Zo organiseer je een kledingruilbeurs zonder chaos

Een kledingruilbeurs loopt soepel als je eerst de ruilregels en deelnemersstroom vastlegt en pas daarna de promotie start. Regel de locatie, datum en vrijwilligers vroeg, zodat je op de dag zelf tijd hebt voor de inrichting. Denk niet alleen aan kledingrekken: paskamerschermen, passpiegels, labels en duidelijke routebordjes bepalen hoe makkelijk bezoekers hun weg vinden. Met dit plan werk je van aanmelding naar gesorteerde kleding en een overzichtelijke beursvloer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Huisregels opstellen
2 personen
4
Ruilvoorwaarden publiceren
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
7
Promotie online plaatsen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Bevestiging versturen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Kledingrekken controleren
2 personen
18
Printmateriaal voorbereiden
2 personen
19
Kledinglabels sorteren
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Kledingrekken plaatsen
4 personen
23
Paskamers opbouwen
3 personen
24
Kleding per maat sorteren
6 personen
25
Kleding per soort sorteren
6 personen
26
Borden ophangen
2 personen
27
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
28
Koffie en thee zetten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes klaarzetten
3 personen
31
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
32
Kledinginname controleren
4 personen
33
Kledinglabels uitdelen
2 personen
34
Kledingrekken bijvullen
3 personen
35
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
36
Paskamers controleren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes aanvullen
2 personen
39
Afvalbakken legen
2 personen
40
Overgebleven kleding verzamelen
4 personen
41
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Kleding verpakken voor bestemming
4 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Kledingrekken afbreken
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Overgebleven kleding bezorgen
2 personen
50
Gevonden voorwerpen registreren
51
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 16
Kledingrekkenaantal 10
Kledinghangersaantal 250
Passpiegelsaantal 4
Paskamerschermenaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Sorteerbakkenaantal 12
Opbergkrattenaantal 12
Kledinghoezenaantal 30
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schalenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kledingstomer

Decoratie

Categoriekaartenaantal 20
Routebordjesaantal 12
Huisregelbordenaantal 4
Ingangsbanner
Pijlenstickersaantal 24

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer de ruilvoorwaarden tegelijk met de uitnodiging. Zet er concreet in hoeveel kledingstukken iemand mag meenemen, in welke staat kleding moet zijn en wat er met achtergebleven items gebeurt.
Open het aanmeldformulier minimaal 3 weken vooraf en vraag direct naar dieetwensen of hulp bij de opbouw. Zo hoef je niet vlak voor de beurs nog deelnemersgegevens en vrijwilligersdiensten te verzamelen.
Plan de inrichting op basis van categorieën: sorteer kleding eerst per maat en daarna per soort. Leg categoriekaarten klaar en gebruik opbergkratten of sorteerbakken voor kleding die nog niet op een rek kan.
Reserveer op de opbouwdag minstens 2 uur voor tafels, kledingrekken, paskamerschermen en routebordjes. Controleer bovendien vooraf of verlenghaspels en stekkerdozen lang genoeg zijn voor de kledingstomer en andere apparatuur.
Maak één plek voor registratie en huisregels en geef vrijwilligers daar een korte instructie van 10 minuten. Laat minstens één persoon de deelnemerslijst bijwerken en één persoon de kledingstroom en paskamers in de gaten houden.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je een kledingruilbeurs organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, datum, huisregels en ruilvoorwaarden. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de beurs en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kledingruilbeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 25 deelnemers, plus 2 mensen voor de opbouw en afbouw. Bij 50 deelnemers zijn 4 tot 5 vrijwilligers praktisch: voor ontvangst, sorteren, paskamers en opruimen.
Hoe lang duurt de opbouw van een kledingruilbeurs?: Plan minstens 2 uur voor de opbouw van tafels, rekken, paskamers, categoriekaarten en routebordjes. Tel nog 30 minuten extra als kleding op de locatie zelf per maat en soort moet worden gesorteerd.
Hoeveel kleding mag iemand meenemen naar een kledingruilbeurs?: Bepaal zelf een vaste grens en zet die bij de aanmelding en ingang op een huisregelbord. Een limiet van bijvoorbeeld 10 ingebrachte en 10 meegenomen kledingstukken houdt de ruil overzichtelijk, maar moet passen bij jouw deelnemersaantal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.