Cómo organizar una Mesa del Clima sin perder el hilo
Una Mesa del Clima combina una comida compartida con una conversación guiada, así que necesita más preparación que una reunión informal. Empieza cerrando fecha, lugar y número de participantes; después organiza las inscripciones y las preferencias alimentarias. Con esa cifra puedes calcular la comida, las mesas, las sillas y el material de conversación. Reserva el último día para probar la técnica, enfriar las bebidas y dejar preparado el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Preparar el programa y las preguntas de conversación
2 personas
- 6
Asignar moderadores de conversación
- 7
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 8
Comprobar la lista de la compra
- 9
Reservar mesas y sillas
- 10
Probar la técnica
2 personas
- 11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 12
Imprimir material de conversación
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Lavar y cortar las verduras
3 personas
- 16
Preparar los dips y aderezos
2 personas
- 17
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
- 18
Comprobar el lugar
2 personas
- 19
Montar mesas
4 personas
- 20
Colocar sillas
3 personas
- 21
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
- 22
Montar mesa de nombres
2 personas
- 23
Preparar material para la conversación
2 personas
- 24
Conectar la técnica
2 personas
- 25
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas
Evento
- 26
Recibir a los invitados
3 personas
- 27
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 28
Servir café y té
2 personas
- 29
Abrir el programa
- 30
Coordinar mesas de conversación
6 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Servir aperitivos
3 personas
- 33
Abrir el descanso y el bufé
4 personas
- 34
Asignar opciones dietéticas
- 35
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
- 36
Guiar la charla de la noche
6 personas
- 37
Recopilar los puntos de acción
2 personas
- 38
Cierre y palabras de agradecimiento
Seguimiento
- 39
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
- 40
Separar residuos
3 personas
- 41
Lavar la vajilla
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Limpiar el lugar
3 personas
- 44
Desconectar la tecnología
2 personas
- 45
Empaquetar materiales
3 personas
- 46
Llevar la basura
2 personas
- 47
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 48
Dar seguimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheros
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 80
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 70
- Cubiertoscant. 80
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 8
- Cartas de menú reutilizablescant. 8
Equipo
- Pizarras de hojascant. 6
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Bolígrafoscant. 40
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Enrollacablescant. 2
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número de asistentes al menos 5 días antes. Usa las inscripciones para confirmar alergias, intolerancias y preferencias dietéticas antes de calcular el catering.
- Prepara el programa y las preguntas de conversación con una semana de margen. Asigna un moderador por mesa y entrega las preguntas impresas para no depender de una pantalla.
- Calcula las bebidas por separado: prevé entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua disponible en jarras durante toda la actividad.
- Haz la compra de alimentos perecederos 1 o 2 días antes. Lava y corta las verduras, prepara los dips y deja el pan y los acompañamientos listos el mismo día, pero con tiempo antes de la llegada.
- Reserva al menos 90 minutos para el montaje. Coloca primero mesas y sillas, después el bufé, la mesa de bebidas y la mesa de nombres; prueba el altavoz y el micrófono antes de recibir al equipo de bienvenida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Mesa del Clima?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, mesas, sillas y técnica. Envía las invitaciones al menos 10 días antes y cierra las inscripciones unos 5 días antes.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una Mesa del Clima?
- Calcula las cantidades con el número final de inscritos y separa las raciones según las preferencias dietéticas. Para las bebidas, cuenta entre 2 y 3 por persona durante la primera hora, además de agua para toda la sesión.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?
- Reserva como mínimo 90 minutos antes de la llegada de los participantes. El montaje incluye mesas, sillas, bufé, bebidas, tarjetas de nombre, material de conversación y una prueba de la técnica.
- ¿Qué se suele olvidar al organizar una Mesa del Clima?
- Lo que más tarde se resuelve son las preferencias dietéticas, las tarjetas de nombre y la prueba del micrófono. Compruébalos entre 1 y 2 días antes, y entrega al equipo de bienvenida instrucciones concretas antes de abrir la puerta.
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