Zo organiseer je een klimaattafel die op gang komt

Een klimaattafel draait om een goed gesprek, maar de voorbereiding bepaalt of dat gesprek lukt. Begin met datum, locatie en deelnemersaantal en werk daarna naar programma, gespreksbegeleiders en catering toe. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappenlijst maakt en test geluid en presentatie vooraf. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, daarna buffet, naamtafel en gespreksmateriaal. Zo staat alles klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma en gespreksvragen maken
2 personen
6
Gespreksbegeleiders vastleggen
7
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Tafels en stoelen reserveren
10
Techniek testen
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Gespreksmateriaal printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Groenten wassen en snijden
3 personen
16
Dips en dressings bereiden
2 personen
17
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
18
Locatie controleren
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen neerzetten
3 personen
21
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
22
Naamtafel inrichten
2 personen
23
Gespreksmateriaal klaarleggen
2 personen
24
Techniek aansluiten
2 personen
25
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Programma openen
30
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Pauze en buffet openen
4 personen
34
Dieetopties aanwijzen
35
Servies en bestek aanvullen
2 personen
36
Avondgesprek begeleiden
6 personen
37
Actiepunten verzamelen
2 personen
38
Afronding en bedankwoord

Nazorg

39
Restanten veilig verpakken
3 personen
40
Afval scheiden
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Techniek afkoppelen
2 personen
45
Materialen inpakken
3 personen
46
Afval wegbrengen
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Deelnemers opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekken

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Naamkaartstandaardsaantal 8
Herbruikbare menukaartenaantal 8

Apparatuur

Flip-oversaantal 6
Flip-overvellenaantal 2
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Kabelhaspelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de gespreksvragen uiterlijk één week vooraf vast. Geef elke gespreksbegeleider een duidelijke rol en print per tafel het materiaal dat nodig is.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en controleer die lijst opnieuw voordat je boodschappen doet. Zo voorkom je dat vegetarische, veganistische of allergievrije opties alleen mondeling worden geregeld.
Plan de inrichting minstens 90 minuten voor aanvang. Zet tafels en stoelen eerst goed voor het gesprek en richt daarna pas buffet, dranktafel en naamtafel in.
Test de draagbare speaker en draadloze microfoon op de plek waar je ze gebruikt, niet alleen bij het stopcontact. Controleer ook kabelhaspel en stekkerdozen voordat gasten arriveren.
Koel dranken op tijd en bereid groenten, dips en dressings vooraf voor. Zet servies, bestek en serveerlepels per onderdeel klaar, zodat het buffet niet tijdens de ontvangst wordt opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klimaattafel organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een klimaattafel klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en nog 30 minuten voor een laatste controle. In die tijd richt je tafels, stoelen, buffet, naamtafel en techniek in en instrueer je het welkomstteam.
Hoe organiseer je de gespreksbegeleiding bij een klimaattafel?: Leg de gespreksvragen uiterlijk een week vooraf vast en bevestig de begeleiders minstens 5 dagen van tevoren. Geef hen per tafel het geprinte materiaal en spreek af hoe lang elke gespreksronde duurt.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een klimaattafel?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het event. Controleer de definitieve lijst nogmaals voordat je de cateringhoeveelheden en boodschappenlijst afrondt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.