Zo organiseer je een kledingruilbeurs

Begin niet met kleding inzamelen, maar met de ruimte en de spelregels. Leg eerst datum, locatie, tafels en kledingrekken vast en bepaal daarna hoeveel kleding deelnemers mogen meebrengen en onder welke voorwaarden. Met duidelijke informatie vooraf voorkom je zakken vol ongeschikte kleding op de dag zelf. Richt de beurs in met aparte zones voor inname, sorteren, ruilen en passen; zo blijft de doorstroom overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Tafels en kledingrekken reserveren
3
Huisregels voor de ruil opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie op sociale media plaatsen
6
Posters ophangen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Inbrengvoorwaarden publiceren
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Ruilbonnen en formulieren printen
15
Bewegwijzering printen
16
Kledingrekken controleren
2 personen
17
Spiegels en paskamers controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Kledinginzameling voorbereiden
3 personen
20
Kleding sorteren op soort
4 personen
21
Kleding sorteren op maat
4 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Locatie schoonmaken
3 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Kledingrekken plaatsen
4 personen
26
Paskamers opbouwen
3 personen
27
Spiegels plaatsen
2 personen
28
Kleding uitstallen
5 personen
29
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Kleding innemen en controleren
3 personen
35
Ruilbonnen uitdelen
2 personen
36
Kledingrekken bijvullen
3 personen
37
Kleding netjes terugleggen
3 personen
38
Paskamers begeleiden
2 personen
39
Dranken en snacks serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Afvalbakken legen
2 personen
42
Ongewenste kleding apart zetten
2 personen
43
Laatste ruilronde aankondigen

Nazorg

44
Overgebleven kleding inpakken
4 personen
45
Tafels en rekken afbreken
4 personen
46
Servies en apparatuur schoonmaken
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Afval wegbrengen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Donatiekleding afleveren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Stoelenaantal 20
Klapbankenaantal 2
Paskamerschermenaantal 4
Staande spiegelsaantal 3
Kledingbakkenaantal 12
Kleedkamerhakenaantal 12
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kledingstomersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Kledingweegschalenaantal 2

Servies

Kopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Wegwijzerbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Kledingmaatbordjesaantal 14
Naamkaartjesaantal 100
Kleefhakenaantal 20
Slingersaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerplateausaantal 6
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer de inbrengvoorwaarden minimaal 2 weken vooraf. Vermeld concreet welke kleding welkom is, in welke staat die moet zijn en hoeveel stuks iemand mag meebrengen.
Plan de opbouw ruim voor de opening: reken op minstens 2 uur voor tafels, kledingrekken, spiegels, paskamerschermen en bewegwijzering. Controleer vooraf of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn.
Maak de sortering zichtbaar met kledingmaatbordjes en aparte indeling op soort en maat. Laat bij de inzameling minstens 2 vrijwilligers controleren en sorteren, zodat de ruiltafels niet vollopen met ongesorteerde kleding.
Print ruilbonnen, formulieren, naamkaartjes en informatieborden uiterlijk 2 dagen vooraf. Een ontbrekende printer of lege inktcartridge op de ochtend zelf zorgt snel voor vertraging bij de ontvangst.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 uur en wijs per blok iemand aan voor ontvangst, sorteren, paskamers en opruimen. Zet dranken pas klaar nadat de kledingrekken en tafels staan, zodat er niets omvalt tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kleding mag je meenemen naar een kledingruilbeurs?: Dat hangt af van je huisregels, maar kies vooraf één duidelijk maximum, bijvoorbeeld 10 kledingstukken per deelnemer. Zet dit aantal samen met de staat- en soortvoorwaarden minimaal 2 weken voor de beurs in de deelnemersinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kledingruilbeurs?: Voor een kleine beurs werkt een basisbezetting van 4 vrijwilligers tegelijk: één voor ontvangst, twee voor sorteren en één voor de paskamers en ruilvloer. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor de opbouw en 2 voor het opruimen.
Hoe lang duurt de opbouw van een kledingruilbeurs?: Reserveer minimaal 2 uur voor een kleine tot middelgrote beurs. Tafels, kledingrekken, paskamerschermen, spiegels, kledingbakken en bewegwijzering kosten meer tijd dan alleen het neerzetten van stoelen.
Wanneer moet je een kledingruilbeurs promoten?: Start de uitnodigingen en online promotie 3 tot 4 weken vooraf en hang posters uiterlijk 2 weken voor de datum op. Verstuur de praktische deelnemersinformatie met inbrengvoorwaarden en aanvangstijd nogmaals 3 tot 5 dagen voor het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.