Cómo organizar un concierto clásico sin dejar cabos sueltos
Un concierto clásico se organiza mejor de atrás hacia delante: primero fija la fecha y el programa, después confirma a los artistas y reserva una sala adecuada. El piano, los atriles, la iluminación y la prueba técnica necesitan más coordinación de la que suele parecer. Mientras avanzan las inscripciones, prepara el plano de asientos, el programa impreso y la recepción. Así llegas al día del concierto con artistas, público y equipo en el mismo horario.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Confirmar a los artistas
- 3
Reservar el lugar
- 4
Reservar el piano
- 5
Comprobar los derechos de música
- 6
Redactar los textos del programa
- 7
Diseñar invitaciones
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Pedir el catering
- 12
Maquetar el programa
- 13
Imprimir los folletos del programa
- 14
Enviar la información de los artistas
- 15
Probar la técnica
2 personas
- 16
Hacer el plano de asientos
- 17
Asignar voluntarios
- 18
Imprimir la lista de visitantes
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Instalar el mostrador de recepción
2 personas
- 23
Colocar las sillas
4 personas
- 24
Colocar los atriles
2 personas
- 25
Colocar el piano
3 personas
- 26
Delimitar el espacio del escenario
2 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 28
Configurar la iluminación
2 personas
- 29
Preparar folletos del programa
2 personas
- 30
Montar el bufé de catering
3 personas
- 31
Montar el vestuario
2 personas
- 32
Recibir a los artistas
2 personas
- 33
Preparar los instrumentos
3 personas
- 34
Preparar las partituras
2 personas
- 35
Hacer la prueba de sonido
3 personas
- 36
Abrir las puertas
3 personas
- 37
Registrar a los visitantes
3 personas
- 38
Repartir folletos del programa
2 personas
- 39
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
- 40
Anunciar el concierto
- 41
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
- 42
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Reponer el bufé del descanso
2 personas
- 45
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
- 46
Anunciar el momento de aplausos
- 47
Acompañar a los artistas a la recepción
2 personas
- 48
Atender la charla posterior
3 personas
- 49
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 52
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
- 53
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 54
Volver a colocar las sillas
4 personas
- 55
Recoger los atriles de música
2 personas
- 56
Lavar la vajilla
3 personas
- 57
Desmontar el bufé
2 personas
- 58
Recoger la basura
2 personas
- 59
Limpiar el lugar
3 personas
- 60
Retirar la decoración
2 personas
- 61
Devolver el equipo
2 personas
- 62
Devolver el piano
3 personas
- 63
Recoger el stock sobrante
2 personas
- 64
Registrar objetos perdidos
- 65
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de conciertocant. 120
- Mesas de recepcióncant. 2
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas para artistascant. 2
- Sillas del vestuariocant. 8
- Percheroscant. 2
- Percheroscant. 4
Equipo
- Atriles de músicacant. 12
- Atril del director
- Piano
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Lámparas de piecant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 130
- Copas de vinocant. 130
- Tazas de cafécant. 130
- Bandejascant. 130
- Platos de postrecant. 130
- Cucharillas de cafécant. 130
- Cucharones de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Bandejascant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Platos para tartascant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Atriles para programascant. 4
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 20
- Taburete de piano
Catering
- Programascant. 130
- Listas de ticketscant. 4
- Bolígrafoscant. 12
- Funda para caja registradora
- Caja para dinero en efectivo
- Pulserascant. 130
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Carro de limpieza
- Paños de microfibracant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
- Guantes de gomacant. 6
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los artistas antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para reunir inscripciones y detectar cambios en repertorio o necesidades técnicas.
- Reserva el piano junto con la sala, no después. Comprueba con el espacio cómo entra, dónde se coloca y cuánto tiempo se necesita para afinarlo antes de abrir las puertas.
- Revisa los derechos de música como parte de la preparación inicial, idealmente 4 semanas antes del concierto. No esperes a maquetar el programa para comprobar si puedes reproducir todo el repertorio.
- Haz una prueba técnica completa antes de la llegada del público: micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, focos, cables y baterías de repuesto. Marca los cables con cinta gaffer para evitar tropiezos y cambios de última hora.
- Calcula la recepción a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. En el montaje, coloca primero las sillas y el plano de asientos; después prepara recepción, buffet, bebidas frías y el material de los artistas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto clásico?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar artistas, sala y piano, revisar los derechos de música, enviar invitaciones y corregir las inscripciones antes de pedir el catering.
- ¿Cuándo se debe reservar el piano para un concierto?
- Resérvalo al confirmar la sala, como mínimo 6 semanas antes del concierto. Coordina la entrega, la colocación y la afinación con el lugar para que esté listo antes de la prueba técnica.
- ¿Cuándo hacer la prueba técnica de un concierto clásico?
- Haz una prueba completa entre 2 y 4 horas antes de abrir la sala al público. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, iluminación, cables y baterías, y deja tiempo para resolver fallos.
- ¿Cuántas sillas y programas hay que preparar?
- Prepara una silla por cada plaza del plano de asientos y algunos asientos adicionales solo si la sala lo permite. Imprime los programas según la lista de visitantes y añade aproximadamente un 10 % extra para cubrir cambios o ejemplares dañados.
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