Organiser une bourse d’échange de vêtements sans se perdre

Une bourse d’échange réussie repose surtout sur un circuit simple : inscription, dépôt, tri, choix des vêtements et sortie. Commencez par confirmer le lieu et la date, puis fixez des règles d’échange compréhensibles avant d’inviter les participants. Prévoyez ensuite les tables, portants, miroirs et cabines, car l’installation prend plus de temps que prévu. Le jour J, le tri par type et par taille évite les attroupements et facilite le travail des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Réserver des tables et des portants à vêtements
3
Rédiger le règlement d’échange
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
6
Accrocher les affiches
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les informations aux participants
11
Publier les conditions de participation
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer les bons d’échange et les formulaires
15
Imprimer la signalisation
16
Vérifier les portants à vêtements
2 personnes
17
Contrôler les miroirs et les cabines d’essayage
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Préparer la collecte de vêtements
3 personnes
20
Trier les vêtements par type
4 personnes
21
Trier les vêtements par taille
4 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Nettoyer le lieu
3 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les portants à vêtements
4 personnes
26
Installer les cabines d’essayage
3 personnes
27
Installer les miroirs
2 personnes
28
Présenter les vêtements
5 personnes
29
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
30
Aménager la table d'accueil
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
34
Recevoir et contrôler les vêtements
3 personnes
35
Distribuer les bons d’échange
2 personnes
36
Réapprovisionner les portants à vêtements
3 personnes
37
Ranger les vêtements proprement
3 personnes
38
Accompagner les cabines d’essayage
2 personnes
39
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Vider les poubelles
2 personnes
42
Mettre à part les vêtements non désirés
2 personnes
43
Annoncer le dernier tour d’échange

Suivi

44
Emballer les vêtements restants
4 personnes
45
Démonter les tables et les étagères
4 personnes
46
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Évacuer les déchets
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Livrer les vêtements à donner
2 personnes
51
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Portants à vêtementsqté 8
Chaisesqté 20
Bancs pliantsqté 2
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Miroirs sur piedqté 3
Bacs à vêtementsqté 12
Crochets de vestiaireqté 12
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Défroisseurs vapeurqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Balances pour vêtementsqté 2

Vaisselle

Tassesqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Saladiersqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Nappesqté 8
Plaquettes de taille des vêtementsqté 14
Badges nominatifsqté 100
Crochets adhésifsqté 20
Guirlandesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement au moins 3 semaines avant l’événement : nombre maximal de vêtements, état accepté, modalités de dépôt et fonctionnement des bons d’échange doivent être écrits en quelques points visibles.
Traitez les inscriptions avant de faire les courses. Demandez les besoins alimentaires et envoyez les informations pratiques aux participants au plus tard 3 jours avant la bourse.
Prévoyez une zone de dépôt séparée de la zone d’échange. Triez les vêtements d’abord par type, puis par taille, et préparez les plaquettes de taille avant l’arrivée du public.
Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis, notamment pour l’accueil, le contrôle des dépôts, le tri et le rangement. Une personne dédiée aux bons d’échange évite de bloquer toute la file.
Installez les portants, tables, miroirs et cabines avant d’ouvrir les portes, puis vérifiez les rallonges et multiprises. Mettez les boissons au frais seulement après avoir dégagé les zones de circulation et d’essayage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse d’échange de vêtements ?: Prévoyez environ 3 semaines pour confirmer le lieu, rédiger le règlement, ouvrir les inscriptions et diffuser les invitations. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, l’impression des formulaires et la préparation du tri.
Combien de vêtements peut-on demander par participant ?: Fixez une limite claire dans le règlement, par exemple 5 à 10 vêtements déposés par personne. Le nombre doit être établi avant les inscriptions afin de dimensionner les tables, les bacs et les portants.
Quand faut-il installer les portants et les cabines d’essayage ?: Installez-les avant l’arrivée des participants, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Testez les miroirs, vérifiez la stabilité des portants et laissez un passage dégagé entre les zones.
Comment éviter le désordre pendant le tri des vêtements ?: Utilisez un premier tri par type, puis un second par taille, avec une signalétique visible. Prévoyez au moins un bénévole pour le tri pendant toute la première heure, quand les dépôts sont généralement les plus nombreux.

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