Eine Kleidertauschbörse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kleidertauschbörse entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Erst Ort, Öffnungszeiten und Verkaufsbedingungen klären, dann Anmeldungen und Verkäuferinformationen organisieren. Plane früh, wie Kleidung angenommen, präsentiert, anprobiert und abgerechnet wird. Am Veranstaltungstag brauchst du getrennte Bereiche für Ausgabe, Ständer, Umkleiden, Information und Kasse. Besonders häufig fehlen Wechselgeld, Preisetiketten, Kleiderbügel und klare Pfeile – diese Dinge solltest du nicht erst beim Aufbau suchen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Öffnungszeiten bestätigen
2
Verkäufer einladen
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Verkäuferinformationen versenden
6
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
7
Verkäuferliste zusammenstellen
8
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
9
Freiwillige einplanen
10
Preisetiketten vorbereiten
2 Personen
11
Pfeile und Beschilderung drucken
12
Kassenregeln und Wechselgeld festlegen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Materialien abholen
2 Personen
15
Verkäuferboxen zusammenstellen
2 Personen
16
Kleiderständer und Tische aufstellen
3 Personen
17
Kassenschublade und Formulare vorbereiten
2 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Raum leerräumen
3 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
21
Kleiderständer aufstellen
3 Personen
22
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
23
Kassen- und Infotresen aufbauen
2 Personen
24
Beschilderung anbringen
2 Personen
25
Beleuchtung und Strom testen
2 Personen
26
Kleidung der Verkäufer einziehen
4 Personen
27
Kleidung nach Größe sortieren
5 Personen
28
Verkaufsstände und Regale auffüllen
5 Personen
29
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

30
Türen öffnen
2 Personen
31
Besucher empfangen
2 Personen
32
Verkauf und Zahlungen abwickeln
3 Personen
33
Besucherfragen beantworten
2 Personen
34
Ankleidekabinen kontrollieren
2 Personen
35
Kleidung neu sortieren
3 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Mülleimer leeren
38
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
39
Verkauf abschließen
3 Personen

Nachbereitung

40
Verkäufer abrechnen lassen
3 Personen
41
Unverkaufte Kleidung zurückgeben
4 Personen
42
Kleiderständer und Tische abbauen
4 Personen
43
Kleidung und Materialien einpacken
4 Personen
44
Raum reinigen
3 Personen
45
Kasse zählen und abschließen
2 Personen
46
Fundgegenstände registrieren
47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
48
Abrechnungsübersicht an Verkäufer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 16
KleiderständerAnz. 12
UmkleidewändeAnz. 4
SpiegelAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180
MesseinteilerAnz. 24
WäschekörbeAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
Kassatisch

Ausstattung

Kasse
Kartenterminal
TaschenrechnerAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
KaffeekannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
Preisetiketten-AufkleberAnz. 1000
SicherheitsnadelnAnz. 500
MessbänderAnz. 4
InfotafelnAnz. 8
RichtungspfeileAnz. 24
AbklebebandAnz. 6
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 24

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Ort und Öffnungszeiten mindestens 4 Wochen vorher. Öffne danach die Anmeldung und lege eine feste Frist für Verkäufer fest, damit du die Liste und die Verkäuferboxen rechtzeitig vorbereiten kannst.
Schicke den Verkäufern spätestens 7 Tage vorher alle Bedingungen: Abgabezeit, Preisetiketten, zulässige Kleidung, Auszahlung und Abholung übrig gebliebener Ware. So musst du am Veranstaltungstag weniger Einzelfragen klären.
Plane den Raum vor dem Aufbau auf Papier: Eingang, Annahme, Kleiderständer, Tische, Umkleidewände, Spiegel, Infotresen und Kasse sollten klar getrennt sein. Rechne zusätzlich mit mindestens einem freien Durchgang von etwa 1,2 Metern.
Besetze Kasse, Annahme, Information und Umkleiden nicht mit derselben Person. Für eine zweistündige Öffnungszeit sind mindestens vier Helfer sinnvoll; plane für Aufbau und Abbau jeweils weitere 60 bis 90 Minuten ein.
Bereite die Kasse am Vortag vor: Kassenregeln, Formulare, Taschenrechner, Kartenterminal und Wechselgeld gehören zusammen an den Kassentisch. Teste Beleuchtung, Strom und Verlängerungskabel vor dem Einlass und kühle Getränke frühzeitig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kleidertauschbörse organisieren?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Der Ort, die Öffnungszeiten und die Verkaufsbedingungen sollten zuerst feststehen; die Anmeldung kann anschließend mindestens 3 Wochen vorher starten.
Wie viele Helfer braucht man für eine Kleidertauschbörse?: Plane bei einer Veranstaltung mit bis zu etwa 50 Verkäufern mindestens 4 Helfer während der Öffnungszeit ein: für Annahme, Kasse, Information und Umkleiden. Für Aufbau und Abbau solltest du zusätzlich 2 bis 4 Personen für jeweils 60 bis 90 Minuten einteilen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Kleidertauschbörse?: Lege vorab eine feste Kassenregel fest und stelle Wechselgeld für mindestens 50 Verkäufe bereit. Eine Mischung aus Münzen und kleinen Scheinen ist praktischer als nur große Scheine; die genaue Summe hängt von deinen Preisen und der erwarteten Besucherzahl ab.
Wann sollte man Raumplan und Beschilderung vorbereiten?: Erstelle den Raumplan spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und drucke Pfeile, Infotafeln und Preisetiketten mindestens 2 Tage vorher. Bringe die Beschilderung beim Aufbau an und teste danach alle Wege vom Eingang bis zur Kasse.

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