Zo organiseer je een klimaatbeurs zonder gaten in de planning

Een klimaatbeurs organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met een helder programma en een passende indeling. Leg eerst doelgroep, datum en onderdelen vast en benader daarna standhouders en workshopleiders. Zodra de locatie is gereserveerd, werk je stroompunten, standplaatsen, registratie en bezoekersroute uit. De meeste vertraging ontstaat doordat presentaties, dieetwensen en technische aansluitingen pas in de laatste week worden nagevraagd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Workshopleiders vastleggen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Locatie reserveren
7
Stroompunten inventariseren
8
Plattegrond van beurs maken
2 personen
9
Standplaatsen toewijzen
2 personen
10
Programma voor website maken
2 personen
11
Aanmeldformulier publiceren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Sociale media aankondiging plaatsen
14
Persbericht versturen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Catering bestellen
18
Afvalinzameling regelen
19
Drukwerk bestellen
20
Presentaties verzamelen
2 personen
21
Workshopmaterialen controleren
2 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Routeborden ontwerpen
24
Bewegwijzering afdrukken
25
Bezoekerslijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Materialen sorteren
3 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Stands opbouwen
6 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Presentatieruimte inrichten
3 personen
33
Workshopruimtes inrichten
4 personen
34
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
35
Bewegwijzering ophangen
2 personen
36
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
37
Infomateriaal klaarleggen
3 personen
38
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Standhouders ontvangen
3 personen
41
Techniek presentaties testen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Programma toelichten
45
Infostands bemensen
12 personen
46
Presentaties begeleiden
2 personen
47
Workshops begeleiden
4 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalstromen controleren
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
54
Fotomomenten begeleiden
55
Laatste programmaonderdeel aankondigen
56
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
57
Standhouders laten afbouwen
4 personen
58
Materialen verzamelen
4 personen

Nazorg

59
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
66
Onkosten verzamelen
67
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Partytentenaantal 6
Registratiebalie
Folderrekkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Kleedtafelsaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Infobordenaantal 12
Posterpaneelsetsaantal 8
Tafelkleedjesaantal 18
Plantbakkenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 15
Bannerframesaantal 6

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Opbergdozenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsstickersaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de beursindeling pas nadat je weet hoeveel standhouders en workshops meedoen. Reserveer per stand een vaste plek en noteer direct waar tafels, stoelen, folderrekken en eventuele partytenten komen.
Maak uiterlijk twee weken voor de beurs een technisch overzicht. Koppel per workshop een laptop, projector, scherm, speaker of draadloze microfoon aan een ruimte en tel daarna het aantal stekkerdozen en verlenghaspels.
Sluit de bezoekersregistratie niet pas op de ochtend zelf. Controleer de bezoekerslijst vooraf, verzamel dieetwensen tijdens het aanmelden en bestel catering op basis van het actuele aantal plus een kleine reserve.
Laat presentaties en workshopmaterialen minimaal vijf werkdagen vooraf aanleveren. Zet bestanden op een centrale laptop of USB-stick en test iedere presentatie met de projector en het projectiescherm.
Loop de route een week voor de opening als bezoeker. Controleer vanaf de ingang de pijlborden, routeborden, registratiebalie, toiletten en workshopruimtes; zo ontdek je ontbrekende bewegwijzering voordat de standhouders arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een klimaatbeurs te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een klimaatbeurs met meerdere standhouders en workshops. Leg in de eerste 2 weken datum, doelgroep, programma en locatie vast; gebruik de laatste 2 weken voor techniek, drukwerk, bezoekerslijst en controles.
Wanneer moet ik standhouders voor een klimaatbeurs benaderen?: Benader standhouders bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf, zodat je uiterlijk 4 weken voor de beurs de standplaatsen kunt toewijzen. Vraag tegelijk naar tafelbehoefte, stroomgebruik, presentatiemateriaal en aankomsttijd.
Hoeveel stroompunten heb je nodig op een klimaatbeurs?: Tel per stand en workshop de apparaten die tegelijk worden gebruikt en voeg minstens 20 procent reserve toe. Maak de verdeling uiterlijk 2 weken vooraf; kabelgoten en verlenghaspels regel je vóór de opbouw, niet op de beursdag.
Wanneer moet de catering voor een klimaatbeurs worden besteld?: Bestel de catering ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen stabiel zijn. Vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de beurs uit en geef de cateraar het definitieve aantal en de serveertijden door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.