Organiser une table climat, étape par étape

Une table climat réunit des participants autour d’un repas et d’une discussion structurée sur les enjeux climatiques. Pour que les échanges restent concrets, commence par fixer le lieu, le nombre de places et le format du programme. Les inscriptions servent ensuite à recueillir les besoins alimentaires et à répartir les rôles. La préparation du repas, du matériel de discussion et de l’accueil doit être terminée avant l’arrivée des premiers participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Créer le programme et les questions de discussion
2 personnes
6
Organiser les facilitateurs de discussion
7
Calculer les quantités de catering
2 personnes
8
Vérifier la liste des courses
9
Réserver des tables et des chaises
10
Tester la technique
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer le support de discussion
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Laver et couper les légumes
3 personnes
16
Préparer les sauces et les vinaigrettes
2 personnes
17
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
18
Vérifier le lieu
2 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
22
Installer la table des noms
2 personnes
23
Préparer le matériel de discussion
2 personnes
24
Brancher la technique
2 personnes
25
Instruire l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Distribuer les badges
2 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Ouvrir le programme
30
Animer les tables de discussion
6 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Ouvrir la pause et le buffet
4 personnes
34
Indiquer les options adaptées
35
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
36
Animer la discussion du soir
6 personnes
37
Recueillir les points d’action
2 personnes
38
Clôture et mot de remerciement

Suivi

39
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
40
Trier les déchets
3 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Nettoyer le lieu
3 personnes
44
Débrancher le matériel technique
2 personnes
45
Emballer le matériel
3 personnes
46
Évacuer les déchets
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Relancer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 2
Portants à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 80
Présentoirs pour cartes nominativesqté 8
Menus réutilisablesqté 8

Équipement

Chevaletsqté 6
Feuilles de paperboardqté 2
Marqueursqté 24
Stylosqté 40
Enceinte portable
Micro sans fil
Enrouleur de câbleqté 2
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis laisse au moins 10 à 14 jours pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires. Le nombre final de participants détermine les tables, les chaises et les quantités à prévoir.
Prépare le programme et les questions de discussion au moins 7 jours avant la rencontre. Pour chaque table, désigne un facilitateur et prévois des feuilles de paperboard, des marqueurs et des stylos afin de garder une trace des échanges.
Calcule le catering à partir du nombre confirmé, puis vérifie la liste des courses 2 à 3 jours avant. Les boissons doivent être refroidies à l’avance et les légumes, sauces, vinaigrettes, pain et garnitures préparés avant l’installation.
Teste l’enceinte, le micro sans fil, les multiprises et l’enrouleur de câble au plus tard la veille. Une vérification sur place 60 à 90 minutes avant l’accueil permet encore de corriger la disposition des tables et des chaises.
Prépare les badges nominatifs et la table des noms avant l’ouverture des portes. Donne à l’équipe d’accueil une consigne simple : enregistrer les arrivées, orienter vers les tables et signaler immédiatement les besoins alimentaires particuliers.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une table climat ?: Prévois au minimum 2 semaines entre la confirmation du lieu et la rencontre. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, d’organiser les facilitateurs et de finaliser les achats.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une table climat ?: Envoie-les 10 à 14 jours avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 3 à 5 jours avant. Tu auras ainsi le temps d’ajuster le repas, les tables et les chaises.
Comment calculer les quantités de catering ?: Pars du nombre d’inscrits confirmé 3 à 5 jours avant, puis ajoute une petite marge pour les imprévus. Vérifie séparément les besoins alimentaires et prévois les boissons, la vaisselle réutilisable et les carafes d’eau en fonction du nombre de participants.
Quand préparer le matériel de discussion ?: Imprime le support de discussion et prépare les badges au plus tard la veille. Le jour même, installe les feuilles, marqueurs, stylos et chevalets 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe.

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