Zo organiseer je een klassiek muziekfestival

Begin met de datum en locatie, en werk daarna in de volgorde van programma, musici, publieksinschrijving en uitvoering. Bij een klassiek muziekfestival bepalen repetities, podiumindeling en technische controle hoeveel rust er op de dag zelf is. Leg muziekpartijen en contactgegevens vroeg vast en controleer materialen niet pas bij de opbouw. Reserveer stoelen, podiumdelen, lessenaars en geluidsapparatuur op basis van het definitieve programma en bezoekersaantal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en concerttijden bepalen
3 personen
3
Musici en ensembles bevestigen
2 personen
4
Repetitietijden met musici afstemmen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online aanmeldingen openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Reserveringen voor materialen maken
2 personen
12
Programmaboekje samenstellen
2 personen
13
Programmaboekjes laten drukken
14
Medewerkers en vrijwilligers indelen
2 personen
15
Contactlijst voor festivaldag maken
16
Podiumindeling uitwerken
2 personen
17
Stoelenplan voor bezoekers maken
2 personen
18
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
19
Muziekpartijen per ensemble sorteren
2 personen
20
Technische benodigdheden controleren
2 personen
21
Cateringbestelling plaatsen
22
Weersverwachting controleren
23
Bezoekersaantallen bevestigen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Programmaboekjes sorteren
2 personen
26
Instrumenten veilig klaarzetten
3 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Podiumvloeren plaatsen
4 personen
29
Podiumdoeken ophangen
3 personen
30
Stoelen voor musici opstellen
3 personen
31
Muzieklessenaars opstellen
3 personen
32
Bezoekersstoelen opstellen
5 personen
33
Verlichting plaatsen
3 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
35
Microfoons en kabels testen
3 personen
36
Instrumenten stemmen
5 personen
37
Repetitie met alle ensembles
12 personen
38
Cateringbuffet inrichten
4 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
41
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
42
Wegwijzers ophangen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen

Event

44
Musici ontvangen
3 personen
45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Programma-uitgifte verzorgen
3 personen
47
Openingsconcert begeleiden
3 personen
48
Pauzebuffet serveren
5 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Bezoekers naar zaal begeleiden
3 personen
51
Middagconcert begeleiden
3 personen
52
Servies en glazen verzamelen
3 personen
53
Avondbuffet voorbereiden
5 personen
54
Avondbuffet serveren
5 personen
55
Avondconcert begeleiden
3 personen
56
Slotconcert begeleiden
3 personen
57
Vertrek van bezoekers begeleiden
4 personen

Nazorg

58
Instrumenten veilig inpakken
5 personen
59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
60
Buffet en keuken opruimen
4 personen
61
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
62
Servies en glazen afwassen
3 personen
63
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
64
Podium en decoratie afbreken
4 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Geleende materialen controleren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Bedankbericht aan musici sturen
72
Bedankbericht aan bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bezoekersstoelenaantal 320
Artiestenstoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Digitale piano
Vleugelbank
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Versterker
DI-boxenaantal 3
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Gaffer tapeaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 24
Lessenaarslampjesaantal 24
Metronomenaantal 3
Portofoonsaantal 8
Laptopaantal 2
Printer
Pinautomatenaantal 2
Oplaadstationsaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjeshoudersaantal 30
Pianokruk

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 350
Wijnglazenaantal 250
Bordenaantal 350
Dessertbordjesaantal 350
Vorkenaantal 350
Messenaantal 350
Koffielepelsaantal 200
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Krattenaantal 20

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar
Rubberen handschoenenaantal 12
Handdoekrollenaantal 8

Tips

Plan de repetities zodra musici en ensembles bevestigd zijn. Houd per ensemble een tijdsblok aan en zet de aanlevertijd van muziekpartijen vóór de eerste repetitie in je planning.
Werk met één definitief tijdschema voor concerten, opbouw, soundcheck en pauzes. Deel dit uiterlijk een week vooraf met musici, vrijwilligers en medewerkers, zodat ontbrekende afspraken nog zichtbaar worden.
Maak het stoelenplan pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Bevestig het bezoekersaantal enkele dagen vooraf en controleer of bezoekersstoelen, garderoberekken en wegwijzerborden op de juiste plek kunnen staan.
Controleer techniek per onderdeel: digitale piano of vleugelbank, microfoons, statieven, luidsprekers, mengpaneel, DI-boxen, stroomhaspels en verlengkabels. Test alles tijdens de opbouw en houd gaffer tape bij de hand voor kabels.
Bestel catering en drukwerk op basis van de laatste aantallen, niet op een oude inschatting. Sorteer programmaboekjes vóór de deuren opengaan en verzamel dieetwensen samen met de definitieve cateringbestelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klassiek muziekfestival organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en het bevestigen van musici. Open de aanmeldingen zodra programma en concerttijden vaststaan; reserveer materialen en catering uiterlijk 2 tot 3 weken voor de festivaldag.
Wanneer leg je het programma van een klassiek muziekfestival vast?: Stel het programma bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf vast, voordat je uitnodigingen en aanmeldingen opent. Plan daarna repetitietijden en verzamel muziekpartijen per ensemble, zodat de technische en podiumindeling op het definitieve programma aansluiten.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een klassiek muziekfestival?: Gebruik het bevestigde bezoekersaantal als basis en houd ongeveer 5 tot 10 procent extra stoelen achter de hand. Tel artiestenstoelen apart mee en controleer vóór de opbouw of gangen, podiumruimte en garderobe bereikbaar blijven.
Wanneer controleer je de techniek voor een klassiek muziekfestival?: Doe een eerste controle uiterlijk één week vooraf en een volledige test tijdens de opbouw op de festivaldag. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, versterker, digitale piano, stroomvoorziening en verlichting voordat musici arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.