Organiser un salon du climat, étape par étape
Un salon du climat se prépare d’abord comme un parcours pour les visiteurs, pas comme une simple succession de stands. Commencez par fixer la date, le programme et le public visé, puis sécurisez le lieu, les autorisations et les exposants. Ensuite, construisez les inscriptions, les ateliers, la logistique électrique et l’orientation sur place. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins techniques des intervenants, les repas signalés à l’inscription et la signalétique installée trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Définir le public cible des participants
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
2 personnes
- 4
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
- 5
Vérifier les autorisations
- 6
Réserver le lieu
- 7
Recenser les points d’alimentation électrique
- 8
Créer le plan du salon
2 personnes
- 9
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 10
Créer le programme pour le site web
2 personnes
- 11
Publier le formulaire d'inscription
- 12
Envoyer les invitations
2 personnes
- 13
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
- 14
Envoyer le communiqué de presse
- 15
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 16
Recueillir les besoins alimentaires
- 17
Commander le catering
- 18
Organiser l’enlèvement des déchets
- 19
Commander les imprimés
- 20
Rassembler les présentations
2 personnes
- 21
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
- 22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 23
Concevoir les panneaux d’orientation
- 24
Impression de la signalétique
- 25
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 26
Faire les courses
2 personnes
- 27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 28
Trier les matériaux
3 personnes
Événement
- 29
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 30
Monter les stands
6 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 32
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 33
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
- 34
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
- 35
Installer la signalétique
2 personnes
- 36
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
- 37
Préparer le matériel d’information
3 personnes
- 38
Préparer le coin café
2 personnes
- 39
Préparer les en-cas
3 personnes
- 40
Accueillir les exposants
3 personnes
- 41
Tester la technique des présentations
2 personnes
- 42
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 44
Présenter le programme
- 45
Encadrer les stands d'information
12 personnes
- 46
Animer les présentations
2 personnes
- 47
Encadrer les ateliers
4 personnes
- 48
Servir le café et le thé
2 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
- 52
Vérifier les toilettes
- 53
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 54
Encadrer les séances photo
- 55
Annoncer le dernier élément du programme
- 56
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 57
Faire démonter les stands
4 personnes
- 58
Rassembler le matériel
4 personnes
Suivi
- 59
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
- 60
Faire la vaisselle
2 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 65
Ranger les courses restantes
2 personnes
- 66
Rassembler les frais
- 67
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 18
- Chaises pliantesqté 100
- Tables de bièreqté 6
- Tabourets de barqté 12
- Tentes de réceptionqté 6
- Comptoir d'inscription
- Présentoirs à dépliantsqté 8
- Porte-manteauxqté 2
- Tables de maquillageqté 2
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 12
- Clés USBqté 4
- Stations de rechargeqté 2
- Goulottes de câblesqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Projecteurs de chantier LEDqté 6
- Lanternesqté 8
Décoration
- Panneaux d’informationqté 12
- Ensembles de panneaux d’affichageqté 8
- Nappesqté 18
- Bacs à plantesqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Porte-nomsqté 30
- Panneaux indicateursqté 15
- Cadres de bannièreqté 6
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 100
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Couverts réutilisablesqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 6
- Carafes d’eauqté 10
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 3
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux d’officeqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Verres doseursqté 3
- Boîtes de rangementqté 12
- Thermosqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Autocollants de tri des déchetsqté 12
- Balayette et pelleqté 3
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu avant d’annoncer le programme : vérifiez au moins 6 à 8 semaines à l’avance les autorisations, les accès, les points électriques et l’espace disponible pour les stands et les ateliers.
- Demandez à chaque exposant et animateur, dès la confirmation, le format de sa présentation, ses besoins en prises, écran, projecteur ou microphone, ainsi que l’heure d’arrivée. Une relance à J-14 évite les demandes urgentes le jour même.
- Ouvrez les inscriptions dès que le programme en ligne est suffisamment stable. Ajoutez une question sur les besoins alimentaires et exportez la liste des participants au plus tard la veille pour préparer les badges nominatifs.
- Prévoyez un plan du salon lisible avec les emplacements attribués, les ateliers, l’accueil, les sorties et les prises principales. Installez les panneaux indicateurs avant l’arrivée du public, pas pendant l’ouverture.
- Faites un contrôle technique complet la veille : testez chaque projecteur, écran, enceinte et microphone, identifiez les rallonges et multiprises, puis sécurisez les câbles avec des goulottes. Gardez les présentations sur une clé USB de secours.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du climat ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les exposants, publier le programme et traiter les inscriptions sans précipitation.
- Quand faut-il contacter les exposants d’un salon du climat ?
- Contactez-les au moins 8 semaines avant l’événement, puis confirmez leur emplacement et leurs besoins techniques à J-14. Demandez aussi leurs horaires d’arrivée et leurs supports de présentation.
- Quand commander le catering pour un salon du climat ?
- Passez la commande définitive 5 à 7 jours avant le salon, après avoir clôturé ou vérifié les inscriptions. Utilisez les besoins alimentaires recueillis dans le formulaire plutôt que d’estimer les quantités au dernier moment.
- Quand préparer la signalétique et les badges ?
- Finalisez les panneaux, le plan et les badges 3 à 5 jours avant l’événement. Imprimez une petite réserve de badges vierges et vérifiez la liste des participants la veille, car les inscriptions changent souvent jusqu’au dernier jour.
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !