Comment organiser un concert classique sans rien oublier
Un concert classique se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, le programme et les artistes, puis sécurisez le lieu et le piano. Les invitations et les inscriptions viennent ensuite, car elles déterminent le plan de salle, le catering et l’accueil. Prévoyez aussi du temps pour les droits musicaux, les livrets de programme et les essais techniques. Le jour J, l’installation des chaises, des pupitres, du piano et de la sonorisation doit être terminée avant l’arrivée des musiciens.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Confirmer les artistes
- 3
Réserver le lieu
- 4
Réserver le piano
- 5
Vérifier les droits musicaux
- 6
Rédiger les textes du programme
- 7
Concevoir les invitations
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Commander le catering
- 12
Mettre en page le programme
- 13
Imprimer les livrets de programme
- 14
Envoyer les informations sur les artistes
- 15
Tester la technique
2 personnes
- 16
Établir le plan de salle
- 17
Répartir les bénévoles
- 18
Imprimer la liste des visiteurs
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
- 23
Installer les chaises
4 personnes
- 24
Installer les pupitres
2 personnes
- 25
Installer le piano
3 personnes
- 26
Délimiter l’espace de scène
2 personnes
- 27
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 28
Régler l’éclairage
2 personnes
- 29
Préparer les brochures du programme
2 personnes
- 30
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 31
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 32
Accueillir les artistes
2 personnes
- 33
Installer les instruments
3 personnes
- 34
Préparer les partitions
2 personnes
- 35
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
- 36
Ouvrir les portes
3 personnes
- 37
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 38
Distribuer les programmes
2 personnes
- 39
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
- 40
Annoncer le concert
- 41
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
- 42
Servir les boissons de pause
4 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
- 45
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
- 46
Annoncer le moment des applaudissements
- 47
Accompagner les artistes jusqu’à l’accueil
2 personnes
- 48
Assurer le moment convivial après l'événement
3 personnes
- 49
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 52
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
- 53
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 54
Remettre les chaises en place
4 personnes
- 55
Ranger les pupitres à musique
2 personnes
- 56
Faire la vaisselle
3 personnes
- 57
Démonter le buffet
2 personnes
- 58
Rassembler les déchets
2 personnes
- 59
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 60
Retirer la décoration
2 personnes
- 61
Retourner le matériel
2 personnes
- 62
Retourner le piano
3 personnes
- 63
Ranger les stocks restants
2 personnes
- 64
Enregistrer les objets trouvés
- 65
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises de concertqté 120
- Tables d’accueilqté 2
- Tables de buffetqté 4
- Tables des artistesqté 2
- Chaises des vestiairesqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
- Porte-manteauxqté 4
Équipement
- Pupitres de musiqueqté 12
- Pupitre de chef d’orchestre
- Piano
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
- Piles de rechangeqté 12
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Lampadairesqté 4
- Pieds d’éclairageqté 4
Vaisselle
- Verres à eauqté 130
- Verres à vinqté 130
- Tasses à caféqté 130
- Plateauxqté 130
- Assiettes à pâtisserieqté 130
- Cuillères à caféqté 130
- Cuillères de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 8
- Carafes d'eauqté 8
- Plateauxqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Présentoirs à gâteauxqté 4
- Papier aluminiumqté 2
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Pupitres de programmeqté 4
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’orientationqté 8
- Badges nominatifsqté 20
- Tabouret de piano
Catering
- Brochures du programmeqté 130
- Listes de billetsqté 4
- Stylosqté 12
- Pochette pour caisse
- Boîte à monnaie
- Braceletsqté 130
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Chariot de nettoyage
- Chiffons microfibresqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
- Gants en caoutchoucqté 6
Courses
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la date, le programme et les artistes, puis réservez le lieu et le piano avant d’envoyer les invitations. Sans ces confirmations, vous risquez de devoir modifier les informations imprimées.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur quelques jours avant le concert. Prévoyez aussi les verres à eau, les verres à vin et les tasses séparément selon les moments du programme.
- Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles et les rallonges avant l’ouverture des portes. Gardez des piles de rechange et du ruban gaffer sur place : ces petits éléments manquent souvent au dernier moment.
- Faites valider les textes du programme avant la mise en page et l’impression des livrets. Vérifiez notamment les noms des artistes, l’ordre des œuvres, les entractes et les éventuelles mentions de droits musicaux.
- Établissez le plan de salle et répartissez les bénévoles avant le jour J. Prévoyez au moins une personne à l’accueil, une personne pour les vestiaires et une personne disponible pour les artistes et les problèmes techniques.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert classique ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai permet de confirmer les artistes, le lieu et le piano, puis de gérer les inscriptions, le catering, les droits musicaux et l’impression des programmes.
- Quand faut-il réserver le piano pour un concert classique ?
- Réservez le piano dès que le lieu et le programme sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Vérifiez ensuite son accès, son emplacement et le temps nécessaire à son installation et à son accordage.
- Quand envoyer les invitations pour un concert classique ?
- Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement afin de finaliser le plan de salle, la liste des visiteurs et le nombre de repas.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle le jour du concert ?
- Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les chaises, les pupitres, le piano, l’accueil, les vestiaires et la technique. Ajoutez un essai sonore complet avant l’arrivée du public et gardez 30 minutes de marge pour les imprévus.
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