Organiser un camp d'escalade étape par étape

Un camp d'escalade se prépare d'abord sur le plan de la sécurité et de l'encadrement, avant de penser aux activités annexes. Commencez par réserver le site, vérifier l'assurance et définir les accompagnateurs, puis construisez la liste des participants. Les autorisations, informations médicales et besoins alimentaires doivent être collectés avant de réserver le transport et les repas. La veille, contrôlez le matériel, les prévisions météo, l'itinéraire et les zones d'escalade.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le site d’escalade
2
Définir les accompagnateurs d’escalade
3
Vérifier l’assurance
4
Créer la liste des participants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
8
Collecter les informations médicales
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les coordonnées
11
Répartir les participants
2 personnes
12
Envoyer les informations aux parents
13
Réserver le transport
14
Réserver le matériel d'escalade
15
Commander les repas
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Récupérer le matériel d'escalade
2 personnes
19
Vérifier que le matériel est complet
2 personnes
20
Conserver les aliments au frais
2 personnes
21
Composer les dossiers des participants
2 personnes
22
Vérifier l’itinéraire et la place de parking
23
Vérifier les prévisions météo
24
Imprimer les numéros d'urgence
25
Inspecter les zones d’escalade
2 personnes
26
Monter les tentes
4 personnes
27
Aménager les couchages
4 personnes
28
Installer la table d’accueil
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
3 personnes
30
Préparer le matériel d’escalade
3 personnes
31
Aménager le point de restauration
3 personnes
32
Préparer le briefing de sécurité
2 personnes

Événement

33
Enregistrer les participants
3 personnes
34
Accueillir les parents
2 personnes
35
Transporter les bagages vers le lieu de couchage
3 personnes
36
Animer le jeu de présentation
3 personnes
37
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
38
Adapter le matériel d’escalade
4 personnes
39
Démontrer la technique d’escalade
3 personnes
40
Encadrer les groupes d’escalade
6 personnes
41
Distribuer de l'eau
2 personnes
42
Changer le matériel d’escalade
3 personnes
43
Préparer les en-cas
2 personnes
44
Préparer le repas du soir
4 personnes
45
Servir le dîner
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Rassembler la vaisselle
2 personnes
48
Animer le jeu du soir
4 personnes
49
Encadrer l’activité du feu de camp
3 personnes
50
Distribuer la collation du soir
2 personnes
51
Accompagner le coucher
4 personnes
52
Effectuer une ronde du site
2 personnes

Suivi

53
Nettoyer le matériel d'escalade
3 personnes
54
Inventorier le matériel d’escalade
2 personnes
55
Démonter les tentes
4 personnes
56
Ranger les couchages
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Remettre le mobilier en place
3 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Stocker les restes
2 personnes
63
Enregistrer les objets trouvés
64
Informer les parents sur les affaires à apporter
65
Archiver les données des participants
66
Gérer les factures et la caution
67
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 32
Tentes de réceptionqté 2
Bacs de rangementqté 8

Matériel de sport

Casques d’escaladeqté 28
Harnais d’escaladeqté 28
Cordes d’escaladeqté 10
Lignes de sécurité antichuteqté 10
Mousquetonsqté 32
Appareils de sécuritéqté 12
Sacs d’escaladeqté 12
Magnésie d’escaladeqté 12
Crash padsqté 6
Cônesqté 20
Balles de jeuqté 6
Cordes à sauterqté 12
Tapis d’escaladeqté 8
Bâches de matérielqté 4
Ruban de balisageqté 4
Siffletsqté 6

Camping

Tentes de couchageqté 8
Matelas de couchageqté 28
Sacs de couchageqté 28
Lampes frontalesqté 28
Lampes de pocheqté 6
Piquets de tenteqté 40
Compartiments à chaussuresqté 28

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Louchesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Casserolesqté 4
Brûleurs à gazqté 4
Jerricansqté 6

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 8
Sifflets de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux de campqté 6
Étiquettes nominativesqté 40
Marqueurs indélébilesqté 12

Bureau

Dossiers des participantsqté 28
Papier d’impression
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le site et confirmez les accompagnateurs au moins 4 à 6 semaines avant le départ. Vérifiez aussi l'assurance et les conditions d'accès du lieu avant d'envoyer les invitations.
Fixez une date limite d'inscription 2 à 3 semaines avant le camp. À cette date, vous devez avoir les autorisations parentales, les informations médicales, les coordonnées et les besoins alimentaires de chaque participant.
Transmettez aux parents un dossier complet au moins 7 jours avant le départ : horaires, transport, adresse, équipement à prévoir, contacts d'urgence et consignes en cas de météo défavorable.
Contrôlez le matériel d'escalade en deux temps : à la récupération, puis la veille. Comptez les casques, harnais, cordes, mousquetons et appareils de sécurité, et isolez immédiatement toute pièce manquante ou endommagée.
Le jour précédent, vérifiez l'itinéraire, la place de parking, la météo et les zones d'escalade. Gardez les aliments au frais et préparez les dossiers des participants ainsi que les numéros d'urgence dans un endroit facilement accessible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp d'escalade ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le site et le transport, réunir les autorisations, confirmer l'encadrement et commander les repas sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Quand demander les autorisations parentales pour un camp d'escalade ?: Demandez-les dès l'inscription et fixez une date limite 2 à 3 semaines avant le camp. Aucun participant ne devrait être confirmé tant que son autorisation et ses informations médicales ne sont pas complètes.
Quand vérifier le matériel d'escalade ?: Faites un premier contrôle lorsque vous récupérez le matériel, puis un second la veille du départ. Vérifiez notamment le nombre et l'état des casques, harnais, cordes, mousquetons et appareils de sécurité.
Que faut-il envoyer aux parents avant un camp d'escalade ?: Envoyez les informations définitives au moins 7 jours avant : horaires, itinéraire, transport, adresse du site, équipement, repas, contacts d'urgence et procédure prévue si la météo empêche l'activité.

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