Cómo organizar una feria del clima sin perder el control
Una feria del clima combina puestos informativos, talleres, charlas y visitantes con intereses distintos. Para organizarla bien, empieza por definir la fecha, el público y el programa antes de contactar con expositores o pedir materiales. Después encaja el lugar, los permisos, la energía y la circulación de personas en un plano claro. Las últimas semanas deben servir para cerrar inscripciones, catering, presentaciones, señalización y responsables del día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
- 3
Contactar con los expositores
2 personas
- 4
Confirmar a los responsables de los talleres
2 personas
- 5
Comprobar permisos
- 6
Reservar el lugar
- 7
Inventariar los puntos de corriente
- 8
Crear el plano de la feria
2 personas
- 9
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 10
Crear el programa para la web
2 personas
- 11
Publicar el formulario de inscripción
- 12
Enviar invitaciones
2 personas
- 13
Publicar anuncio en redes sociales
- 14
Enviar nota de prensa
- 15
Gestionar inscripciones
2 personas
- 16
Recoger preferencias dietéticas
- 17
Pedir el catering
- 18
Organizar la recogida de residuos
- 19
Encargar material impreso
- 20
Recopilar las presentaciones
2 personas
- 21
Comprobar los materiales del taller
2 personas
- 22
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 23
Diseñar carteles de ruta
- 24
Imprimir la señalización
- 25
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
- 26
Hacer la compra
2 personas
- 27
Enfriar las bebidas
2 personas
- 28
Clasificar los materiales
3 personas
Evento
- 29
Abrir la ubicación
2 personas
- 30
Montar los stands
6 personas
- 31
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 32
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 33
Montar las salas del taller
4 personas
- 34
Conectar la iluminación y la electricidad
2 personas
- 35
Colgar señalización
2 personas
- 36
Preparar el mostrador de registro
2 personas
- 37
Dejar listo el material informativo
3 personas
- 38
Preparar el punto de café
2 personas
- 39
Preparar aperitivos
3 personas
- 40
Recibir a los expositores
3 personas
- 41
Probar las presentaciones técnicas
2 personas
- 42
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 43
Registrar a los visitantes
3 personas
- 44
Presentar el programa
- 45
Atender los stands de información
12 personas
- 46
Coordinar presentaciones
2 personas
- 47
Guiar talleres
4 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Controlar los flujos de residuos
2 personas
- 52
Comprobar los baños
- 53
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 54
Coordinar los momentos fotográficos
- 55
Anunciar el último punto del programa
- 56
Despedir a los visitantes
3 personas
- 57
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
- 58
Reunir los materiales
4 personas
Seguimiento
- 59
Retirar los residuos por separado
3 personas
- 60
Lavar la vajilla
2 personas
- 61
Limpiar el lugar
4 personas
- 62
Apagar el equipo
2 personas
- 63
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Guardar las compras sobrantes
2 personas
- 66
Recopilar gastos
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 100
- Mesas de cervezacant. 6
- Taburetes de barcant. 12
- Carpas de fiestacant. 6
- Mostrador de registro
- Expositores para folletoscant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas de maquillajecant. 2
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 12
- Memorias USBcant. 4
- Estaciones de cargacant. 2
- Canaletas para cablescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LED de obracant. 6
- Farolescant. 8
Decoración
- Carteles informativoscant. 12
- Sets de paneles para pósterescant. 8
- Manteles individualescant. 18
- Jardinerascant. 12
- Pizarrascant. 6
- Portatarjetas de nombrecant. 30
- Carteles direccionalescant. 15
- Marcos para bannerscant. 6
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertos reutilizablescant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 10
Cocina
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Termoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Pegatinas de separación de residuoscant. 12
- Recogedor y escobacant. 3
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de publicar la inscripción. Reserva bloques con hora de inicio y final para cada taller y charla, y pide a los responsables sus presentaciones y necesidades técnicas al menos 14 días antes.
- Haz un plano con tiempo: asigna cada puesto, taller y zona de registro, y marca los puntos de corriente. Deja pasillos de al menos 1,5 metros y comprueba que los cables queden protegidos con canaletas.
- No esperes a la última semana para confirmar a los expositores. Pídeles por escrito el nombre del puesto, el horario de llegada, las necesidades de mesa o sillas y cualquier requisito eléctrico como mínimo 10 días antes.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y recopila las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 7 días antes. Coordina también quién recogerá los residuos y a qué hora se hará la retirada.
- Prepara la experiencia del visitante el día anterior: tarjetas de nombre, carteles de ruta, señalización impresa, lista de visitantes y pruebas de micrófonos, proyectores y altavoces. Reserva entre 60 y 90 minutos para revisar el montaje completo antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del clima?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Las primeras 2 semanas deberían cubrir fecha, programa, público, lugar, permisos y primeros contactos con expositores; deja las últimas 2 para confirmar inscripciones, materiales y montaje.
- ¿Cuándo hay que contactar con los expositores?
- Contacta con ellos entre 6 y 8 semanas antes y fija una fecha de confirmación al menos 10 días antes de la feria. Así puedes cerrar el plano, las mesas, las sillas, la electricidad y la información publicada.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y el catering?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para poder pedir el catering con un número fiable. Recoge las preferencias dietéticas dentro del formulario y vuelve a comprobarlas antes de hacer el pedido.
- ¿Qué se revisa el día anterior a una feria del clima?
- El día anterior comprueba la señalización, las tarjetas de nombre, la lista de visitantes y todos los materiales de los talleres. Haz una prueba de 60 minutos con proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, regletas y puntos de carga.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!