Eine Klimakonferenz Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und lade die Redner anschließend mit klaren Fristen ein. Fordere Vorträge und Porträts spätestens 14 Tage vor der Konferenz an, damit Programmheft und Moderation vorbereitet werden können.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Programm und Teilnahmebedingungen feststehen. Prüfe die Teilnehmerliste regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung für das Catering.
• Teste die Technik nicht nur am Vortag: Prüfe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass Beamer, Leinwand, Laptops, Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher sowie HDMI-Kabel und Adapter.
• Vergiss die Anreise nicht. Verschicke Wegbeschreibung und Parkinformationen spätestens 5 Tage vorher und kontrolliere, ob der Zugang, die Sitzplätze und die Beschilderung barrierefrei nutzbar sind.
• Plane den Aufbau mit mehreren Personen: Registrierungstische, Namensschilder, Stühle, Rednertisch und Beschilderung sollten mindestens 60 Minuten vor Einlass bereitstehen. Kontrolliere außerdem Gläser, Tassen, Teller und Besteck gegen die erwartete Teilnehmerzahl.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Klimakonferenz organisieren?

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Veranstaltungsort und Referenten. Für Einladungen, Anmeldung, Technik und Catering bleiben dann noch mehrere Wochen für Änderungen.

Wann sollte die Anmeldung für eine Klimakonferenz öffnen?

Öffne das Anmeldeformular, sobald Programm, Ort und Teilnahmebedingungen feststehen – meist 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringmengen geprüft werden können.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Klimakonferenz?

Plane mindestens 2 Stunden für Technik, Bestuhlung, Anmeldetisch, Beschilderung und Catering ein. Der Techniktest sollte abgeschlossen sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Wann müssen Referenten ihre Unterlagen abgeben?

Setze eine feste Frist, idealerweise 14 Tage vor der Konferenz, für Vortrag, Porträt und Sprecherangaben. So können Programmhefte, Briefing und Präsentationstest rechtzeitig vorbereitet werden.

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