Organiser un festival de musique classique, étape par étape

Commencez par verrouiller la date, le lieu et le format du festival avant de contacter les musiciens. Construisez ensuite le programme avec des horaires réalistes, en prévoyant les répétitions, les changements de plateau et l’accueil du public. Les inscriptions, le stationnement, le traiteur et l’impression des livrets doivent être finalisés plusieurs jours avant l’événement. Le jour J, une liste de contacts unique et un plan précis de la scène évitent les décisions improvisées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
2
Définir le programme et les horaires du concert
3 personnes
3
Confirmer les musiciens et les ensembles
2 personnes
4
Coordonner les horaires de répétition avec les musiciens
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les infos de parking
11
Faire les réservations de matériel
2 personnes
12
Composer le programme
2 personnes
13
Faire imprimer les livrets du programme
14
Répartir le personnel et les bénévoles
2 personnes
15
Créer la liste de contacts pour le jour du festival
16
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
17
Préparer le plan des places pour les visiteurs
2 personnes
18
Rassembler les partitions
2 personnes
19
Classer les partitions par ensemble
2 personnes
20
Vérifier le matériel technique
2 personnes
21
Passer la commande traiteur
22
Vérifier les prévisions météo
23
Confirmer le nombre de visiteurs
24
Faire les courses
3 personnes
25
Classer les programmes
2 personnes
26
Installer les instruments en toute sécurité
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Installer les planchers de scène
4 personnes
29
Suspendre les tentures de scène
3 personnes
30
Installer des chaises pour les musiciens
3 personnes
31
Installer les pupitres de musique
3 personnes
32
Installer les chaises pour les visiteurs
5 personnes
33
Installer l’éclairage
3 personnes
34
Raccorder le matériel audio
3 personnes
35
Tester les microphones et les câbles
3 personnes
36
Accorder les instruments
5 personnes
37
Répétition avec tous les ensembles
12 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
41
Préparer les livrets de programme
2 personnes
42
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

44
Accueillir les musiciens
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Assurer la distribution du programme
3 personnes
47
Encadrer le concert d'ouverture
3 personnes
48
Servir le buffet de pause
5 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Accompagner les visiteurs dans la salle
3 personnes
51
Accompagner le concert de l’après-midi
3 personnes
52
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
53
Préparer le buffet du soir
5 personnes
54
Servir le buffet du soir
5 personnes
55
Animer le concert du soir
3 personnes
56
Accompagner le concert de clôture
3 personnes
57
Accompagner le départ des visiteurs
4 personnes

Suivi

58
Emballer les instruments en toute sécurité
5 personnes
59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
60
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
61
Collecter et trier les déchets
3 personnes
62
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
63
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
64
Démonter la scène et la décoration
4 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Envoyer un message de remerciement aux musiciens
72
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour les visiteursqté 320
Chaises pour artistesqté 30
Tables pliantesqté 12
Tables bistrotqté 8
Tables de buffetqté 6
Éléments de podiumqté 12
Portantsqté 4
Poubellesqté 10
Cintresqté 120

Équipement

Piano numérique
Canapé à ailettes
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Amplificateur
Boîtiers DIqté 3
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 12
Ruban gafferqté 8
Pupitres de musiqueqté 24
Lampes de pupitreqté 24
Métronomesqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Distributeurs automatiquesqté 2
Stations de rechargeqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 6
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 14
Porte-nomsqté 30
Tabouret de piano

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 350
Verres à vinqté 250
Assiettesqté 350
Assiettes à dessertqté 350
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 350
Cuillères à caféqté 200
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Carafesqté 30

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Bacs de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Caissesqté 20

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage
Gants en caoutchoucqté 12
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les horaires du concert, la durée des entractes et les éventuels changements d’ensemble. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences techniques.
Coordonnez les répétitions avec chaque musicien et ensemble suffisamment tôt. Réservez un créneau distinct pour tester le piano numérique, les microphones, les haut-parleurs et les retours sonores.
Confirmez le nombre de visiteurs au plus tard 3 jours avant le festival. Ce chiffre détermine le plan des places, le nombre de chaises, les livrets imprimés et la commande du traiteur.
Préparez les partitions par ensemble et placez-les sur les pupitres avant l’arrivée des artistes. Prévoyez aussi les lampes de pupitre, les métronomes et du ruban gaffer pour sécuriser les câbles.
Désignez une personne pour les artistes, une pour le public et une pour la technique. Remettez à toute l’équipe une liste de contacts le matin même et vérifiez les prévisions météo avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique classique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les musiciens, réserver le matériel, ouvrir les inscriptions et imprimer les livrets du programme.
Quand faut-il confirmer les musiciens d’un festival classique ?: Confirmez les musiciens au moins 6 semaines avant le festival. Vous pourrez alors fixer les répétitions, composer le programme et adapter la configuration de la scène.
Quand commander le traiteur pour un festival de musique classique ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, puis transmettez le nombre final de visiteurs 3 jours avant. Ajoutez les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de musique classique ?: La veille, vérifiez le matériel technique, les partitions classées, les chaises, les panneaux directionnels et les livrets. Contrôlez aussi les prévisions météo et confirmez les horaires d’arrivée des artistes et des bénévoles.

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