Organiser un week-end au monastère pour se recueillir

Un week-end au monastère demande moins d’animations qu’une rencontre classique, mais davantage de précision. Commencez par fixer les dates, le rythme des temps de prière et les conditions du séjour, puis réservez l’hébergement avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à répartir les chambres, anticiper les besoins alimentaires et organiser les transports. La veille, vérifiez le linge, les supports de prière, les clés et le matériel afin que le groupe puisse commencer dans le calme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le séjour au monastère
3
Recenser les options de transport
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir le plan des chambres
2 personnes
8
Finaliser la liste des participants
9
Partager le programme en route
10
Réserver la salle de prière
11
Coordonner les repas
2 personnes
12
Confirmer la remise des clés
13
Imprimer les fiches de travail et les prières
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
15
Établir la liste de courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Vérifier le linge de lit et les serviettes
2 personnes
18
Rassembler le matériel
2 personnes
19
Trier les courses
2 personnes
20
Rappeler les participants

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les espaces
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Aménager l’espace de prière
3 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Distribuer les clés des chambres
2 personnes
29
Expliquer le règlement intérieur
30
Animer la prière d’ouverture
2 personnes
31
Encadrer la marche silencieuse
3 personnes
32
Préparer la salle de réflexion
2 personnes
33
Servir le dîner
4 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Animer la prière du soir
2 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Réapprovisionner le coin café
38
Préparer le café du matin
2 personnes
39
Animer la prière du matin
2 personnes
40
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
41
Ranger le petit-déjeuner
3 personnes
42
Aménager la salle de méditation
2 personnes
43
Animer la séance de méditation
2 personnes
44
Assurer la pause café
2 personnes
45
Animer les groupes de discussion
4 personnes
46
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
47
Servir le déjeuner
4 personnes
48
Nettoyer la salle de déjeuner
3 personnes
49
Encadrer la promenade de l’après-midi
3 personnes
50
Animer un exercice créatif
2 personnes
51
Préparer le repas du soir
4 personnes
52
Servir le dîner
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Animer la soirée témoignages
2 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Préparer la cérémonie de clôture
3 personnes
57
Encadrer la cérémonie de clôture
2 personnes
58
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
59
Rassembler les valises
2 personnes
60
Vérifier les chambres
3 personnes
61
Encadrer le tour final
2 personnes
62
Distribuer le panier-repas
2 personnes
63
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

64
Vider les espaces
4 personnes
65
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
66
Laver et ranger la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
3 personnes
68
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
69
Rassembler les déchets
2 personnes
70
Retourner les courses
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Traiter les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement aux participants
74
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 40
Bol à soupeqté 40
Tassesqté 40
Verres à boireqté 40
Verres à vinqté 35
Couvertsqté 40
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Poêlesqté 3
Casserolesqté 5
Plats à gratinqté 6
Saladiersqté 5
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 4

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Lampes de tableqté 8
Bougies LEDqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 40
Panneau d’accueil
Crucifix
Vasesqté 6

Matériel de couchage

Housses de couetteqté 35
Oreillersqté 35
Serviettesqté 70
Paniers à lingeqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8

Activités

Coussins de yoga ou de méditationqté 35
Couvertures de marcheqté 10
Carnetsqté 35
Crayons de couleurqté 12
Matériel de dessinqté 6
Paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 3
Biblesqté 35
Livres de prièresqté 35

Catering

Courses

Conseils

Réservez le monastère avant de confirmer la date aux participants. Demandez tout de suite les horaires d’arrivée, la remise des clés, l’accès à la salle de prière et ce qui est fourni sur place.
Fixez une date limite d’inscription au moins 14 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste, le plan des chambres, les régimes alimentaires et les solutions de transport.
Envoyez le programme et l’itinéraire dès que les inscriptions sont validées, puis faites un rappel 48 heures avant le départ. Indiquez clairement l’heure du rendez-vous, les temps de silence et les moments de repas.
Préparez les fiches de travail, les prières et les badges nominatifs au plus tard la veille. Prévoyez un exemplaire par participant, avec quelques copies supplémentaires pour les oublis ou les arrivées de dernière minute.
Le jour de l’arrivée, ouvrez les espaces avant le groupe et contrôlez les tables, chaises, vaisselle, linge de lit et serviettes. Installez l’espace de prière et préparez le café et le thé avant le premier temps commun, pas pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand réserver un séjour au monastère pour un week-end de recueillement ?: Contactez le monastère au moins 8 à 12 semaines avant le week-end, surtout si le groupe compte plusieurs chambres. Faites confirmer par écrit les dates, les repas, la salle de prière et les horaires de remise des clés.
Quand clôturer les inscriptions pour un week-end au monastère ?: Fixez la clôture des inscriptions 14 jours avant le départ. Ce délai permet de confirmer les participants, répartir les chambres, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les transports.
Combien de temps prévoir pour préparer l’arrivée du groupe ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’ouverture du lieu, la vérification des espaces, l’installation des tables et chaises, la préparation de la prière et du café ou du thé.
Que faut-il vérifier la veille d’un week-end au monastère ?: Vérifiez la liste finale, le plan des chambres, le linge de lit, les serviettes, les clés, les fiches de prière et le matériel. Faites aussi un dernier contrôle des repas et des besoins alimentaires au moins 24 heures avant le départ.

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