Kleidertauschbörse organisieren: So klappt der Ablauf

Bei einer Kleidertauschbörse entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Kleidung schnell angenommen, sortiert und getauscht werden kann. Lege zuerst Ort, Datum und klare Annahmeregeln fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane Tische, Kleiderständer, Spiegel und Umkleidemöglichkeiten passend zur erwarteten Teilnehmerzahl. Am Veranstaltungstag braucht es getrennte Bereiche für Annahme, Sortierung, Tausch und nicht angenommene Kleidung – sonst entstehen lange Schlangen und Unordnung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2
Tische und Kleiderständer reservieren
3
Hausregeln für den Tausch aufstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Werbung in sozialen Medien posten
6
Poster aufhängen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
10
Teilnehmerinformationen versenden
11
Einreichungsbedingungen veröffentlichen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Tauschbons und Formulare drucken
15
Beschilderung drucken
16
Kleiderständer kontrollieren
2 Personen
17
Spiegel und Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Kleidersammlung vorbereiten
3 Personen
20
Kleidung nach Art sortieren
4 Personen
21
Kleidung nach Größe sortieren
4 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Location reinigen
3 Personen
24
Tische aufstellen
4 Personen
25
Kleiderständer aufstellen
4 Personen
26
Umkleidekabinen aufbauen
3 Personen
27
Spiegel aufstellen
2 Personen
28
Kleidung auslegen
5 Personen
29
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
30
Empfangstisch einrichten
2 Personen
31
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
32
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

33
Besucher empfangen
3 Personen
34
Kleidung annehmen und prüfen
3 Personen
35
Umtauschgutscheine verteilen
2 Personen
36
Kleiderständer auffüllen
3 Personen
37
Kleidung ordentlich zurücklegen
3 Personen
38
Umkleidekabinen begleiten
2 Personen
39
Getränke und Snacks servieren
2 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Mülleimer leeren
2 Personen
42
Ungewünschte Kleidung getrennt legen
2 Personen
43
Letzte Tauschrunde ankündigen

Nachbereitung

44
Übrige Kleidung einpacken
4 Personen
45
Tische und Gestelle abbauen
4 Personen
46
Geschirr und Geräte reinigen
3 Personen
47
Location reinigen
4 Personen
48
Müll entsorgen
2 Personen
49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
50
Spendenkleidung abliefern
2 Personen
51
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 8
StühleAnz. 20
KlappbänkeAnz. 2
UmkleidewändeAnz. 4
StandspiegelAnz. 3
KleiderkistenAnz. 12
UmkleideraumhakenAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Laptop
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KleiderdampferAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
KleiderwaagenAnz. 2

Geschirr

TassenAnz. 60
GläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
SchüsselnAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

Wegweiser-SchilderAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
KleidergrößenschilderAnz. 14
NamensschilderAnz. 100
KlebehakenAnz. 20
GirlandenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierplattenAnz. 6
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche die Einreichungsbedingungen mindestens 10 Tage vorher: Lege fest, wie viele Kleidungsstücke pro Person erlaubt sind und dass sie sauber, tragbar und frei von Schäden sein müssen.
Plane für die Annahme mindestens eine Helferin oder einen Helfer je 20 angemeldete Personen ein. Tauschbons, Formulare und Namensschilder sollten spätestens am Vortag gedruckt und nach Bereichen sortiert bereitliegen.
Sortiere die Kleidung zuerst nach Art und danach nach Größe. Beschrifte Kleiderständer und Tische sichtbar; ohne Größenangaben verbringen Gäste unnötig viel Zeit mit der Suche und die Sortierung zerfällt schnell.
Richte mindestens eine Umkleidekabine mit Spiegel und Haken ein und trenne sie vom Annahmebereich. Stelle pro 25 Gäste ungefähr einen Kleiderständer bereit, damit Jacken und Teile nicht auf Stühlen oder dem Boden landen.
Kühle Getränke erst kurz vor Beginn und stelle sie außerhalb der Kleidungsbereiche auf. Plane nach dem Ende mindestens 60 Minuten für übrig gebliebene Kleidung, den Abbau und die Reinigung der Location ein.

Häufige Fragen

Wie viele Kleidungsstücke darf man zu einer Kleidertauschbörse mitbringen?: Eine praktikable Regel sind 5 bis 10 Teile pro Person. Lege die genaue Zahl vorab fest und schreibe sie in die Einladung, damit die Annahme am Veranstaltungstag nicht neu verhandelt werden muss.
Wie viele Helfer braucht man für eine Kleidertauschbörse?: Rechne mit einer helfenden Person je 15 bis 20 angemeldete Gäste, zusätzlich mindestens zwei Personen für Aufbau und Abbau. Bei 60 Gästen sind damit etwa 5 bis 6 Helfer sinnvoll.
Wie lange dauert die Vorbereitung einer Kleidertauschbörse?: Beginne etwa vier Wochen vorher mit Ort, Datum, Regeln und Werbung. Eine Woche vorher sollten Anmeldungen, Helferplan, Beschilderung und Material geprüft werden; der Aufbau braucht meist 90 bis 120 Minuten.
Was passiert mit Kleidung, die niemand tauscht?: Lege diese Regel vor Beginn schriftlich fest: Kleidung kann beispielsweise wieder mitgenommen oder gesammelt gespendet werden. Reserviere dafür Kisten und bestimme eine verantwortliche Person, damit nach der Veranstaltung nichts liegen bleibt.

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