Organiser une matinée café sans rien oublier

Une matinée café se prépare surtout dans le bon ordre : réserver la salle, connaître le nombre de participants, puis ajuster les boissons, le pain et les pâtisseries. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant les achats, pas le jour même. Prévoyez aussi un temps dédié aux machines à café, à l’installation des tables et au refroidissement des produits. Le jour venu, ouvrez et aérez la salle assez tôt pour pouvoir accueillir les invités sans courir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des visiteurs
7
Vérifier la livraison des courses
2 personnes
8
Faire les courses
2 personnes
9
Mettre les produits réfrigérés au frais
10
Stocker le gâteau et le pain
11
Tester les machines à café
2 personnes
12
Ouvrir la salle
2 personnes
13
Aérer la salle
14
Installer les tables
3 personnes
15
Installer les chaises
3 personnes
16
Dresser les tables
2 personnes
17
Préparer le café
2 personnes
18
Préparer le thé et le cacao
19
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
20
Installer les pâtisseries et les fruits
2 personnes
21
Placer les étiquettes de régime
22
Aménager la table d'accueil
23
Mettre la musique à faible volume

Événement

24
Accueillir les invités
2 personnes
25
Servir le café et le thé
2 personnes
26
Servir le petit-déjeuner et les viennoiseries
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
28
Ravitaillement en boissons et en nourriture
29
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
30
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

31
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
32
Rassembler les déchets
2 personnes
33
Faire la vaisselle
2 personnes
34
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
35
Nettoyer l’espace
2 personnes
36
Vérifier et nettoyer les toilettes
37
Nettoyer le matériel
2 personnes
38
Rapporter le matériel
2 personnes
39
Gérer la caution et la réservation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 48
Nappesqté 6
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Assiettes à painqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 2
Couteaux de serviceqté 3
Verres doseursqté 2
Cuillères à caféqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 4
Étiquettes de menuqté 6
Badges nominatifsqté 50

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et envoyez les invitations suffisamment tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la matinée. Gardez ensuite une liste à jour jusqu’à la veille.
Achetez les produits après avoir clôturé les inscriptions. Prévoyez environ 2 à 3 boissons chaudes par personne, puis adaptez les quantités de pain, garnitures, fruits et pâtisseries au nombre confirmé.
Testez chaque machine à café et chaque bouilloire avant l’ouverture, idéalement la veille. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises pour éviter de découvrir un problème électrique au moment du service.
Ouvrez et aérez la salle au moins 45 minutes avant l’arrivée des invités. Installez d’abord tables et chaises, puis les nappes, la vaisselle, les étiquettes alimentaires et la table d’accueil.
Gardez le café, le thé et le cacao accessibles dès le début, mais ne sortez les produits réfrigérés qu’au dernier moment. Placez les pâtisseries et les fruits sur des plateaux avec des pinces de service pour fluidifier l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une matinée café ?: Prévoyez au minimum 7 jours pour envoyer les invitations, recevoir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Réservez la salle et vérifiez le matériel dès le début, puis faites les achats 1 à 2 jours avant.
Quand faut-il acheter les boissons et les aliments ?: Faites les courses après la clôture des inscriptions, idéalement 1 à 2 jours avant la matinée. Mettez les produits réfrigérés au frais dès leur réception et conservez le gâteau et le pain dans de bonnes conditions jusqu’au service.
Combien de café prévoir par personne pour une matinée café ?: Comptez environ 2 à 3 boissons chaudes par personne pour l’ensemble de la matinée, en répartissant café, thé et cacao selon les préférences recueillies. Gardez une petite marge pour les retardataires et les secondes tasses.
À quelle heure ouvrir la salle pour une matinée café ?: Ouvrez la salle environ 45 minutes avant l’arrivée prévue des invités. Ce délai permet d’aérer, installer les tables et les chaises, dresser la vaisselle, préparer les boissons et organiser la table d’accueil.

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