Zo organiseer je een klassiek concert

Begin met de artistieke basis: leg datum en programma vast en bevestig daarna de artiesten, locatie en piano. Controleer vroeg welke muziekrechten nodig zijn, want programmateksten en boekjes lopen anders snel achter op de planning. Werk vervolgens toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, catering en een zitplan. In de laatste week draait alles om productie: techniek testen, programmaboekjes drukken, vrijwilligers indelen en de ontvangst voorbereiden. Op de concertdag zelf bouw je eerst de zaal en het podium op voordat bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten bevestigen
3
Locatie reserveren
4
Piano reserveren
5
Muziekrechten controleren
6
Programmateksten schrijven
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering bestellen
12
Programmaboekje opmaken
13
Programmaboekjes drukken
14
Artiesteninformatie versturen
15
Techniek testen
2 personen
16
Zitplan maken
17
Vrijwilligers indelen
18
Bezoekerslijst afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
25
Piano plaatsen
3 personen
26
Podiumruimte markeren
2 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
28
Verlichting instellen
2 personen
29
Programmafolders klaarleggen
2 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
31
Kleedkamer inrichten
2 personen
32
Artiesten ontvangen
2 personen
33
Instrumenten klaarzetten
3 personen
34
Partituren klaarleggen
2 personen
35
Soundcheck uitvoeren
3 personen
36
Deuren openen
3 personen
37
Bezoekers registreren
3 personen
38
Programmafolders uitdelen
2 personen
39
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
40
Concert aankondigen
41
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
42
Pauzedranken serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
45
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
46
Applausmoment aankondigen
47
Artiesten begeleiden naar ontvangst
2 personen
48
Nazit verzorgen
3 personen
49
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

52
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
53
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
54
Stoelen terugplaatsen
4 personen
55
Muzieklessenaars opruimen
2 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Buffet afbreken
2 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Locatie schoonmaken
3 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Apparatuur retourneren
2 personen
62
Piano retourneren
3 personen
63
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
64
Gevonden voorwerpen registreren
65
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Concertstoelenaantal 120
Ontvangsttafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Artiestentafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 12
Dirigentenlessenaar
Piano
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Staande lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Schotelsaantal 130
Gebaksbordjesaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Serveerlepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 8
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Taartplateausaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 20
Pianokruk

Catering

Programmaboekjesaantal 130
Ticketlijstenaantal 4
Pennenaantal 12
Kassa-etui
Contantgeldbakje
Polsbandjesaantal 130

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakkar
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Rubber handschoenenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Reserveer de piano tegelijk met de locatie en controleer of het instrument op de geplande plek kan staan. Plan de plaatsing niet pas op de concertdag: bereikbaarheid, vloerbelasting en stemmingen kunnen extra tijd vragen.
Stuur artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Vermeld daarin aankomsttijd, kleedkamer, opstelling van muzieklessenaars, beschikbare microfoons en het aanspreekpunt op locatie.
Sluit de aanmeldingen en dieetwensen enkele dagen voor het concert af. Bestel catering op basis van het definitieve aantal en houd voor de ontvangst een aparte bezoekerslijst en ontvangstbalie klaar.
Test techniek voordat de stoelen definitief staan: controleer microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels en podiumspots in de volledige opstelling. Leg gaffer tape en reservebatterijen klaar voor kleine problemen tijdens de soundcheck.
Maak het zitplan vóór je de concertstoelen opstelt en wijs vrijwilligers vaste taken toe. Open de locatie met genoeg tijd om piano, muzieklessenaars, ontvangsttafel, programmaboekjes en gekoelde dranken achter elkaar te plaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klassiek concert organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, artiesten en locatie. Reserveer de piano en controleer muziekrechten zodra het programma voorlopig vaststaat; uitnodigingen kunnen daarna gericht worden verstuurd.
Wanneer moet ik de artiesten voor een klassiek concert bevestigen?: Bevestig artiesten bij voorkeur 3 maanden voor de concertdatum, zodra datum, programma en locatie op elkaar aansluiten. Stuur de praktische artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een klassiek concert?: Reken op minimaal 3 uur voor het openen van de locatie, het plaatsen van piano en muzieklessenaars, het opstellen van stoelen en het testen van techniek. Plan daarna nog tijd voor een korte soundcheck en de ontvangstbalie.
Wanneer moet ik programmaboekjes en catering regelen?: Verzamel programmateksten en dieetwensen uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf. Laat de programmaboekjes enkele dagen voor het concert drukken en bestel de catering pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.