Organiser une bourse d’échange de vêtements, étape par étape

Une bourse d’échange de vêtements se prépare d’abord sur le papier, avant l’installation des portants. Commencez par réserver le lieu, fixer les horaires et définir clairement les conditions d’échange : nombre de pièces, état accepté et éventuel système d’étiquettes. Ensuite, ouvrez les inscriptions, répartissez les bénévoles et prévoyez le tri par taille et par catégorie. Le jour J, gardez du temps pour l’accueil, les cabines d’essayage et le rangement des vêtements restants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Rédiger le règlement intérieur
2 personnes
4
Publier les conditions d'échange
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Publier la promotion en ligne
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Envoyer la confirmation
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier les portants à vêtements
2 personnes
18
Préparer le matériel d’impression
2 personnes
19
Trier les étiquettes de vêtements
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Installer les tables
4 personnes
22
Installer les portants à vêtements
4 personnes
23
Installer les cabines d’essayage
3 personnes
24
Trier les vêtements par taille
6 personnes
25
Trier les vêtements par catégorie
6 personnes
26
Accrocher les panneaux
2 personnes
27
Préparation de la table d'inscription
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
32
Contrôler la collecte des vêtements
4 personnes
33
Distribuer les badges vêtements
2 personnes
34
Réapprovisionner les portants à vêtements
3 personnes
35
Orienter les visiteurs
2 personnes
36
Vérifier les cabines d’essayage
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
39
Vider les poubelles
2 personnes
40
Rassembler les vêtements restants
4 personnes
41
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Emballer les vêtements pour la destination
4 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Démonter les portants à vêtements
4 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Nettoyer le lieu
4 personnes
47
Évacuer les déchets
2 personnes
48
Retourner les matériels
2 personnes
49
Livrer les vêtements restants
2 personnes
50
Enregistrer les objets trouvés
51
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 16
Portants à vêtementsqté 10
Cintresqté 250
Miroirs d'essayageqté 4
Paravents de cabine d'essayageqté 3
Porte-manteauxqté 2
Bacs de triqté 12
Caisses de rangementqté 12
Housses à vêtementsqté 30
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Pinces de serviceqté 6
Saladiersqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Défroisseur vapeur

Décoration

Cartes de catégoriesqté 20
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux des règles de la maisonqté 4
Bannière d’entrée
Autocollants flèchesqté 24

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4

Nettoyage

Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Publiez les règles d’échange avant l’ouverture des inscriptions. Précisez le nombre maximal de vêtements par personne, les tailles acceptées et ce qui arrive aux pièces non échangées.
Fermez les inscriptions assez tôt pour préparer l’accueil. Une confirmation envoyée 3 à 5 jours avant l’événement permet de vérifier les absences, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles présents.
Prévoyez au moins un bénévole pour l’accueil, deux pour le tri et une personne pour surveiller les cabines dès que plusieurs participants arrivent en même temps.
Installez les portants par catégorie puis classez les vêtements par taille. Ajoutez des panneaux visibles et gardez les bacs de tri à proximité pour éviter que les articles ne retournent au mauvais endroit.
Faites l’inventaire du matériel 2 jours avant : portants, cintres, miroirs, paravents, rallonges et multiprises sont souvent oubliés. Testez aussi l’imprimante et le défroisseur avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse d’échange de vêtements ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, communiquer les règles, ouvrir les inscriptions et répartir les bénévoles. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, l’impression et la vérification du matériel.
Combien de vêtements chaque participant peut-il apporter ?: Fixez une limite avant les inscriptions, par exemple 5 à 10 vêtements par personne selon la capacité du lieu. Indiquez aussi que les articles doivent être propres, en bon état et prêts à être présentés.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse aux vêtements ?: Pour environ 30 participants, prévoyez au minimum 5 bénévoles : accueil, contrôle des articles, tri, cabines et rangement. Ajoutez une personne si l’événement dépasse 50 participants ou dure plus de 3 heures.
Quand installer les portants et les cabines d’essayage ?: Commencez l’installation 1 h 30 à 2 heures avant l’arrivée du public. Les portants, miroirs, paravents et panneaux doivent être en place avant le tri final des vêtements.

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