Zo organiseer je een klimaatconferentie

Begin met een vast programma, een duidelijke datum en een overzicht van de rollen die nodig zijn. Leg daarna de locatie, sprekers, catering en techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Een klimaatconferentie vraagt extra voorbereiding rond presentaties, bereikbaarheid, toegankelijkheid en dieetwensen. Werk naar een sluitende deelnemerslijst toe en plan de opbouw zo dat registratie, bewegwijzering en techniek ruim vóór de eerste sessie getest zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers uitnodigen
2 personen
3
Sprekersgegevens verzamelen
4
Presentaties en portretten ontvangen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst controleren
2 personen
10
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
11
Programmafolders afdrukken
2 personen
12
Routebeschrijving versturen
13
Locatie reserveren
14
Catering reserveren
2 personen
15
Techniek reserveren
2 personen
16
Parkeerinformatie controleren
17
Toegankelijkheid controleren
2 personen
18
Programma bewegwijzeren
2 personen
19
Naambadges sorteren
2 personen
20
Sprekersbriefing voorbereiden
21
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Registratietafel opbouwen
2 personen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Sprekersruimte inrichten
2 personen
28
Presentaties klaarzetten
2 personen
29
Projector aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Geluidsniveau testen
2 personen
32
Verlichting instellen
2 personen
33
Presentatietafel inrichten
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
3 personen
35
Buffet klaarzetten
4 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen

Event

38
Welkomstbalie bemannen
3 personen
39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Programmafolders uitdelen
2 personen
41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Opening verzorgen
43
Sprekers aankondigen
44
Presentaties begeleiden
2 personen
45
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Pauzesnacks serveren
4 personen
49
Dinerbuffet openen
4 personen
50
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Tafels afruimen
4 personen
53
Panelgesprek begeleiden
2 personen
54
Publieksvragen modereren
55
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
56
Borrelhapjes serveren
4 personen
57
Glazen en servies bijvullen
2 personen
58
Laatste aankondigingen doen
59
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
63
Buffet schoonmaken
3 personen
64
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
65
Techniek afbouwen
2 personen
66
Presentaties veilig opslaan
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
69
Overgebleven eten verpakken
2 personen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafel
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 18

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 16
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 220
Waterglazenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Vorkenaantal 190
Messenaantal 190
Lepelsaantal 190
Koffielepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Buffetschalenaantal 16
Warmhoudbakkenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Naambordjes sprekersaantal 8
Richtingsbordenaantal 12
Inschrijfbordenaantal 2
Tafelbordjesaantal 18
Notitieblokkenaantal 180
Balpennenaantal 200
Naamstickersaantal 200

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakkenaantal 80
Microvezeldoekenaantal 20
Allesreinigeraantal 4
Afwasmiddelaantal 3
Sponzenaantal 12
Handzeepaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Keukenpapieraantal 12
Toiletpapieraantal 48
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en sprekers vroeg vast. Vraag presentaties en portretten uiterlijk 1 week voor de conferentie op, zodat programmafolders en introducties niet op het laatste moment worden aangepast.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programmaonderdelen bekend zijn. Verzamel tegelijk dieetwensen en controleer de deelnemerslijst 2 tot 3 werkdagen vooraf voor naamkaartjes en catering.
Reserveer techniek niet alleen op basis van de zaal. Controleer per laptop de HDMI-aansluiting, adapters, stroompunten en microfoons; test beamer, geluid en presentatieklikker minimaal 2 uur voor aanvang.
Stuur routebeschrijving, parkeerinformatie en toegankelijkheidsgegevens uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Bezoekers zoeken deze informatie vaak pas onderweg, terwijl wijzigingen in ingang of parkeren dan lastig door te geven zijn.
Plan de opbouw als een afzonderlijke fase. Zet registratietafels, stoelen en bewegwijzering klaar, sorteer naambadges en houd minstens 30 minuten over voor een volledige techniek- en geluidscheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een klimaatconferentie?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de locatie vaststaat; wacht daar niet mee tot de uitnodigingen zijn verstuurd.
Wanneer moet ik sprekers uitnodigen voor een klimaatconferentie?: Nodig sprekers uiterlijk 8 weken vooraf uit en vraag hun gegevens, portret en presentatie uiterlijk 1 week voor het evenement op. Plan daarna een korte briefing met tijdsduur, techniek en praktische informatie.
Wanneer moet ik de catering voor een conferentie definitief doorgeven?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer de lijst 2 tot 3 werkdagen vooraf. Geef de definitieve aantallen daarna door, met aparte aantallen voor koffie, lunch en eventuele afsluitende catering.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een klimaatconferentie?: Reserveer minimaal 2 uur voor een conferentie met registratie, presentaties en geluidsversterking. Test beeld en geluid eerst, bouw daarna stoelen en tafels op en richt als laatste de registratietafel in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.