el pan por separado. Prepara también jarras de café y té suficientes para no tener que interrumpir la recepción.
- Abre y ventila el espacio 30 minutos antes de la llegada, monta primero mesas y sillas y deja la mesa de recepción para el final. Coloca tazas, vasos, platos, cubiertos y pinzas antes de sacar la comida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una mañana de café?
- Reserva el espacio y envía las invitaciones al menos 10 días antes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 3 días antes para poder ajustar la compra y el montaje.
- ¿Cuándo hay que preparar el café y el té?
- Prepara el café, el té y el cacao justo antes de recibir a los invitados, normalmente dentro de los 30 minutos previos. Prueba las cafeteras y teteras el día anterior para evitar retrasos.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el espacio?
- Empieza el montaje aproximadamente 60 minutos antes y abre el espacio 30 minutos antes para ventilarlo. Deja listas las mesas, sillas, vajilla, etiquetas y la mesa de recepción antes de la llegada.
- ¿Cuándo se deben enfriar los productos refrigerados?
- Ponlos en frío al menos 4 horas antes de servirlos, siempre que el espacio de almacenamiento lo permita. Guarda la tarta y el pan por separado y sácalos siguiendo el orden de servicio.
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