Zo organiseer je een kledingbeurs zonder chaos

Begin niet met tafels verschuiven, maar met de verkopers en verkoopafspraken. Leg eerst de locatie, openingstijden, aanmeldingen en voorwaarden vast. Daarna maak je de indeling, plan je vrijwilligers en bereid je prijslabels, kassaregels en verkopersboxen voor. Op de dag zelf werk je van een lege ruimte naar duidelijke zones voor verkoop, passen, betalen en informatie. Zo voorkom je dat kledingrekken, wisselgeld of bewegwijzering pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en openingstijden bevestigen
2
Verkopers uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Verkopersinformatie versturen
6
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
7
Verkoperslijst samenstellen
8
Indeling van de ruimte maken
2 personen
9
Vrijwilligers inplannen
10
Prijslabels voorbereiden
2 personen
11
Pijlen en bewegwijzering printen
12
Kassaregels en wisselgeld bepalen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen ophalen
2 personen
15
Verkopersboxen samenstellen
2 personen
16
Kledingrekken en tafels klaarzetten
3 personen
17
Kassalade en formulieren voorbereiden
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Ruimte leegmaken
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Kledingrekken plaatsen
3 personen
22
Paskamers inrichten
2 personen
23
Kassa- en informatiebalie opbouwen
2 personen
24
Bewegwijzering ophangen
2 personen
25
Verlichting en stroom testen
2 personen
26
Kleding van verkopers innemen
4 personen
27
Kleding per maat sorteren
5 personen
28
Verkooptafels en rekken vullen
5 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

30
Deuren openen
2 personen
31
Bezoekers ontvangen
2 personen
32
Verkoop en betalingen afhandelen
3 personen
33
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
34
Paskamers controleren
2 personen
35
Kleding opnieuw sorteren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
38
Laatste verkoopronde aankondigen
39
Verkoop afsluiten
3 personen

Nazorg

40
Verkopers laten afrekenen
3 personen
41
Onverkochte kleding teruggeven
4 personen
42
Kledingrekken en tafels afbouwen
4 personen
43
Kleding en materialen inpakken
4 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Kassa tellen en afsluiten
2 personen
46
Gevonden voorwerpen registreren
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Verkopers afrekenoverzicht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 16
Kledingrekkenaantal 12
Paskamerschermenaantal 4
Spiegelsaantal 4
Kledinghangersaantal 180
Maatverdelersaantal 24
Kledingmandenaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Kassatafel

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Rekenmachineaantal 2
Printer
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekannenaantal 4
Serveerbladenaantal 3

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 10
Prijslabelstickersaantal 1000
Veiligheidsspeldenaantal 500
Meetlintenaantal 4
Informatiebordenaantal 8
Richtingpijlenaantal 24
Afplaktapeaantal 6
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 24

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat locatie en openingstijden bevestigd zijn. Vraag verkopers vooraf om hun gegevens en stuur daarna één duidelijk informatiebericht met voorwaarden, aanlevertijd en indeling.
Maak de ruimte-indeling op papier voordat je tafels en kledingrekken plaatst. Houd looppaden vrij en plan aparte plekken voor paskamerschermen, spiegels, de kassa en de informatiebalie.
Bereid prijslabels en maatverdelers vooraf per verkoper of tafel voor. Leg ook veiligheidsspelden, meetlinten, klemborden en balpennen klaar; die worden tijdens het passen en afrekenen sneller gebruikt dan verwacht.
Test kassa, pinapparaat, printer, stekkerdozen en verlengkabels vóór de deuren opengaan. Bepaal vooraf hoeveel wisselgeld nodig is en wie de kassa beheert, zodat niet meerdere vrijwilligers tegelijk betalingen verwerken.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst de ruimte leegmaken, daarna tafels en rekken plaatsen, vervolgens paskamers en bewegwijzering opbouwen en pas daarna kleding uitstallen. Koel dranken en zet bekers en koffiekannen klaar nadat de werkzones ingericht zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een kledingbeurs op te bouwen?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw, afhankelijk van het aantal verkopers en kledingrekken. Reserveer extra tijd als tafels, stoelen en materialen nog opgehaald moeten worden.
Hoeveel kledingrekken heb je nodig voor een kledingbeurs?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de hoeveelheid kleding, maar plan per verkoper een duidelijk afgebakende plek en vul die niet te dicht. Houd daarnaast ruimte vrij voor looppaden, paskamers en de kassa; een volle ruimte werkt niet automatisch efficiënter.
Wanneer moet je verkopers uitnodigen voor een kledingbeurs?: Open de aanmeldingen zodra locatie, openingstijden en verkoopvoorwaarden vaststaan, bij voorkeur enkele weken vóór de beurs. Sluit de inschrijving zodra je de ruimte-indeling en verkoperslijst uiterlijk enkele dagen vooraf definitief moet maken.
Hoe regel je de kassa op een kledingbeurs?: Bepaal vóór de opbouw wie de kassa beheert, welke betaalmethoden beschikbaar zijn en hoeveel wisselgeld je klaarlegt. Test pinapparaat en printer vóór opening en gebruik kassaregels of formulieren om verkopen overzichtelijk te registreren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.