Organiser une bourse aux vêtements sans perdre le fil

Une bourse aux vêtements se prépare d’abord comme un système de dépôt et de vente, pas comme une simple journée de rangement. Commencez par confirmer la salle et ses horaires, puis fixez les règles de vente avant d’ouvrir les inscriptions. Les vendeurs doivent recevoir des consignes précises sur les étiquettes, le dépôt et la récupération des invendus. Le jour J, prévoyez un circuit lisible entre accueil, portants, cabines d’essayage et caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et les heures d’ouverture
2
Inviter les vendeurs
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Envoyer les informations aux vendeurs
6
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
7
Dresser la liste des vendeurs
8
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
9
Planifier les bénévoles
10
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
11
Imprimer les flèches et la signalétique
12
Définir les règles de caisse et la monnaie
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Récupérer le matériel
2 personnes
15
Assembler les boîtes des vendeurs
2 personnes
16
Installer les portants à vêtements et les tables
3 personnes
17
Préparer le tiroir-caisse et les formulaires
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Vider la salle
3 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les portants à vêtements
3 personnes
22
Aménager les cabines d’essayage
2 personnes
23
Monter la caisse et le comptoir d'information
2 personnes
24
Installer la signalétique
2 personnes
25
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
26
Récupérer les vêtements des vendeurs
4 personnes
27
Trier les vêtements par taille
5 personnes
28
Approvisionner les tables et rayonnages de vente
5 personnes
29
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

30
Ouvrir les portes
2 personnes
31
Accueillir les visiteurs
2 personnes
32
Gérer les ventes et les paiements
3 personnes
33
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
34
Vérifier les cabines d’essayage
2 personnes
35
Trier à nouveau les vêtements
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Vider les poubelles
38
Annoncer le dernier tour de vente
39
Clôturer les ventes
3 personnes

Suivi

40
Faire régler les vendeurs
3 personnes
41
Retourner les vêtements invendus
4 personnes
42
Démonter les portants à vêtements et les tables
4 personnes
43
Emballer les vêtements et le matériel
4 personnes
44
Nettoyer l’espace
3 personnes
45
Compter et clôturer la caisse
2 personnes
46
Enregistrer les objets trouvés
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Envoyer le récapitulatif de caisse des vendeurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 16
Portants à vêtementsqté 12
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Miroirsqté 4
Cintresqté 180
Séparateurs de tailleqté 24
Paniers à vêtementsqté 12
Porte-manteauxqté 2
Table de caisse

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Calculatriceqté 2
Imprimante
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 6
Glacièresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Pichets à caféqté 4
Plateaux de serviceqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Étiquettes de prixqté 1000
Épingles de sûretéqté 500
Mètres rubansqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Flèches directionnellesqté 24
Ruban de masquageqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 24

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions après avoir fixé les conditions de vente. Précisez dès le départ les dates de dépôt et de récupération, le nombre maximal d’articles par vendeur et le traitement des invendus.
Envoyez aux vendeurs un rappel au moins 7 jours avant le dépôt. Indiquez le format des étiquettes de prix, le type d’attache accepté et l’ordre dans lequel les vêtements doivent être présentés.
Préparez une boîte ou un lot identifié pour chaque vendeur. Avec une liste des vendeurs et des formulaires imprimés, vous retrouvez plus vite les articles au moment de la restitution.
Organisez la salle par tailles et catégories avant l’arrivée du public. Gardez les cabines d’essayage près des portants, mais laissez un passage d’au moins 1 mètre vers la caisse et la sortie.
Testez la caisse, le terminal de paiement et l’éclairage avant l’ouverture. Prévoyez de la monnaie, une calculatrice et une solution de secours si une prise ou le réseau tombe en panne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse aux vêtements ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ouvrez les inscriptions environ 3 semaines avant, puis gardez les 7 derniers jours pour confirmer les vendeurs, imprimer la signalétique et vérifier le matériel.
Quand faut-il envoyer les consignes aux vendeurs ?: Envoyez-les dès l’inscription confirmée, puis faites un rappel 7 jours avant le dépôt. Un dernier message 24 à 48 heures avant permet de rappeler les horaires, les étiquettes et les articles refusés.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une bourse aux vêtements ?: Pour une petite salle, prévoyez au minimum 4 bénévoles en même temps : 1 à l’accueil, 1 à la caisse et 2 pour le rangement et les cabines. Ajoutez 1 personne si les dépôts ou la fréquentation sont importants.
Comment éviter les erreurs à la caisse lors d’une bourse aux vêtements ?: Attribuez un code à chaque vendeur et utilisez un formulaire de suivi pour chaque vente. Faites un comptage de la caisse avant l’ouverture, à mi-journée et après la fermeture, avec deux personnes présentes.

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