Klassisches Musikfestival organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem klassischen Musikfestival hängen Programm, Proben, Technik und Besucherablauf eng zusammen. Lege zuerst Datum, Ort und Konzertzeiten fest, bevor du Musiker, Ensembles und Helfer einteilst. Danach folgen Anmeldungen, Sitzplan, Noten, Bühnenaufteilung und technische Prüfungen. Plane den Festivaltag rückwärts: So erkennst du früh, welche Reservierungen, Drucksachen und Absprachen mehrere Wochen Vorlauf brauchen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum und -ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Konzertzeiten festlegen
3 Personen
3
Musiker und Ensembles bestätigen
2 Personen
4
Probenzeiten mit den Musikern abstimmen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Online-Anmeldungen öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Parkinformationen versenden
11
Materialreservierungen erstellen
2 Personen
12
Programmheft zusammenstellen
2 Personen
13
Programmhefte drucken lassen
14
Mitarbeiter und Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Kontaktliste für den Festivaltag erstellen
16
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
17
Sitzplan für Besucher erstellen
2 Personen
18
Musikpartituren sammeln
2 Personen
19
Musikstücke je Ensemble sortieren
2 Personen
20
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
21
Cateringbestellung aufgeben
22
Wettervorhersage prüfen
23
Besucherzahlen bestätigen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Programmhefte sortieren
2 Personen
26
Instrumente sicher bereitstellen
3 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Podestböden aufstellen
4 Personen
29
Bühnentücher aufhängen
3 Personen
30
Stühle für Musiker aufstellen
3 Personen
31
Notenständer aufstellen
3 Personen
32
Besucherbestuhlung aufstellen
5 Personen
33
Beleuchtung anbringen
3 Personen
34
Tontechnik anschließen
3 Personen
35
Mikrofone und Kabel testen
3 Personen
36
Instrumente stimmen
5 Personen
37
Probe mit allen Ensembles
12 Personen
38
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Empfangstheke einrichten
2 Personen
41
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
42
Wegweiser aufhängen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

44
Musiker empfangen
3 Personen
45
Besucher empfangen
4 Personen
46
Programmausgabe organisieren
3 Personen
47
Eröffnungskonzert begleiten
3 Personen
48
Pausebuffet servieren
5 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Besucher zur Halle begleiten
3 Personen
51
Nachmittagskonzert begleiten
3 Personen
52
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
53
Abendbuffet vorbereiten
5 Personen
54
Abendbuffet servieren
5 Personen
55
Abendkonzert betreuen
3 Personen
56
Abschlusskonzert begleiten
3 Personen
57
Abreise der Besucher begleiten
4 Personen

Nachbereitung

58
Instrumente sicher einpacken
5 Personen
59
Tonanlage ausschalten
2 Personen
60
Buffet und Küche aufräumen
4 Personen
61
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
62
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
63
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
64
Bühne und Dekoration abbauen
4 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
70
Fundgegenstände registrieren
71
Dankesnachricht an die Musiker senden
72
Dankesnachricht an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Besucher-StühleAnz. 320
KünstlerstühleAnz. 30
KlappischeAnz. 12
BistrotischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

Digitalpiano
Flügelbank
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
Verstärker
DI-BoxenAnz. 3
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 8
NotenpulteAnz. 24
LeselampenAnz. 24
MetronomeAnz. 3
FunkgeräteAnz. 8
LaptopAnz. 2
Drucker
KartenterminalsAnz. 2
LadestationenAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

BühnentücherAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
NamensschildhalterAnz. 30
Klavierhocker

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 350
WeingläserAnz. 250
TellerAnz. 350
DesserttellerAnz. 350
GabelnAnz. 350
MesserAnz. 350
KaffeelöffelAnz. 200
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
KaraffenAnz. 30

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KistenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Reinigungswagen
GummihandschuheAnz. 12
HandtuchrollenAnz. 8

Tipps

Lege Programm und Konzertzeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Bestätige danach Musiker und Ensembles schriftlich und stimme die Probenzeiten mit allen Beteiligten ab.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Konzertzeiten, Sitzplätze und Parkinformationen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und schließe die Zahlen spätestens 7 Tage vor dem Festival ab.
Plane Bühne und Saal nicht nur nach Sitzplätzen: Künstlerstühle, Notenpulte, Leselampen und Wege für Instrumente brauchen eigene Flächen. Erstelle die Bühnenaufteilung mindestens 2 Wochen vor dem Termin und prüfe sie bei einer Probe vor Ort.
Teste Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Verstärker, DI-Boxen und Kabel vollständig vor dem Einlass. Für jede technische Position sollte eine verantwortliche Person und ein Ersatzkabel eingeplant sein.
Bestelle Programmhefte und sortiere sie spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Prüfe am Vortag Wetter, Besucherzahl, Catering und Materialreservierungen; so kannst du Sitzplätze, Buffetische und Wegweiser noch anpassen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein klassisches Musikfestival planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Konzertzeiten. Musiker, Ensembles und Technik solltest du möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Festival bestätigen.
Wann sollte man die Proben für ein Musikfestival festlegen?: Stimme die Probenzeiten direkt nach der Zusage der Musiker ab, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Eine Probe am Veranstaltungsort in den letzten 7 bis 14 Tagen zeigt, ob Bühnenaufteilung, Notenpulte und Technik funktionieren.
Wie viele Programmhefte braucht man für ein klassisches Musikfestival?: Plane mindestens ein Programmheft pro angemeldetem Haushalt oder Besuchergruppe und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Die endgültige Menge sollte 7 Tage vorher feststehen, damit der Druck noch rechtzeitig möglich ist.
Wann muss das Catering für ein Musikfestival bestellt werden?: Gib die Cateringbestellung ungefähr 7 bis 10 Tage vor dem Festival auf. Aktualisiere die Anzahl und Ernährungswünsche nach dem Anmeldeschluss und bestätige die Lieferung spätestens 2 bis 3 Tage vorher.

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