Ein Klosterwochenende für Besinnung und Zusammenkunft organisieren

Ein Klosterwochenende steht und fällt mit einem klaren Ablauf und früh bestätigten Absprachen. Lege zuerst Datum und Programm fest, reserviere den Klosteraufenthalt und kläre Transport, Zimmer und Verpflegung. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Sammlung von Ernährungswünschen. In der letzten Woche teilst du Route und Programm, stellst Materialien zusammen und erinnerst die Teilnehmenden. Vor Ort prüfst du Räume, Schlüssel, Sitzordnung und die Ausstattung für Gebet, Kaffee und gemeinsame Mahlzeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Klosteraufenthalt reservieren
3
Transportmöglichkeiten erfassen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Zimmeraufteilung erstellen
2 Personen
8
Teilnehmerliste abschließen
9
Programm und Route teilen
10
Gebetsraum reservieren
11
Mahlzeiten abstimmen
2 Personen
12
Schlüsselübergabe bestätigen
13
Arbeitsblätter und Gebete drucken
2 Personen
14
Namensschilder vorbereiten
15
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Bettwäsche und Handtücher prüfen
2 Personen
18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
19
Einkäufe sortieren
2 Personen
20
Teilnehmer erinnern

Event

21
Location öffnen
2 Personen
22
Räume kontrollieren
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Gebetsraum einrichten
3 Personen
25
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
27
Teilnehmende empfangen
3 Personen
28
Zimmerschlüssel ausgeben
2 Personen
29
Hausregeln erläutern
30
Eröffnungsgebet begleiten
2 Personen
31
Stillewanderung begleiten
3 Personen
32
Raum für Reflexion vorbereiten
2 Personen
33
Abendessen servieren
4 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Abendgebet leiten
2 Personen
36
Geschirr abwaschen
3 Personen
37
Kaffeeecke auffüllen
38
Morgenkaffee bereitstellen
2 Personen
39
Morgengebet leiten
2 Personen
40
Frühstück servieren
4 Personen
41
Frühstück aufräumen
3 Personen
42
Meditationsraum einrichten
2 Personen
43
Meditationssession anleiten
2 Personen
44
Kaffeepause organisieren
2 Personen
45
Gesprächsgruppen begleiten
4 Personen
46
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
47
Mittagessen servieren
4 Personen
48
Mittagsraum reinigen
3 Personen
49
Nachmittagswanderung begleiten
3 Personen
50
Kreative Arbeitsform begleiten
2 Personen
51
Abendessen vorbereiten
4 Personen
52
Abendessen servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Zeugnisabend begleiten
2 Personen
55
Geschirr abwaschen
3 Personen
56
Abschlussfeier vorbereiten
3 Personen
57
Abschlussfeier begleiten
2 Personen
58
Frühstück servieren
4 Personen
59
Koffer sammeln
2 Personen
60
Zimmer kontrollieren
3 Personen
61
Abschlussrunde begleiten
2 Personen
62
Lunchpakete verteilen
2 Personen
63
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Räume leeren
4 Personen
65
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
66
Geschirr spülen und wegräumen
3 Personen
67
Küche reinigen
3 Personen
68
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
69
Abfall sammeln
2 Personen
70
Einkäufe zurückbringen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Gefundene Gegenstände bearbeiten
73
Dankeschön an Teilnehmer versenden
74
Endabrechnung prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 35
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 40
SuppenschalenAnz. 40
TassenAnz. 40
TrinkgläserAnz. 40
WeingläserAnz. 35
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
PfannenAnz. 3
KochtöpfeAnz. 5
AuflaufformenAnz. 6
RührschüsselnAnz. 5
MessbecherAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Beamer
Projektionsleinwand

Beleuchtung

TischlampenAnz. 8
StumpenkerzenAnz. 24

Dekoration

TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschilderAnz. 35
StifteAnz. 40
Willkommensschild
Kreuz
VasenAnz. 6

Schlafausrüstung

BettbezügeAnz. 35
KopfkissenAnz. 35
HandtücherAnz. 70
WäschekörbeAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8

Aktivitäten

Yoga- oder MeditationskissenAnz. 35
WolldeckenAnz. 10
NotizbücherAnz. 35
BuntstifteAnz. 12
ZeichenmaterialAnz. 6
Flipchart
Flipchart-PapierAnz. 2
StifteAnz. 3
BibelnAnz. 35
GebetbücherAnz. 35

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Klosteraufenthalt möglichst mehrere Monate vor dem Termin und bestätige spätestens zwei Wochen vorher Schlüsselübergabe, Gebetsraum und Mahlzeiten. So bleiben Änderungen bei Anreise oder Belegung noch machbar.
Schließe die Teilnehmerliste etwa 10 bis 14 Tage vorher ab. Erfrage dabei nicht nur die Anmeldung, sondern auch Ernährungswünsche, Transportbedarf und die gewünschte Zimmeraufteilung.
Teile Programm, Route und Treffpunkt spätestens sieben Tage vor Beginn. Ergänze eine Kontaktmöglichkeit für verspätete Anreise, weil Klostereingänge und Schlüsselübergaben oft nicht durchgehend besetzt sind.
Bereite Arbeitsblätter, Gebete und Namensschilder mindestens drei Tage vorher vor. Packe Materialien getrennt nach Programmpunkt, damit beim Wechsel zwischen Gebetsraum, Mahlzeiten und Gesprächsrunden nichts gesucht werden muss.
Plane den Aufbau mit mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe. Kontrolliere Tische und Stühle, richte den Gebetsraum ein und stelle Kaffee, Tee, Tassen, Wasserkocher und Thermoskannen bereit, bevor die ersten Teilnehmenden ankommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Klosterwochenende buchen?: Buche den Klosteraufenthalt idealerweise mehrere Monate im Voraus, besonders wenn die Gruppe mehr als 10 Personen umfasst. Bestätige die Reservierung, Mahlzeiten und den Gebetsraum nochmals 14 Tage vor der Anreise.
Wann muss die Teilnehmerliste für ein Klosterwochenende feststehen?: Schließe die Liste etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin ab. Bis dahin solltest du Ernährungswünsche, Zimmeraufteilung und Transportmöglichkeiten erfasst haben.
Wann soll ich das Programm für das Klosterwochenende verschicken?: Versende Programm, Route und Treffpunkt spätestens 7 Tage vorher. Weise zusätzlich auf Anreisezeiten, Gepäck und eine Kontaktperson für die Schlüsselübergabe hin.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Klosterwochenende?: Plane mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe ein. In dieser Zeit kontrollierst du die Räume, stellst Tische und Stühle auf, richtest den Gebetsraum ein und bereitest Kaffee und Tee vor.

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