Organiser une conférence sur le climat, étape par étape
Une conférence sur le climat se prépare d’abord autour d’une date, d’un programme solide et d’intervenants disponibles. Ensuite, il faut ouvrir les inscriptions, réserver le lieu et coordonner la technique, la restauration et l’accueil. Commencez tôt par les éléments qui bloquent les autres décisions : disponibilités, capacité de la salle et besoins techniques. Les dernières vérifications portent surtout sur les présentations, les badges, l’accès au site et les quantités de catering.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Inviter les intervenants
2 personnes
- 3
Rassembler les informations des intervenants
- 4
Recevoir les présentations et les portraits
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 10
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
- 11
Imprimer les programmes
2 personnes
- 12
Envoyer les indications d'accès
- 13
Réserver le lieu
- 14
Réserver le catering
2 personnes
- 15
Réserver la technique
2 personnes
- 16
Vérifier les informations de stationnement
- 17
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
- 18
Signaliser le programme
2 personnes
- 19
Trier les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Préparer le briefing des intervenants
- 21
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
- 22
Faire les courses
3 personnes
- 23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 24
Installer la table d’inscription
2 personnes
- 25
Installer les chaises
4 personnes
- 26
Installer les tables
3 personnes
- 27
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
- 28
Préparer les présentations
2 personnes
- 29
Brancher le projecteur
2 personnes
- 30
Tester les microphones
2 personnes
- 31
Tester le niveau sonore
2 personnes
- 32
Régler l’éclairage
2 personnes
- 33
Aménager la table de présentation
2 personnes
- 34
Mettre en place le point café
3 personnes
- 35
Mettre le buffet en place
4 personnes
- 36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 37
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Événement
- 38
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
- 39
Enregistrer les participants
3 personnes
- 40
Distribuer les programmes
2 personnes
- 41
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 42
Assurer l’ouverture
- 43
Annoncer les intervenants
- 44
Animer les présentations
2 personnes
- 45
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
- 46
Servir le café et le thé
4 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Servir les snacks de pause
4 personnes
- 49
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
- 50
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
- 51
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 52
Dégager les tables
4 personnes
- 53
Animer le débat
2 personnes
- 54
Modérer les questions du public
- 55
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
- 56
Servir les amuse-bouches
4 personnes
- 57
Réapprovisionner les verres et la vaisselle
2 personnes
- 58
Faire les dernières annonces
- 59
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 60
Rassembler les déchets
4 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Nettoyer le point café
2 personnes
- 63
Nettoyer le buffet
3 personnes
- 64
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
- 65
Démonter la technique
2 personnes
- 66
Stocker les présentations en lieu sûr
- 67
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 68
Retirer la signalétique
2 personnes
- 69
Emballer les restes
2 personnes
- 70
Rapporter le matériel
3 personnes
- 71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 72
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 170
- Tables pliantesqté 18
- Tables d’inscriptionqté 2
- Table des intervenants
- Tabouretsqté 6
- Nappesqté 18
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateurs portablesqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Cliqueur de présentationqté 2
- Chevaletsqté 4
- Feutres pour paperboardqté 16
- Ruban gafferqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 180
- Verresqté 220
- Verres à eauqté 180
- Assiettes de dînerqté 180
- Assiettes à dessertqté 180
- Fourchettesqté 190
- Couteauxqté 190
- Cuillèresqté 190
- Cuillères à caféqté 180
- Louchesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de buffetqté 16
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Carafes d’eauqté 12
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et de serviceqté 8
Décoration
- Badges nominatifsqté 180
- Porte-badgesqté 180
- Lanyardsqté 180
- Brochures du programmeqté 180
- Porte-noms des intervenantsqté 8
- Panneaux directionnelsqté 12
- Panneaux d’inscriptionqté 2
- Pancartes de tableqté 18
- Blocs-notesqté 180
- Stylos à billeqté 200
- Étiquettes nominativesqté 200
Éclairage
- Kits d’éclairage LEDqté 6
- Pilesqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Sacs poubelleqté 80
- Chiffons microfibresqté 20
- Nettoyant multi-usagesqté 4
- Liquide vaisselleqté 3
- Épongesqté 12
- Savon pour les mainsqté 6
- Essuie-toutqté 12
- Essuie-toutqté 12
- Papier toiletteqté 48
- Gants en caoutchoucqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Demandez rapidement aux intervenants leur titre, leur portrait et leur présentation afin de ne pas devoir modifier le programme à la dernière minute.
- Réservez le lieu, la technique et le catering dès que la date est confirmée. Pour une conférence, vérifiez séparément le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les adaptateurs : un seul élément manquant peut retarder toute la séance.
- Ouvrez le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires. Faites une première vérification de la liste au moins 7 jours avant l’événement, puis une dernière mise à jour avant d’imprimer les badges nominatifs.
- Préparez l’accueil avant le jour J : badges triés par ordre alphabétique, programmes imprimés, table d’inscription installée et indications d’accès envoyées. Prévoyez aussi les informations de stationnement et vérifiez l’accessibilité du lieu.
- Organisez un briefing court pour les intervenants avant le début de la conférence. Testez chaque ordinateur, microphone et présentation sur place, puis gardez du ruban gaffer, des rallonges et des multiprises pour les corrections de dernière minute.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une conférence sur le climat ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour coordonner les intervenants, le lieu, les inscriptions, la restauration et la technique. Commencez encore plus tôt si plusieurs présentations ou partenaires doivent être validés.
- Quand faut-il inviter les intervenants ?
- Invitez-les dès que la date et le format sont fixés, idéalement 10 à 12 semaines avant la conférence. Demandez en même temps leur disponibilité, leur titre, leur portrait et les besoins techniques liés à leur présentation.
- Quand fermer les inscriptions à une conférence ?
- Fermez les inscriptions entre 3 et 7 jours avant l’événement pour vérifier les participants, les besoins alimentaires et les quantités de catering. Gardez une marge si le lieu impose une capacité maximale.
- Que faut-il vérifier la veille d’une conférence ?
- La veille, contrôlez les badges, les programmes, les présentations, les microphones, le vidéoprojecteur, les câbles et l’accessibilité. Vérifiez aussi l’installation des chaises, de la table d’inscription et les indications d’accès envoyées aux participants.
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